Acente yazılımı seçerken nelere bakılmalı?

Acente yazılımı seçmek, sadece bir rezervasyon ekranı seçmek değildir: kontenjanı, voucher’ı, komisyonu ve dövizli cari hesabı aynı kayıt üzerinde tutan bir sistem seçmektir. Bu yazı, karar verirken sorulması gereken soruları ve Rotenta’nın bunlara nasıl cevap verdiğini anlatıyor.

Excel ve ayrık programların gerçek maliyeti

Çoğu acente satışı bir tabloda, kontenjanı bir defterde, komisyon hesabını başka bir sayfada tutar. Bu dağınıklık üç yerde patlar: iki satışçı aynı tarihte aynı odayı satar, bir alt acentenin komisyonu unutulur, ya da döviz kuru elle girildiği için cari bakiye yanlış çıkar. Tek bir çekirdek üzerinde çalışan yazılım bu üç riski veri modelinde kapatır; ayrı programları entegre etmeye çalışmak yerine tek kayıt üzerinden ilerler.

Aranacak özellikler

• Kontenjan ve opsiyon kilidi: aynı tarih ve kapasite için iki satışın aynı anda onaylanmasını engelleyen bir kayıt kilidi olmalı; “uyarı” yeterli değildir, sistem ikinci satışı reddetmelidir.
• Voucher ve sözleşme üretimi: onaylanan rezervasyondan tek tuşla misafirin elindeki belgeye geçen bir akış.
• Çok dövizli muhasebe: maliyet EUR/USD, satış TL olan bir acente için her hareketin TL karşılığıyla birlikte tutulduğu bir cari hesap.
• Kanal ve komisyon ayrımı: alt acente, online kanal ve doğrudan satışın komisyonunun ayrı hesaplandığı bir yapı.
• Rol ve yetki denetimi: pasaport, kimlik gibi hassas alanlara kimin baktığının kayıt altına alındığı bir roller ve denetim izi katmanı.
• Veri göçü: mevcut müşteri ve cari listenizin elle yeniden girilmeden içeri aktarılabilmesi.
• WhatsApp üzerinden yazışma: müşteri iletişiminin büyük kısmı zaten oradaysa, bu yazışmanın kayıt dışı kalmaması.

Örnek

Üç kişilik satış ekibi olan bir acente düşünün: Ayşe, Mehmet ve ekip lideri Can. Ayşe bir grup turu için 8 kişilik kontenjanın son 2 koltuğunu tutarken, aynı anda Mehmet aynı turu farklı bir müşteriye teklif ediyor. Ayrık bir sistemde ikisi de “müsait” görür ve ikisi de satar; fark müşteriye ulaştığında ortaya çıkar. Kontenjanı tek kayıt üzerinden tutan bir sistemde Mehmet’in ekranı, Ayşe’nin işlemi tamamladığı anda kalan koltuğu sıfırlar; ikinci satış reddedilir, Mehmet alternatif tarih önerir.

Rotenta’da nasıl işler

1. Mevcut müşteri, cari ve fiyat listeniz Veri Aktarımı modülünde sihirbazla içeri alınır; hatalı satırlar bir hata raporunda gösterilir.
2. Ekip üyeleri Roller ve Yetkiler ekranında role atanır; pasaport/kimlik gibi alanlar yalnızca yetkili rollere açılır ve her görüntüleme denetim izine yazılır.
3. Satış ve tahsilat Muhasebe modülünde cari hesap, fatura ve kasa kaydı olarak ilerler; döviz cinsinden açılan hesaplarda her hareket TL karşılığıyla birlikte tutulur.
4. e-Fatura bağlantısı kurulana kadar fatura gönderim adımı ekranda pasif görünür; hiçbir kayıt “gönderildi” demez.
5. Tekrar eden sorular ve kayıt aramaları için Yapay Zeka Asistanı panelin içinden çağrılır; asistan yalnızca sizin verinizle çalışır.

Bu kriterlerin tamamını karşılayan bir acente yazılımı kurarken bütçenizi de netleştirmek isterseniz fiyatlandırma sayfasına bakabilir, kontenjan ve komisyon konularını tur kontenjanı ve kanal komisyonu yazılarımızda ayrıca okuyabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Mevcut Excel verilerimi kaybetmeden geçiş yapabilir miyim?

Evet. Müşteri, cari ve fiyat listeleriniz veri aktarımı sihirbazıyla içeri alınır; sihirbaz hatalı veya eksik satırları bir raporda gösterir, siz düzeltip yeniden yükleyebilirsiniz.

Yazılım Türkçe mi, arayüzde İngilizce terim kalıyor mu?

Panel tamamen Türkçe’dir; ekranlarda İngilizce terim bırakılmaz.

Birden fazla şubem veya destinasyonum varsa tek hesapla yönetebilir miyim?

Evet, kontenjan ve fiyat listeleri destinasyon veya döneme göre ayrı tanımlanır, ekip rollere göre yalnızca ilgili kayıtları görür.

e-Fatura entegrasyonumuz yoksa fatura modülünü kullanabilir miyiz?

Kullanabilirsiniz; fatura kaydı, cari ve tahsilat takibi bağımsız çalışır. e-Fatura gönderimi ayrı bir adım olarak eklenene kadar bu adım ekranda pasif görünür, hiçbir kayıt gönderilmiş gibi işaretlenmez.

Kurulum ne kadar sürer?

Süre veri hacmine ve şube sayısına göre değişir; bize yazarak mevcut verinizi ve ekip büyüklüğünüzü anlatırsanız somut bir zaman çizelgesi çıkarabiliriz.