Kanal ve alt acente komisyonu, çok dövizli hesapla

Bir acentede satışın nereden geldiği — ofis, telefon, WhatsApp, alt acente veya online kanal — komisyon hesabını doğrudan değiştirir. Bu ayrım Excel’de tutulduğunda genelde bir kanalın komisyonu unutulur ya da yanlış cari hesaba yazılır; maliyet döviz, satış TL olduğunda hata payı daha da büyür. Bu yazı, kanal bazlı komisyonu ve çok dövizli cari hesabı bir arada tutmanın yolunu anlatıyor.

Kanal ayrımı neden bir liste değil bir alan olmalı

Her rezervasyon, hangi kanaldan geldiğini gösteren bir alan taşımalı: yürüyerek gelen müşteri, telefon, WhatsApp, alt acente, online kanal. Bu bilgi raporlama için değil, komisyon hesabı için gereklidir — alt acente üzerinden gelen bir satışın komisyonu, doğrudan satıştan farklı hesaplanır. Kanal bilgisi rezervasyon kaydına satış anında yazılmalı; sonradan “bu hangi kanaldandı” diye araştırmak, komisyon dönemi kapandıktan sonra hataya açık bir iştir.

Net/brüt ayrımı

Bir alt acente veya kanal üzerinden satılan hizmette, kanalın gördüğü fiyat (net) ile misafirin ödediği fiyat (brüt) farklıdır. Kanal-facing roller brüt fiyatı görmemelidir; aksi halde alt acente, kendi müşterisine ne kadar kâr bırakıldığını görür ve bu ticari ilişkiyi zedeler. Fiyat görünürlüğü role bağlı olmalı, ekrana göre değil.

Çok dövizli cari hesap

Maliyeti EUR veya USD olan, satışı TL olan bir acente için her hareket kur damgasıyla birlikte tutulmalı: hangi kurdan, hangi tarihte hesaplandı. Bakiye tek bir para biriminde toplanmamalı — döviz cinsinden açılan bir hesabın bakiyesi kendi para biriminde görünür, ama toplam raporlama TL karşılığı üzerinden yapılır. Kapora ve kalan bakiye planı da aynı mantıkla: kapora bir para biriminde alınmış, kalan başka bir tarihte başka bir kurdan tahsil edilmiş olabilir; ikisi de aynı cari hesapta, kendi kur damgasıyla görünür kalmalı.

Örnek

Bir alt acente, sizin üzerinizden 2.000 EUR’luk bir paket tur satıyor; sözleşmenizde bu kanal için %12 komisyon var. Müşteri kapora olarak 500 EUR ödüyor, kalan 1.500 EUR turdan 10 gün önce tahsil ediliyor; iki ödeme farklı günlerde, farklı kurdan TL karşılığı hesaplanıyor. Komisyon, 2.000 EUR’nin %12’si olan 240 EUR üzerinden, tahsilat tamamlandığında alt acentenin cari hesabına alacak olarak işleniyor — hem EUR tutarı hem tahsilat gününün TL karşılığıyla.

Rotenta’da nasıl işler

1. Rezervasyon oluşturulurken kanal alanı zorunlu olarak seçilir: ofis, telefon, WhatsApp, alt acente, online kanal.
2. Kanal ve Komisyon ekranında her kanal için komisyon oranı veya sabit tutar tanımlanır; alt acenteler kendi oranlarıyla ayrı tanımlanabilir.
3. Tahsilat tamamlandığında komisyon otomatik hesaplanır ve ilgili kanalın/alt acentenin cari hesabına işlenir; hesap dövizliyse kur damgasıyla birlikte.
4. Muhasebe modülünde her cari hesabın bakiyesi kendi para biriminde görünür, toplam raporlar TL karşılığı üzerinden derlenir.
5. Kanal-facing rollere brüt (misafirin ödediği) fiyat değil, yalnızca kendi net fiyatları gösterilir; bu ayrım rol yetkisiyle uygulanır.
6. Aynı müşteri kaydı üzerinden bir vize dosyası açılmışsa (bkz. Vize Dosyası), komisyon ve tahsilat kaydı bu dosyadan bağımsız, ama aynı müşteri kartından erişilebilir kalır.

Kanal ve komisyon yönetimi, acente yazılımı paketinin gelirle en doğrudan ilişkili parçasıdır: kontenjan ve rezervasyon tarafının komisyonla nasıl bir arada çalıştığını tur kontenjanı yazımızda, iptal geldiğinde komisyonun nasıl geri alındığını iptal ve kesinti kuralları yazımızda okuyabilirsiniz. Çok dövizli cari hesabın ayrıntısı için muhasebe modülüne bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Alt acentenin kendi müşterisine sattığı brüt fiyatı görmemizi nasıl engelliyorsunuz?

Fiyat görünürlüğü role bağlıdır; kanal-facing bir rol yalnızca kendi net fiyatını görür, misafirin ödediği brüt tutar bu ekranda hiç görüntülenmez.

Komisyon, tahsilat tamamlanmadan hesaplanır mı?

Komisyon tutarı rezervasyon anında hesaplanabilir, ama cari hesaba alacak olarak işlenmesi tahsilatın tamamlanmasına bağlanabilir; bu tercih firma politikanıza göre ayarlanır.

Farklı para birimlerindeki bakiyeleri tek bir toplamda görebilir miyiz?

Her hesap kendi para biriminde görünür; TL karşılığı raporlaması, her hareketin kaydedildiği kur damgası üzerinden ayrıca derlenir.

Vize dosyası ile komisyon/muhasebe kaydı birbirine karışır mı?

Hayır; vize dosyası ayrı bir kayıt olarak, kendi erişim ve saklama kurallarıyla tutulur, yalnızca aynı müşteri kartından erişilebilir. Pasaport ve kimlik verisine erişim ayrıca yetkilendirilir.

Yeni bir kanal veya alt acente eklemek işletme dışı bir işlem mi gerektiriyor?

Hayır, kanal ve alt acente tanımı ekrandan yapılır; komisyon oranı tanımlandığı andan itibaren yeni satışlara uygulanır. Kurulumla ilgili sorularınız için bize ulaşabilirsiniz.