Excel'den veri aktarımı modülü nasıl kullanılır?

Veri aktarımı modülü, bir firmanın Rotenta’ya geçerken elindeki Excel ya da CSV listelerini — müşteri, araç, şoför, yolcu, sefer, belge satırları — güvenli biçimde içeri almasını sağlar. Amaç yalnız veriyi taşımak değil, yanlış bir satırı uygulamadan ÖNCE göstermektir; kurulumun en pahalı anı genelde “önce tüm verinizi girin” adımıdır ve bu modül o adımı kısaltır.

Dört adımlı sihirbaz

İçe alma bir sihirbaz olarak ilerler: yükleme (dosya seçilir, sistem ayraç ve biçimi kendisi sezer), eşleme (dosyadaki her sütun hedef alana elle ya da otomatik önerilerle bağlanır), doğrulama (sistem her satırı tek tek kontrol eder, hatalı satırları ve sebebini bir raporda listeler) ve uygulama (yalnız doğrulaması geçen satırlar veritabanına yazılır). Büyük dosyalarda doğrulama arka planda kuyruğa alınır, ekran ilerlemeyi gösterir; küçük dosyalarda işlem anında biter.

Türkçe veri gerçekleri

Modül, Türkiye’deki gerçek Excel dosyalarının alışkanlıklarını hesaba katacak şekilde yazılmıştır: telefon numarası 0532 123 45 67 da 5321234567 da aynı alana düşer, tarih gg.aa.yyyy da yyyy-aa-gg da tanınır, evet/hayır sütunu “E/H”, “Evet/Hayır”, “1/0” gibi farklı yazımları kabul eder, plaka boşluklu ya da küçük harfli girilmişse normalize edilir. Bu sezme kuralları eşleme adımında önizlenir, yani “bu sütunu doğru okudu mu” sorusunun cevabı uygulamadan önce görülür.

Hata raporu ve tekil satır düzeltme

Doğrulama adımı geçmeyen her satır, hangi alanın neden reddedildiğini (ör. “telefon numarası geçersiz”, “bu müşteri kodu zaten var”) satır satır bir raporda listeler. Kalan satırlar uygulanabilir; hatalı satırlar düzeltilip tek tek yeniden denenebilir, tüm dosyanın baştan yüklenmesi gerekmez. Mükerrer kayıt kontrolü kör indeks üzerinden yapılır — aynı telefon ya da kimlik numarasıyla ikinci bir kayıt sessizce oluşmaz, sistem karar sorar.

Geri alma ve dışa aktarım

Bir içe alma partisi uygulandıktan sonra hâlâ geri alınabilir: sistem her satırın “önce”ki hâlini sakladığı için, partinin tamamı ya da bir kısmı tek işlemle geri sarılabilir — yanlış eşlenmiş bir sütunun binlerce satırı bozması durumunda elle düzeltme yapmaya gerek kalmaz. Dışa aktarım sekmesi ise ters yönde çalışır: mevcut verinizi Excel’e geri verir, tutar sütunları yalnız o izne sahip kullanıcıda görünür ve kişisel veri gerektiği yerde maskelenir.

Şablon kaydetme

Aynı kaynaktan (ör. eski bir yazılımın dışa aktardığı sabit formatlı dosya) düzenli veri alan firmalar, bir kez kurdukları sütun eşlemesini şablon olarak kaydedebilir; bir sonraki dosyada eşleme adımını tekrar baştan kurmaz, şablonu seçip doğrulamaya geçer.

Kim kullanır

Bu modül günlük bir ekran değildir — kurulum sırasında ve sonrasında ihtiyaç oldukça (yeni bir şube açıldığında, eski bir yazılımdan tam geçiş yapıldığında) kullanılır. Üç sekme (Partiler, Eşleştirme şablonları, Dışa aktarım) ayrı izinlerle korunur; bir kullanıcı içeri alma yapabilir ama dışa aktarım yapamaz, ya da tersi. Ekranın kendisi panelde Ayarlar evinin altında durur, günlük operasyon ekranlarının (müşteri listesi, sefer listesi gibi) arasına karışmaz.

Örnek

Bir okul servisi firması eski sisteminden 800 satırlık bir öğrenci/veli Excel’i taşıyor olsun. Yükleme adımından sonra sistem “Ad Soyad”, “Telefon”, “Adres” sütunlarını otomatik öneriyor ama “Veli Yakınlığı” sütununu tanıyamıyor — bu sütun elle eşlenir. Doğrulama 800 satırın 12’sinde geçersiz telefon numarası buluyor; kalan 788 satır uygulanır, 12 satır rapor üzerinden tek tek düzeltilip yeniden denenir. Bir hafta sonra ikinci bir Excel geldiğinde aynı eşleme şablonu seçilir, sihirbaz eşleme adımını atlar.

Rotenta’da nasıl işler

1. Ayarlar › Veri altında İçe alma ekranından dosya (xlsx/csv) yüklenir.
2. Sistemin önerdiği sütun eşlemesi kontrol edilir, gerekirse elle düzeltilir; eşleme “Eşleştirme şablonları” olarak kaydedilebilir.
3. “Doğrula” adımında her satır kontrol edilir; hatalı satırlar sebep sütunuyla birlikte listelenir.
4. Doğrulaması geçen satırlar “Uygula” ile veritabanına yazılır; hatalı satırlar düzeltilip tek tek yeniden denenebilir.
5. İşlem geçmişi Partiler ekranında kalıcı bir defterdir; bir parti gerekirse tek işlemle geri alınır.
6. Mevcut veriyi dışarı vermek gerektiğinde Dışa aktarım sekmesinden Excel çıktısı alınır.

İçeri aktarılan verinin nereye düştüğünü görmek için müşteri yönetimi ve araç ve şoför yönetimi yazılarımıza, sefer/yolcu verisinin taşınmasına dair sefer ve transfer operasyonu yazımıza bakabilirsiniz. Bu modülün diğer modüllerle nasıl bir bütün oluşturduğunu modüller rehberinde görebilir, geçiş planınızı konuşmak için bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Yanlış eşlenmiş bir sütun binlerce satırı bozarsa ne olur?

Parti geri alınabilir: sistem her satırın önceki hâlini sakladığı için hatalı bir uygulama tek işlemle geri sarılır, elle düzeltme gerekmez.

Aynı müşteri iki kez mi eklenir, yoksa sistem fark eder mi?

Mükerrer kontrolü telefon ya da kimlik numarası gibi alanlar üzerinden yapılır; eşleşme bulunursa sistem otomatik oluşturmaz, karar kullanıcıya sorulur.

Büyük bir dosyayı yüklersek ekran kilitlenir mi?

Hayır; büyük dosyalarda doğrulama arka planda kuyruğa alınır ve ilerleme ekranda görünür, siz bu sırada panelin başka ekranlarında çalışmaya devam edebilirsiniz.

Her seferinde sütunları yeniden mi eşlemem gerekiyor?

Hayır; aynı kaynaktan düzenli veri alıyorsanız eşlemeyi bir şablon olarak kaydedebilir, sonraki dosyalarda doğrudan seçebilirsiniz.

Tutar içeren bir dışa aktarımı herkes alabilir mi?

Hayır; tutar sütunları yalnız o veriyi görme izni olan kullanıcının aldığı dışa aktarımda yer alır, izinsiz kullanıcıda sütun boş gelir.