Tur kontenjanı ve kapasite yönetimi nasıl yapılır?

Bir turu kontenjanından fazla satmak, acente için müşteri kaybından daha ağır bir sonuç doğurur: otelde oda bulunamayan misafir, iade, itibar kaybı ve bazen tazminat. Bu yazı, kontenjanı kanal başına, tarih başına doğru tutmanın ve çifte satışı sistemin kendisinin engellemesinin yolunu anlatıyor.

Kontenjan neden bir tablo değil bir kilit ister

Kontenjanı bir tabloda takip etmek, iki satışçının aynı anda aynı tarihe bakıp ikisinin de “müsait” görmesini engellemez; tablo elle güncellendiği için ikinci satış ancak birinci satış tabloya işlendikten sonra fark edilir. Kontenjanı doğrudan kayıt üzerinde tutan bir sistemde ise satış anında kalan stok kontrol edilir ve ikinci talep, birincisi onaylandığı anda reddedilir. Bu, bir uyarı mesajı değil, veritabanı seviyesinde bir engelleme olmalıdır; aksi halde iki tarayıcı sekmesi aynı anda “son koltuk” için yarışabilir.

Opsiyon ve blokaj süresi

Bir müşteri adına koltuk tutulduğunda (opsiyon), bu süre firma bazında tanımlanabilir olmalı: 24 saat, 48 saat gibi. Süre dolduğunda koltuk otomatik olarak stoğa geri döner; kimsenin “hatırlayıp elle serbest bırakması” gerekmez. Bu otomatik düşüş, denetlenebilir bir işlem olarak kayıtta görünür — hangi opsiyonun ne zaman açıldığı ve ne zaman düştüğü sonradan sorgulanabilir.

Asgari katılımcı ve bekleme listesi

Grup turlarında bazı turlar asgari katılımcı sayısına bağlıdır; sayı tutmazsa tur iptal edilir veya fiyat revize edilir. Kontenjan ekranı bu eşiği görünür kılmalı ve eşik altında kalan turları raporlamalı. Kontenjan dolduğunda ise yeni talepler bir bekleme listesine düşmeli; bir iptal geldiğinde sıradaki talep otomatik olarak öne çıkar.

Örnek

12 kişilik bir yat turu düşünün: 10 koltuk satılmış, 2 koltuk kalmış. Aynı dakika içinde biri online kanaldan, biri ofisten aynı 2 koltuğu talep ediyor. Kontenjanı kanal ayrımıyla ve kilitle tutan bir sistemde online talep önce veritabanına ulaşırsa 2 koltuğu alır, ofis talebi “kontenjan doldu” cevabıyla anında reddedilir; ofis satışçısı müşteriye bir sonraki tarihi önerir. Kontenjan kanal bazında ayrılmadan tutulsaydı, iki talep de “başarılı” görünüp turda 14 kişi olması riski doğardı.

Rotenta’da nasıl işler

1. Tur Kontenjanı ekranında her tur/tarih için toplam stok ve kanal bazlı dağılım tanımlanır (ofis, online kanal, alt acente).
2. Rezervasyon oluşturulurken sistem aynı tarih ve kaynağa karşı kalan stoğu kontrol eder; stok yetersizse kayıt reddedilir, ikinci bir onay ekranına düşmez.
3. Opsiyon açıldığında süresi firma ayarından okunur; süre dolduğunda koltuk otomatik olarak stoğa döner ve bu işlem kayıt geçmişinde görünür kalır.
4. Kontenjan dolduğunda yeni talep bekleme listesine eklenir; bir iptal geldiğinde sıradaki talep bildirim olarak satışçıya düşer.
5. Kanal bazlı satış hacmi ve doluluk Kanal ve Komisyon ekranından, her kanalın hakedişiyle birlikte izlenir.

Kontenjan yönetimi, acente yazılımı paketinin yalnızca bir parçasıdır: kontenjandan sonra onaylanan satışın belgeye dönüşmesi konusunu voucher ve sözleşme yönetimi yazımızda, kanal bazlı komisyon hesabını kanal ve alt acente komisyonu yazımızda okuyabilirsiniz. Fiyat listeleri kontenjanla birlikte tanımlanır; bu ikisinin nasıl bir arada çalıştığını görmek isterseniz muhasebe modülüne de göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Aynı turu birden fazla kanaldan (ofis, online, alt acente) satıyoruz; kontenjan karışır mı?

Hayır; kontenjan tur/tarih bazında tanımlanır ve her kanala ayrılan pay ayrı izlenir. Toplam stok aşıldığında hangi kanaldan geldiğine bakılmaksızın fazla talep reddedilir.

Opsiyon süresi dolduğunda müşteriye otomatik bilgi gider mi?

Süre dolduğunda koltuk stoğa geri döner ve işlem kayda geçer; satışçı bu durumu görüp müşteriyle iletişime geçer. Bildirim akışının kapsamı ekibinizin kurduğu kurallara göre genişletilebilir.

Bekleme listesindeki bir talep nasıl önceliklenir?

Talepler geliş sırasına göre listelenir; bir iptal geldiğinde sıradaki talep satışçıya bildirim olarak düşer, sıralamayı elle takip etmeniz gerekmez.

Asgari katılımcı sayısına ulaşılamazsa ne olur?

Tur, tanımlı eşiğin altında kaldığında raporda görünür hale gelir; iptal veya fiyat revizesi kararı acentenin kendi politikasına göre verilir, sistem bu eşiği otomatik uygulamaz, görünür kılar.

Kontenjanı geçmişe dönük değiştirebilir miyiz?

Geçmiş bir tarihe ait satılmış kontenjan kaydı değiştirilmez; yeni bir dönem veya tarih için kontenjan güncellemesi ayrı bir kayıt olarak açılır, böylece geçmiş satışın hangi koşulda yapıldığı kaybolmaz. Kontenjan takviminizi birlikte kurgulamak isterseniz bize yazabilirsiniz.