Ön muhasebe modülü: cari, fatura, kasa nasıl işler?

Ön muhasebe modülü; cari hesap, fatura ve proforma, kasa ve tahsilatı, taksit ile çek/senet takibini tek bir modülde toplar. Firmanın parayla ilgili her hareketi — bir seferin faturalanması, bir tahsilatın kasaya girişi, bir çekin vadesi — aynı defterden geçer ve aynı denetim izini bırakır.

Cari hesap ve ekstre

Her müşterinin (ya da tedarikçinin) bir cari hesabı vardır; hesap iki yönlü bir defterdir — borç ve alacak satırları, ters kayıtla düzeltilir, hiçbir satır silinmez. Bakiye birden fazla para biriminde tutulabilir, her hareket TL karşılığıyla damgalanır; banka hareketi cari satırla kısmi veya bölünmüş şekilde eşleştirilebilir. Cariler ekranından bir müşterinin güncel bakiyesi, hareket dökümü ve vadesi geçmiş tutarı görülür; ekstre PDF olarak firma antetiyle üretilir.

Faturadan proformaya

Bir işin faturaya dönüşmesi genelde proforma aşamasından geçer: Proformalar ekranında hazırlanan taslak, onaylandığında Faturalar ekranında gerçek bir faturaya dönüşür. Kesilen bir fatura silinmez — iptal, iade ya da bölme birer yeni belge/hareket olarak işlenir, böylece geçmişte ne olduğu hep okunur kalır. Fatura numarası kesim anında, aynı işlem içinde verilir ve boşluksuzdur; iki kullanıcı aynı anda fatura kesse bile numaralar çakışmaz. Hangi işlerin henüz faturalanmadığı Fatura bekleyen ekranında listelenir — bu liste sefer modülünün “faturalanabilir” olarak işaretlediği kayıtları doğrudan gösterir.

Kasa, tahsilat ve gün sonu

Kasa ekranı nakit/kart/havale gibi kanallara göre ayrılmış bir kasa defteridir; her firma hangi kanalları kullanacağını kendisi açar. Tahsilat ekranından bir ödeme birden fazla faturaya bölünerek dağıtılabilir, tahsilat makbuzu otomatik üretilir. Gün sonunda kasa “sayılan” tutarla “hesaplanan” tutar karşılaştırılarak kapatılır; kapanan bir gün geriye dönük değiştirilemez — kapanış donmuş bir kayıttır.

Taksit, çek/senet ve döviz

Vadeli satışlar Taksitler ekranından bir plana bağlanır; her taksitin vadesi ve durumu ayrı satırdır. Çek/Senet ekranı portföy takibi yapar (tahsilde, ciro edildi, karşılıksız gibi durumlar). Döviz cinsinden hareketler TCMB kurunu ya da elle girilen kuru kullanabilir; kur her hareketle birlikte damgalanır, sonradan değişse bile geçmiş hareket o günkü kurla okunmaya devam eder.

Tutar görünürlüğü ve raporlar

Tutar bilgisi ayrı bir izinle korunur: bir kullanıcının fatura listesini görmesi tutarları görebileceği anlamına gelmez, izinsiz kullanıcıda tutar sütunu boş döner. Raporlar ekranı yaşlandırma (kaç gündür vadesi geçmiş), tahsilat ve cari genel raporlarını PDF/CSV/Excel olarak üretir. Dekontlar ekranı ise banka hareketlerinin cari satırlarla eşleşme kaydını tutar — kısmi ya da bölünmüş bir eşleştirme yapıldıysa hangi banka satırının hangi cari harekete karşılık geldiği buradan izlenir.

Kim hangi ekranı görür

Muhasebe ekibi Cariler, Kasa ve Tahsilat ekranlarını günlük olarak kullanır; satış/operasyon ekibi genelde yalnız Fatura bekleyen ekranını görür ve tutarları görmeden hangi işin faturaya hazır olduğunu takip eder. Bu ayrım roller ve yetkiler modülünün tutar iznini rol bazında açıp kapatmasıyla sağlanır — aynı ekranı gören iki kişi farklı şeyler görebilir.

Örnek

Bir okul servisi firması düşünün: Eylül ayında bir veliye 10 aylık taksitli bir sözleşme kesilir. Fatura önce proforma olarak hazırlanır, veli onayladıktan sonra gerçek faturaya dönüşür ve otomatik olarak 10 eşit taksite bölünür. Kasım ayı taksiti geciktiğinde Raporlar ekranındaki yaşlandırma raporu bu kaydı otomatik olarak listeler; ödeme geldiğinde Tahsilat ekranından ilgili taksite işlenir ve makbuz otomatik oluşur.

Rotenta’da nasıl işler

1. Yeni bir müşteri işleminde önce Cariler ekranından hesap otomatik açılır (müşteri kartı oluştuğunda).
2. İş tamamlandığında Proformalar ekranında taslak fatura hazırlanır; onaylanınca Faturalar ekranında gerçek fatura kesilir ve numara bu anda atanır.
3. Ödeme geldiğinde Tahsilat ekranından fatura(lar)a dağıtılır; makbuz PDF olarak üretilir.
4. Nakit hareketleri Kasa ekranından günlük olarak girilir; gün sonunda sayılan tutarla karşılaştırılıp kapatılır.
5. Vadeli satışlarda Taksitler ekranından plan oluşturulur; her taksit ayrı satırda takip edilir.
6. Döviz cinsinden işlemlerde kur Tanımlar ekranından TCMB’ye bağlanabilir ya da elle girilebilir.
7. Dönem sonunda Raporlar ekranından yaşlandırma ve cari genel raporu alınır.

Fatura ve ekstrenin nasıl bir PDF belgeye dönüştüğünü PDF çıktılar ve antetli belgeler yazımızda, faturalanacak işlerin nereden geldiğini sefer ve transfer operasyonu yazımızda okuyabilirsiniz. Müşteri ve cari kaydının kökeni için müşteri yönetimi yazımıza bakabilirsiniz. Muhasebenin diğer modüllerle nasıl bir bütün oluşturduğunu modüller rehberinde görebilir, kurulum ve fiyatlandırma sorularınız için bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Kesilen bir faturayı düzeltebilir miyiz?

Hayır, kesilen bir fatura silinmez veya üzerine yazılmaz; düzeltme iptal, iade ya da yeni bir belge olarak ayrı bir işlemle yapılır, böylece geçmiş kayıt bozulmaz.

Fatura numaraları çakışabilir mi?

Hayır; numara faturanın kesildiği anda, aynı işlem içinde ve boşluksuz olarak verilir, aynı anda iki kullanıcı fatura kesse bile çakışma olmaz.

Tutarları herkes görebilir mi?

Hayır; tutar görünürlüğü ayrı bir izindir, bu izni olmayan bir kullanıcı listeyi açabilir ama tutar sütununu boş görür.

Farklı para birimlerinde çalışan bir hesabımız var, nasıl takip edilir?

Her hareket kendi para biriminde tutulur ve o günkü TL karşılığıyla damgalanır; kur sonradan değişse bile geçmiş hareket kesildiği günün kuruyla okunmaya devam eder.

Gün sonu kapanışını geri alabilir miyiz?

Hayır, kapanmış bir gün donmuş bir kayıttır; o günün hareketlerinde değişiklik gerekiyorsa yeni bir dönemde düzeltme hareketi olarak işlenir.