Müşteri dosyası ve sarf malzeme takibi

Bir kuaförde renk formülü, bir klinikte alerji notu, bir stüdyoda öncesi-sonrası fotoğraf — randevu işiyle uğraşan her işletme, müşteri hakkında hizmeti tekrarlanabilir kılan bir bilgi biriktirir. Bu bilginin dağınık deftere veya personelin hafızasına değil, müşteri kartına bağlı tek bir dosyada tutulması, personel değiştiğinde bile hizmet kalitesini korur.

Müşteri dosyasında ne birikir

Müşteri kartı, geçmiş randevuları, kullanılan hizmetleri ve varsa eklenen notları (renk formülü, tercih edilen ürün, alerji uyarısı) tek yerde toplar. Öncesi-sonrası fotoğraf gibi ek dosyalar da aynı karta eklenebilir; yeni bir randevu açıldığında resepsiyonist veya hizmeti veren personel bu geçmişe tek ekrandan bakar.

Hizmet başına sarf malzeme takibi

Bir hizmet sırasında tüketilen malzeme — boya, oksidan, bakım kremi, tek kullanımlık malzeme — hizmet kaydına bağlı olarak izlenmeli. Bu takip iki şeyi aynı anda besler: personel priminden düşülecek malzeme maliyetini ve o hizmetin gerçek kârlılığını. Malzeme takibi olmadan, bir hizmetin görünen fiyatı ile işletmeye gerçekte ne bıraktığı arasındaki fark görünmez kalır.

Hassas alanlar ve KVKK

Alerji notu veya cilt/sağlık durumuyla ilgili bir bilgi, sıradan bir müşteri notu değildir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na göre sağlık verisi özel nitelikli kişisel veri sayılır ve bu tür verilerin işlenmesi, kanunda sayılan sınırlı istisnalar dışında ilgili kişinin açık rızasına bağlıdır (kaynak: kvkk.gov.tr — Özel Nitelikli Kişisel Veriler). Bu nedenle müşteri dosyasındaki alerji veya cilt tipi gibi alanların, geçerli bir rıza kaydı olmadan yazılamaması ve bu alanların görünürlüğünün her personele değil, yalnızca yetkili role açık olması beklenir.

Kayıt uzun yıllar birikir

Bir müşterinin geçmişi bazen yıllara yayılır: hangi renk formülünün kullanıldığı, hangi üründen memnun kalınmadığı, hangi seansta ne konuşulduğu. Bu geçmişin dışa aktarılabilir olması da önemli — müşteri listeniz ve dosyalarınız bir destek talebine bağlı kalmadan, kendi isteğinizle Excel’e aktarılabilmeli, çünkü bu kayıt sizin işletmenizin yıllar içinde biriktirdiği bir değerdir.

Rol bazlı erişim, tek tek izin değil

Görünürlük ayarı hizmeti veren tek bir personele değil, bir role bağlanır: örneğin “kıdemli personel” rolündeki herkes hassas notu görebilirken, “stajyer” rolündeki kimse göremez. Bu, personel değiştikçe izinleri tek tek yeniden ayarlamak zorunda kalmadan, doğru kişilerin doğru bilgiye erişmesini sağlar.

Örnek: Bir cilt bakım kliniğinde müşteri ilk seansında bir ürüne karşı hafif alerjik reaksiyon gösteriyor. Personel bu notu müşteri kartına ekliyor; not, rıza kaydı alınmış özel bir alan olarak işaretleniyor ve sadece hizmeti verecek personel rolüne görünür oluyor. Sonraki randevuda farklı bir personel hizmeti verse bile, alerji notu ekranda görünüyor ve aynı ürün tekrar kullanılmıyor.

Rotenta’da nasıl çalışır

1. Müşteriler modülündeki müşteri kartına bağlı olarak Müşteri Dosyası alanında not ve ek dosya (öncesi-sonrası fotoğraf gibi) eklenir.
2. Stok ve Sarf modülünde her hizmet için hangi malzemenin ne kadar tüketildiği kaydedilir; bu kayıt hizmetin tamamlanmasıyla otomatik olarak stoktan düşer.
3. Alerji veya sağlık durumuyla ilgili bir alan eklenmek istendiğinde, İzin ve Rıza Yönetimi modülünden geçerli bir açık rıza kaydı aranır; rıza yoksa alan yazılamaz.
4. Rıza kaydı alınmış hassas alanların görünürlüğü, firma tarafından tanımlanan role bağlıdır; her personel her notu görmez.
5. Sarf malzeme tüketimi, aynı hizmet kaydı üzerinden hem personel primi hesabına hem hizmet kârlılığı raporuna yansır.

Bu bilginin gün sonu kasa ve prim hesabıyla nasıl birleştiğini personel primi ve gün sonu kasa yazısında, paket satışında kalan seans takibini paket ve seans takibi yazısında bulabilirsiniz. Rıza ve izin yönetiminin tamamı KVKK İzin ve Rıza Yönetimi sayfasında; randevu sektörüne özel diğer başlıklar için randevu yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Alerji notunu her personel görebiliyor mu?

Hayır. Hassas alanların görünürlüğü ayrı bir yetkiye bağlıdır; işletmeniz bu görünürlüğü belirli bir role tanımlar, her personel varsayılan olarak göremez.

Rıza alınmadan alerji notu girilebilir mi?

Hayır, sistem geçerli bir açık rıza kaydı olmadan bu tür bir hassas alanın yazılmasına izin vermez.

Sarf malzeme takibi zorunlu mu?

Hayır, işletmenizin tercihine bağlı bir özelliktir; kullanmak istemezseniz hizmet kaydı malzeme detayı olmadan da tutulabilir, ama prim ve kârlılık hesabı bu durumda malzeme maliyetini içermez.

Öncesi-sonrası fotoğraflar müşteri kartına nasıl ekleniyor?

Fotoğraflar Müşteri Dosyası alanından ilgili randevu veya hizmet kaydına bağlı olarak eklenir; müşteri geçmişine bakıldığında hangi randevuya ait olduğu görünür.

Müşteri listemi ve dosyalarımı dışarı aktarabilir miyim?

Evet, mevcut müşteri listeniz ve kayıtlarınız bir destek talebi açmadan, Excel’e aktarma sihirbazıyla kendi isteğinizle dışa aktarılabilir. Ayrıntılar ve firmanıza uygun kurulum için bize ulaşabilirsiniz.