Personel primi ve gün sonu kasa nasıl kapanır?

Randevuyla çalışan bir işletmede personel geliri çoğu zaman sabit maaş artı prim şeklinde kurulur; gün sonunda da o günün tahsilatının kasa fişleriyle tutup tutmadığı kontrol edilir. İkisi de elle takip edildiğinde hataya açık, zaman alıcı işler — oysa randevu ve tahsilat kaydı zaten sistemde varsa, ikisi de aynı veriden otomatik hesaplanabilir.

Personel primi nasıl hesaplanır

Prim kuralları işletmeden işletmeye değişir: bir hizmette sabit bir oran, belirli bir ciro eşiğini geçince kademeli artan bir oran, veya kullanılan malzemenin maliyetinin prim tutarından düşülmesi gibi. Bu kuralların firma bazında tanımlanabilmesi önemlidir, çünkü bir kuaför salonunun prim mantığı bir fizyoterapi kliniğininkiyle aynı olmayabilir.

Malzeme maliyeti düşümü

Boya, oksidan, bakım kremi gibi hizmet sırasında tüketilen malzemelerin maliyeti, prim hesabından düşülebilmeli. Aksi halde yüksek malzeme maliyetli bir hizmetle düşük maliyetli bir hizmet aynı oranda primlendirilir, bu da personel arasında adaletsiz bir dağılıma yol açar.

Gün sonu kasa: tahsilat tarafı

Gün içinde nakit, kart ve varsa diğer kanallardan yapılan tahsilatlar, gün sonunda tek bir kapanış işlemiyle özetlenir. Bu özet, o gün alınan toplam tutarın hangi kanaldan ne kadar geldiğini gösterir ve kasadaki fiziksel nakitle karşılaştırma yapmanızı sağlar.

Ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) mutabakatı

Perakende mal ve hizmet satışı yapan işletmelerin bir kısmı, satışlarını yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (YN ÖKC) ile kaydetmek ve gün sonunda Z raporu almakla yükümlüdür; bu yükümlülüğün kapsamı, istisnaları ve teknik gereklilikleri Gelir İdaresi Başkanlığı’nın YN ÖKC mevzuat sayfasında yayımlanır (ynokc.gib.gov.tr/Home/Mevzuat). Sisteminizdeki gün sonu tahsilat özeti ile ÖKC cihazından alınan Z raporunun aynı günü aynı tutarla göstermesi, bu mutabakatın temelini oluşturur.

Prim, vardiya ve puantajla aynı yerde

Prim kuralları Personel — Vardiya ve Puantaj modülünün bir parçasıdır.

Prim hesabı personelin kendi kaydından, yani vardiye ve puantaj bilgisinden bağımsız düşünülemez. Bir personelin o gün çalışıp çalışmadığı, hangi saatlerde vardiyada olduğu ve hangi randevuları aldığı aynı personel kaydında birikir; prim hesabı bu kayıttan beslenir, ayrı bir puantaj çizelgesiyle çapraz kontrol gerekmez.

Kim ne kadar hak ediyor, raporda görünür

Personel başına prim tutarı, hangi hizmetlerin prime en çok katkı sağladığı ve malzeme maliyetinin prim üzerindeki payı ayrı bir raporlama ekranında toplanır. Ay sonunda prim bordrosunu hazırlarken tek tek randevu kaydına bakmak yerine bu özete bakmanız yeterli olur.

Örnek: Bir berber salonunda gün içinde 18 randevu tamamlanıyor, tahsilatın bir kısmı nakit bir kısmı kart. Gün sonunda sistem, o gün alınan toplam tutarı kanal bazında özetliyor; bu özet, ÖKC cihazından alınan Z raporuyla karşılaştırılıyor. Aynı gün, saç boyası hizmetini veren personelin primi hesaplanırken kullanılan boya ve oksidanın maliyeti prim tutarından düşülüyor.

Rotenta’da nasıl çalışır

1. Personel modülünde her personel için prim kuralı tanımlanır: hizmet bazlı oran, kademeli ciro eşiği ve varsa malzeme maliyeti düşümü.
2. Bir randevu tamamlandığında, o hizmette kullanılan sarf malzemesi kaydedilirse malzeme maliyeti otomatik olarak prim hesabına yansır.
3. Muhasebe modülündeki cari hesap, gün içindeki her tahsilatı kanal bilgisiyle (nakit, kart) birlikte kaydeder.
4. Gün sonunda kasa kapanışı tek bir işlemle özetlenir; bu özet kanal bazında toplam tutarı gösterir.
5. Bu özet, ÖKC cihazından alınan Z raporuyla karşılaştırılarak mutabakat yapılır; fark varsa gün kapanışında görünür hale gelir.

Paket satışında kalan seans takibinin nasıl işlediğini paket ve seans takibi yazısında, müşteri geçmişi ve sarf malzeme takibini müşteri dosyası ve sarf malzeme takibi yazısında bulabilirsiniz. Muhasebe tarafının tamamı Ön Muhasebe: Cari, Fatura, Kasa sayfasında; randevu sektörüne özel diğer başlıklar için randevu yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Prim oranını her personel için ayrı belirleyebilir miyiz?

Evet, prim kuralları personel veya hizmet bazında ayrı ayrı tanımlanabilir; sabit oran, kademeli eşik veya malzeme düşümü kombinasyonu firmanızın kendi kuralına göre kurulur.

Malzeme maliyeti düşümü zorunlu mu?

Hayır, işletmenizin tercihine bağlı bir ayardır; kullanmak istemezseniz prim, sadece hizmet tutarı üzerinden hesaplanabilir.

Gün sonu kasa kapanışı ÖKC cihazının yerini mi alıyor?

Hayır. Sistemdeki gün sonu özeti tahsilat tarafını kaydeder; ÖKC cihazınız ve Z raporunuz ayrı bir yükümlülük olarak kendi mevzuatına tabidir, bu ikisinin mutabakatı sizin sorumluluğunuzdadır.

ÖKC kullanma zorunluluğu her işletme için mi geçerli?

Bu, işletmenizin türüne ve satış şekline göre değişir; güncel kapsam ve istisnalar için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın YN ÖKC mevzuat sayfasına bakmanızı öneririz.

Prim bordrosunu ay sonunda nasıl hazırlarız?

Personel başına prim tutarı ve bu tutara katkı sağlayan hizmetler raporlama ekranında birikir; ay sonunda tek tek randevu kaydına bakmadan bu özeti bordroya aktarabilirsiniz. Kurulum ve firmanıza uygun prim kuralları için bize ulaşabilirsiniz.