Paket ve seans takibi nasıl yapılır?

Lazer epilasyon, cilt bakımı, fizyoterapi ve saç bakımı gibi hizmetlerin çoğu tek seferlik değil, paket halinde satılır. On seanslık bir paket sattığınızda asıl iş satıştan sonra başlar: müşteri kaç seans kullandı, kaç seansı kaldı ve bu sayı bir anlaşmazlıkta nasıl kanıtlanır?

Paket satışı nasıl kaydedilir

Bir paket satıldığında toplam seans sayısı, geçerlilik süresi (varsa) ve ödenen tutar tek kayıtta tutulur. Bu kayıt, müşterinin sonraki tüm randevularında referans alınır: randevu oluşturulurken müşterinin hangi paketten kaç seansı kaldığı resepsiyon ekranında görünür, ayrı bir deftere bakmaya gerek kalmaz.

Kalan seans otomatik düşer

Bir randevu tamamlandığında paketten bir seans otomatik olarak düşer. Bu düşüm elle yapılan bir işlem değil, randevunun tamamlanma durumuna bağlı otomatik bir sonuçtur — resepsiyonistin ayrıca “seans düş” demesi gerekmez, unutma riski ortadan kalkar.

İade ve iptal: geri alınabilir düşüm

Bir seans hatalı işlenmiş veya müşteri paketin bir kısmını iade istiyorsa, düşümün iz bırakarak geri alınabilmesi gerekir. Yani “10 seanslık paketten 3’ü kullanıldı, 2’si iade edildi, kalan 7” gibi bir hareket geçmişi tutulmalı; sadece güncel sayı değil, o sayıya nasıl gelindiği de görünür olmalı. Bir anlaşmazlıkta elinizde bu hareket geçmişi olması, hem işletmeyi hem müşteriyi korur.

Fiyat değişince geçmiş kayıtlar bozulmaz

Hizmet fiyatı veya tanımı zaman içinde değişebilir; ama bu değişiklik geçmişte satılmış bir paketin veya kesilmiş bir faturanın rakamlarını geriye dönük olarak değiştirmemeli. Yeni fiyat, yeni bir sürüm olarak kaydedilir, eski satışlar kendi dönemindeki rakamla sabit kalır.

Varyant bazlı paketler

Aynı hizmetin farklı varyantları farklı süre ve fiyata bağlı olabilir: kısa, orta ve uzun saç için ayrı süre; junior ve kıdemli personel için ayrı ücret gibi. Bir paket tanımlarken bu varyantlardan hangisinin kapsandığını belirtmek önemlidir, çünkü kalan seans sayısı doğru düşse bile yanlış varyanttan düşülen bir seans, hem süre planlamasını hem personel ücretlendirmesini bozar.

Kim ne kadar satıyor, raporda görünür

Hangi paketin ne sıklıkla satıldığı, ortalama kaç seansta tamamlandığı ve iade oranı gibi ölçüler ayrı bir raporlama ekranında toplanır. Bu, hangi paketin müşteri için cazip, hangisinin daha çok iade getirdiğini görmenizi sağlar; paket fiyatlandırmasını buna göre gözden geçirebilirsiniz.

Randevu ile paket arasındaki bağ

Bir randevu oluşturulurken müşterinin kullanılabilir bir paketi varsa, resepsiyonist bunu ayrıca aramak zorunda kalmaz; randevu ekranı ilgili paketi otomatik önerir. Bu bağ, paket dışında tek seferlik ödeyen bir müşteriyle paketli bir müşterinin aynı akışta, aynı hızda işlem görmesini sağlar — resepsiyon için ekstra bir adım eklemez.

Örnek: Bir güzellik salonu, cilt bakımı için 10 seanslık bir paketi peşin ödemeyle satıyor. Müşteri ilk üç randevusuna geliyor, her randevu tamamlandığında kalan seans sayısı otomatik olarak 10’dan 9’a, sonra 8’e, sonra 7’ye düşüyor. Dördüncü randevuda müşteri hizmetten memnun kalmayınca son seansın iadesi isteniyor; iade işlendiğinde kalan seans sayısı 8’e çıkıyor ve bu değişiklik, kim tarafından ne zaman yapıldığıyla birlikte kayıtta görünüyor.

Rotenta’da nasıl çalışır

1. Paket ve Kalan Seans modülünde bir paket tanımlarken toplam seans sayısı, hangi hizmet(ler)i kapsadığı ve varsa geçerlilik süresi girilir.
2. Paket satışı yapıldığında tutar Muhasebe modülündeki cari hesaba ve gün sonu kasaya tahsilat olarak işlenir.
3. Müşteri için Rezervasyon modülünden randevu oluşturulurken, kalan seansı olan bir paketi varsa resepsiyon ekranında görür ve randevuyu o pakete bağlayabilir.
4. Randevu “tamamlandı” durumuna geçtiğinde bağlı paketten bir seans otomatik düşer; düşüm işlemi tarih ve kullanıcı bilgisiyle birlikte kayıt altına alınır.
5. Bir düşümün iadesi gerektiğinde işlem geri alınır; kalan seans sayısı güncellenir ve önceki durum hareket geçmişinde saklı kalır.

Randevu yazılımını seçerken bakılacak diğer noktalar için randevu yazılımı nasıl seçilir, personel primi ve gün sonu kasa akışı için personel primi ve gün sonu kasa yazılarına bakabilirsiniz. Muhasebe tarafının tamamı Ön Muhasebe: Cari, Fatura, Kasa sayfasında; randevu sektörüne özel diğer başlıklar için randevu yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Seans düşümünü elle yapmamız mı gerekiyor?

Hayır. Randevu tamamlandığında bağlı paketten seans otomatik düşer; resepsiyonun ayrıca bir işlem yapması gerekmez.

Bir paketin geçerlilik süresi dolarsa ne olur?

Paket tanımında bir geçerlilik süresi belirlediyseniz, süre dolduğunda kalan seanslar kullanılamaz durumda görünür; bu süreyi işletmeniz kendi kurallarınıza göre belirler.

Yanlışlıkla düşülen bir seansı geri alabilir miyiz?

Evet. Düşüm işlemi iz bırakarak geri alınabilir; kalan seans sayısı güncellenir ve işlemin geçmişi kaydedilir.

Aynı pakette birden fazla hizmet olabilir mi?

Evet, bir paket birden fazla hizmeti kapsayacak şekilde tanımlanabilir; hangi hizmetin kaç seans içerdiği paket tanımında belirtilir.

Paketi bir müşteriden başka bir müşteriye devredebilir miyiz?

Bu, işletmenizin kendi politikasına bağlı bir karardır; sistem paketi kime ait olduğunu kayıt altına alır, devir işlemi bu kaydın güncellenmesiyle yapılır. Firmanıza uygun kurulum için bize ulaşabilirsiniz.