Randevu yazılımı nasıl seçilir?

Randevu yazılımı seçerken sorulacak asıl soru şu: müşteri telefonda beklerken müsaitlik sorgusu, uygun saat ve kesin kayıt kaç saniyede tamamlanıyor? Bir kuaför, klinik veya stüdüğün pratikteki sınavı budur — işlem uzarsa resepsiyonist kağıda geri döner ve yazılım rafa kalkar. Bu yazıda bu sınavı geçmek için bakmanız gereken beş kriteri sıralıyoruz.

Gerçek müsaitlik kontrolü

Bir randevu yazılımının en temel işi, personel, kabin ve saatin aynı anda uygun olup olmadığını sizin yerinize kontrol etmektir. Bu kontrol bir uyarı değil, bir engelleme olmalı: aynı kuaförü aynı saate ikinci kez yazmaya çalıştığınızda sistem kaydı reddetmeli, “dolu, yine de devam edilsin mi” diye sormamalı. Çifte rezervasyon bir uyarı ekranıyla çözülecek kadar küçük bir risk değil — müşteri kapıda, personel meşgul, iki taraf da mağdur olur.

Hizmet kataloğu: süre ve gereken kaynak

Her hizmetin ne kadar sürdüğü, hangi personeli veya kabini gerektirdiği ve hazırlık/temizlik için ne kadar pay bırakılacağı ayrı ayrı tanımlanabilmeli. “Saç boyası” ile “manikür” aynı süre kuralına bağlanamaz; biri kuaför ve yıkama kabini ister, diğeri sadece bir personel. Bu tanım eksikse müsaitlik ekranı yanlış slot önerir ve sahada güven kaybı yaşanır.

Paket ve kalan seans takibi

Lazer epilasyon, cilt bakımı veya fizyoterapi gibi paket halinde satılan hizmetlerde kalan seans sayısının otomatik düşmesi, elle tutulan bir deftere göre çok daha az hataya açıktır. İade gerektiğinde bu düşümün iz bırakarak geri alınabilmesi de aynı derecede önemli — aksi halde bir anlaşmazlıkta elinizde kanıt kalmaz.

Hatırlatma ve bekleme listesi

Randevuya gelmeme, randevu işiyle uğraşan her işletmenin ortak derdi. WhatsApp veya SMS üzerinden gönderilen hatırlatma ve onay isteği bu oranı düşürür; iptal olan bir slotun bekleme listesindeki bir sonraki müşteriye otomatik teklif edilmesi de boşa geçen saatleri azaltır.

Veri taşınabilirliği

Yıllarca elle veya başka bir programla tutulmuş müşteri listesi ve randevu geçmişi sizindir; yeni yazılıma geçerken bunu kaybetmemelisiniz. İçe aktarma sihirbazının sütun eşleştirmesi yapabilmesi ve hatalı satırları ayrı bir raporda göstermesi, geçişi resepsiyonun günlük işini durdurmadan tamamlamanızı sağlar.

Kurulumun hızı ve ekip büyüdükçe ölçeklenmesi

Randevu yazılımına geçiş, hafta sürecek bir proje olmamalı. Hizmet kataloğunu ve mevcut fiyat listenizi bir günde tanımlayıp aynı gün canlıya geçebilmelisiniz; kurulum resepsiyonun bir hafta boyunca hem eski deftere hem yeni sisteme bakması gereken bir yük haline gelmemeli. Ekibiniz büyüdüğünde de aynı kolaylık geçerli olmalı: yeni işe başlayan bir personel veya yeni açılan bir şube, hizmet kataloğunu ve fiyat listesini yeniden tanımlamadan sisteme eklenebilmeli, çünkü müşteri geçmişi zaten personelden bağımsız olarak tek dosyada tutuluyor.

Örnek: Bir güzellik salonunda resepsiyonist telefonda arayan müşteri için saç boyası randevusu arıyor. Hizmet kataloğunda “saç boyası” kaydı 90 dakika sürer, bir kuaför ve bir yıkama kabini gerektirir şeklinde tanımlı. Resepsiyonist müsaitlik ekranında bu iki koşulu birlikte karşılayan tek slotu görür, müşterinin adını ve telefonunu girer, randevu onaylanır — telefonu kapatmadan tüm işlem tamamlanmış olur.

Rotenta’da nasıl çalışır

1. Hizmet Kataloğu modülünde her hizmeti süresi, gereken kaynağı (personel ve/veya kabin) ve gereken yetkinlikle tanımlarsınız; süre veya kaynak tanımı eksik bir hizmet kayıt edilemez.
2. Rezervasyon ve Kapasite Yönetimi modülünün müsaitlik ekranı bu tanıma göre uygun slotları listeler; personel veya kabin doluysa o slot listede hiç görünmez.
3. Randevu onaylandığında kayıt otomatik olarak Müşteri Yönetimi modülündeki müşteri kartına işlenir; geçmiş randevular orada birikir.
4. Aynı kaynağa aynı saatte ikinci bir randevu yazma girişimi sistemde engellenir; bu bir uyarı değil, kayıt reddidir.
5. Excelden Veri Aktarımı modülü ile mevcut müşteri listenizi ve randevu geçmişinizi sütun eşleştirmesi yaparak içeri aktarırsınız, hatalı satırlar ayrı bir raporda gösterilir.

Randevu yazılımının seçimini kalan seans takibi ve gün sonu kasa akışıyla birlikte düşünmek isterseniz paket ve seans takibi ile müşteri dosyası ve sarf malzeme takibi yazılarına da göz atabilirsiniz; randevu yazılımı sayfasında sektöre özel tüm başlıkları bir arada bulursunuz.

Sık sorulan sorular

Randevu yazılımına geçerken eski müşteri listemi kaybeder miyim?

Hayır. Mevcut müşteri listeniz ve randevu geçmişiniz, içe aktarma sihirbazıyla sütun eşleştirmesi yapılarak sisteme taşınır; kayıp yaşanmaması için hatalı satırlar ayrı bir raporda gösterilir ve düzeltip yeniden yüklersiniz.

Personel bazlı ayrı takvim tutuluyor mu?

Evet. Her personelin ve her kabinin kendi takvimi vardır; müsaitlik kontrolü ikisini birlikte değerlendirir.

Aynı personele aynı saatte iki randevu yazılabilir mi?

Hayır. Sistem bunu bir uyarı değil, engelleme olarak ele alır; ikinci kayıt girişimi reddedilir.

Mobil telefondan kullanılabiliyor mu?

Evet, randevu ekranı telefon ekranında da çalışacak şekilde tasarlanır; resepsiyonist elinde telefonla da müsaitlik sorgulayıp randevu onaylayabilir.

Fiyatlandırma nasıl işliyor?

İşletmenizin büyüklüğüne ve kullanacağınız modüllere göre değişir; güncel fiyatlandırma sayfasından inceleyebilir, sorularınız için bize ulaşabilirsiniz.