Kafe ve restoran yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Bir kafe veya restoran için yazılım seçerken bakılması gereken asıl kriter ekran sayısı değil, mutfaktan kasaya, rezervasyondan müşteri kartına kadar günün tamamının TEK bir veritabanında birleşip birleşmediğidir. Bu yazı bir demoda sorulacak somut soruları ve Rotenta’nın bu sorulara verdiği karşılığı sırayla anlatıyor.

Tek müşteri kartı mı, şube başına ayrı liste mi?

İki şubeli bir işletmede en sık görülen sorun, aynı müşterinin iki ayrı şubede iki ayrı kartla kayıtlı olmasıdır: telefon numarası aynı olsa da sistem bunu fark etmez, müşteri geçmişi ve sadakat bakiyesi bölünür. Bir demoda sorulacak soru nettir: “Bir müşteri farklı şubelerimde alışveriş yaptığında tek bir kartta mı birleşiyor?” Cevap hayırsa, müşteri kaydı ve sadakat programı baştan eksik kurulur.

Kasada bilgisayar değil tablet var

Çoğu kafe ve restoranda kasa ve rezervasyon masası dar, masaüstü bilgisayara yer yoktur; personel günün büyük bölümünü telefon veya tablette geçirir. Panel telefon ve tablet tarayıcısında çalışıyor olmalı; masaüstünde tasarlanıp küçük ekrana sıkıştırılmış bir arayüz, yoğun saatte iş yavaşlatır. Rotenta’da rezervasyon, kasa ve müşteri ekranları aynı işlevleri telefon ve tablet tarayıcısında da sunar.

Lisanslama modeli: masa başına mı, modül başına mı?

Bazı yazılımlar masa sayısına, kullanıcı sayısına veya işlem başına ücretlendirir; büyüyen bir işletmede bu model her yeni şube veya çalışanla birlikte faturayı da büyütür. Sorulacak soru: “Yeni bir şube açtığımda ya da sezonluk personel aldığımda fatura nasıl değişiyor?” Bu sorunun net bir cevabı yoksa, sözleşmeyi imzalamadan önce yazılı olarak istemekte fayda var. Rotenta’da fiyatlandırma açık olan modüllere göre belirlenir, işlem başına komisyon alınmaz; fiyatlandırma sayfasında plan kapsamları karşılaştırılabilir.

Mevcut verileriniz nasıl taşınır?

Müşteri listeniz muhtemelen bir Excel dosyasında, sadakat kartlarınız ise fiziksel bir defterde duruyor. Geçiş sırasında bu verinin elle yeniden girilmesi hem zaman kaybettirir hem hata üretir. Sorulacak soru: “Mevcut müşteri ve cari listemi nasıl içeri alıyorum, hatalı satırlar ne oluyor?” bir sihirbazın satır satır eşleme yapıp hatalı kayıtları ayrı bir raporda göstermesi gerekir.

Büyüdükçe eklenen modüller

Tek şubeli bir kafenin ihtiyacı ile üç şubeli bir zincirin ihtiyacı aynı değildir; seçtiğiniz yazılımın şube sayısı arttıkça personel vardiyası, teklif hazırlama ve kârlılık raporlaması gibi modülleri aynı çekirdeğin üzerine eklemesi gerekir. Sorulacak soru: “Yeni bir modül eklediğimde mevcut müşteri ve cari verimi yeniden mi kuruyorum?” Cevap evetse, büyümenin her adımı ayrı bir geçiş projesine dönüşür. Rotenta’da yeni bir modül, mevcut müşteri, muhasebe ve yetki yapısını devralarak aynı panelde açılır.

Aranacak özellikler

Kriter	Sorulacak soru	Rotenta’da
Tek müşteri kartı	Şubeler arasında müşteri birleşiyor mu?	Evet, tüm şubeler tek kartı paylaşır
Tablet ekranı	Kasa ve rezervasyon tablette çalışıyor mu?	Evet, telefon ve tablet tarayıcısı desteklenir
Lisanslama	Fatura masa/kullanıcı sayısıyla mı büyüyor?	Hayır, modül bazlı fiyatlandırma
Veri göçü	Mevcut liste elle mi giriliyor?	Hayır, sihirbazla içe alınır

Örnek

İki şubeli bir kahve zinciri düşünün: merkez şube günde 220, ikinci şube günde 140 sipariş alıyor ve müşteri listesi iki ayrı Excel dosyasında, toplam 3.400 satır halinde tutuluyor. Geçiş sırasında iki dosya birlikte yüklendiğinde sistem aynı telefon numarasıyla kayıtlı 260 satırı aynı müşteri kartında birleştiriyor; kalan satırlar hatasız içeri alınıyor, 40 satır eksik telefon numarası nedeniyle bir hata raporunda listeleniyor ve elle düzeltilip yeniden yükleniyor.

Rotenta’da nasıl işler

1. Mevcut müşteri ve cari listeniz Veri Aktarımı modülünde sihirbazla içeri alınır; sütunlar eşlenir, hatalı satırlar bir hata raporunda gösterilir.
2. Müşteriler modülünde her kayıt, hangi şubeden geldiğine bakılmaksızın tek bir kartta tutulur; iki şube aynı telefon numarasını ayrı kart olarak açamaz.
3. Rezervasyon modülünde masa ve salon planı üzerinden rezervasyon alınır; ekranlar telefon ve tablet tarayıcısında aynı şekilde çalışır.
4. Muhasebe modülünde kasa nakit, kart ve teslimat kanalına göre gün sonunda kapatılır.
5. Tekrar eden aramalar ve kayıt sorguları için Yapay Zeka Asistanı panelin içinden çağrılır; asistan yalnızca sizin verinizle çalışır ve her yazma işleminden önce onay ister.

Masa rezervasyonunu ve salon planını daha ayrıntılı ele almak isterseniz masa rezervasyonu ve salon planı yazımıza, sadakat programını kurmadan önce sadakat programı ve bakiye yönetimi yazımıza bakabilirsiniz; kafe ve restoran yazılımı sayfamızda sektöre genel bakışı bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Mevcut Excel verilerimi kaybetmeden geçiş yapabilir miyim?

Evet. Müşteri ve cari listeleriniz veri aktarımı sihirbazıyla içeri alınır; sihirbaz hatalı veya eksik satırları bir raporda gösterir, siz düzeltip yeniden yükleyebilirsiniz.

Birden fazla şubem varsa tek hesapla mı yönetiyorum?

Evet. Tüm şubeler aynı müşteri kartını paylaşır; raporlama ve yetkiler şube bazında ayrıca sınırlandırılabilir.

Kasada bilgisayar yok, sadece tabletimiz var; yine de kullanabilir miyiz?

Evet. Panel telefon ve tablet tarayıcısında çalışır; rezervasyon, kasa ve müşteri ekranları aynı işlevleri sunar.

Fiyatlandırma masa veya çalışan sayısına göre mi artıyor?

Hayır. Fiyatlandırma açık olan modüllere göre belirlenir, işlem başına komisyon alınmaz; ayrıntılar için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.

Kurulum ne kadar sürer?

Süre veri hacmine ve şube sayısına göre değişir; bize yazarak mevcut verinizi ve şube sayınızı anlatırsanız somut bir zaman çizelgesi çıkarabiliriz.