Online sipariş ve kasayı tek akışta birleştirmek

Bir sipariş, müşteri onu bir sipariş platformundan mı verdi, telefonla mı aradı, yoksa masaya mı oturdu farketmeksizin aynı kasada kapanmalı ve aynı müşteri kartına düşmelidir. Bu yazı, sipariş kaynaklarını kasayla tek akışta birleştirmenin neden gerekli olduğunu ve bunun genel hatlarıyla nasıl kurulduğunu anlatıyor.

Sorun: sipariş geliyor, müşteri kartı boş kalıyor

Bir sipariş platformundan gelen sipariş genelde ayrı bir ekranda veya tablette görünür; kasiyer bu siparişi kasaya elle yeniden girer, ürün adları ve tutar iki kez yazılır. Bu ikinci giriş sadece zaman kaybettirmez: siparişi veren müşterinin adı, telefonu ve sipariş geçmişi hiçbir zaman işletmenin kendi müşteri kartına ulaşmaz. Aylar sonra “en çok sipariş veren 20 müşterimiz kim” sorusuna platform siparişleri dahil edilmeden yanıt aranır; oysa bu siparişler işletmenin belki de yarısını oluşturuyordur ve raporun dışında kalması yanlış bir tabloya yol açar.

Genel çözüm: bağlantı noktası olarak webhook

Sipariş platformu ile kasa yazılımı arasında kurulacak bağlantı, bir sipariş geldiği anda bunu haber veren bir bildirim ucu (webhook) üzerinden çalışır: sipariş platformunda yeni bir sipariş oluştuğunda bu bilgi anında işletmenin sistemine iletilir, kasada ayrı bir ekran açmaya gerek kalmaz. Bu yazı belirli bir sipariş platformunun ya da kasa markasının adını vermez; burada anlatılan, hangi sağlayıcıyla çalışırsanız çalışın geçerli olan genel bir bağlantı modelidir. Birden fazla sipariş kaynağınız varsa (örneğin iki farklı platform ve telefon siparişi), her biri aynı bildirim ucuna ayrı ayrı tanımlanır; kasa hangi siparişin hangi kaynaktan geldiğini kanıt olarak saklar.

Kasa: her kanalın günü ayrı kapanır

Bir kasa, günün sonunda tek bir toplamla değil, kanal bazında kapanmalıdır: nakit, kart, sipariş platformu ve varsa veresiye ayrı ayrı toplanır. Bu ayrım olmadan, sipariş platformunun kestiği komisyon ile kasadaki net tutar arasındaki fark her ay yeniden hesaplanır. Kanal bazlı kapanış, gün sonunda hangi kanaldan ne kadar geldiğini tek bakışta gösterir; hangi kanalın komisyon oranının yüksek çıktığını görmek de fiyatlandırma kararları için bu ayrımdan çıkar.

Gün sonu mutabakatı

Sipariş platformlarının kendi raporu ile kasanın kendi kaydı zaman zaman farklı çıkar: iptal edilen bir sipariş bir tarafta görünürken diğerinde görünmeyebilir. Gün sonunda iki kaydı karşılaştıran bir mutabakat adımı, bu farkı haftalar sonra değil, aynı akşam yakalar.

İptal ve iade akışı

Bir sipariş platformunda iptal edilen bir sipariş, kasada da aynı anda iptal olarak görünmelidir; aksi halde kasa o siparişi hâlâ açık tutar ve gün sonu toplamı platformun ödediği tutardan yüksek çıkar. İade de aynı mantıkla işler: müşteri bir ürünü iade ettiğinde, iade tutarı hem kasa kaydına hem de varsa sadakat bakiyesine yansımalıdır — puan ya da damga, iade edilen ürün üzerinden geri alınmalıdır. Bu iki akışın (iptal, iade) webhook üzerinden otomatik işlenmesi, gün sonunda “neden fark var” sorusunun cevabını her seferinde elle aramaktan kurtarır.

Örnek

Bir restoran cumartesi günü 340 sipariş alıyor: 210’u masada, 90’ı telefon siparişi, 40’ı bir sipariş platformu üzerinden geliyor. Webhook bağlantısı olmadan, platformdan gelen 40 siparişin her biri kasiyer tarafından ortalama 45 saniyede elle yeniden giriliyor — toplamda 30 dakikaya yakın bir yoğun saat kaybı. Bağlantı kurulduğunda bu 40 sipariş otomatik olarak kasaya düşüyor, kasiyer yalnızca hazırlanma durumunu onaylıyor; gün sonunda platform raporundaki 40 sipariş ile kasadaki 40 kayıt birebir eşleşiyor.

Rotenta’da nasıl işler

1. Sipariş platformunuzun bildirim ucu API/Webhook modülüne tanımlanır; yeni sipariş geldiğinde bilgi otomatik olarak akışa düşer.
2. Gelen sipariş, telefon numarası üzerinden Muhasebe modülündeki cari kayda ve varsa Müşteriler kartına bağlanır.
3. Muhasebe modülündeki kasa kaydı gün sonunda nakit, kart ve platform kanalını ayrı ayrı toplar; her kanalın günü kendi başına kapanır.
4. Platformun kendi raporu ile kasadaki kayıt, gün sonu mutabakat ekranında karşılaştırılır; fark varsa satır bazında işaretlenir.
5. Kapanan gün, Muhasebe modülünde cari harekete ve gerekirse fatura kaydına dönüşür.

Kasa kaydı ve gün sonu kapanışı Muhasebe modülü içinde ilerler. Kasayı kapatmadan önce sadakat programınızı nasıl işlettiğinizi sadakat programı ve bakiye yönetimi yazımızda, masa rezervasyonunu ise masa rezervasyonu ve salon planı yazımızda okuyabilirsiniz; kafe ve restoran yazılımına genel bakış için kafe ve restoran yazılımı sayfamıza göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Belirli bir sipariş platformuyla mı çalışıyorsunuz?

Hayır, bağlantı genel bir webhook modeliyle kurulur; hangi sipariş platformunu veya kasa yazılımını kullanıyorsanız kullanın aynı model geçerlidir. Belirli bir sağlayıcıyla resmi bir ortaklığımız yoktur.

Platformdan gelen sipariş müşteri kartına otomatik mi işleniyor?

Evet, sipariş telefon numarasıyla eşleştiği sürece ilgili müşteri kartına bağlanır; eşleşme yoksa yeni bir kart açılır.

Gün sonunda platform raporuyla kasa arasında fark çıkarsa ne oluyor?

Mutabakat ekranı farkı satır bazında gösterir; iptal edilmiş ya da tek tarafta görünen siparişler ayrıca işaretlenir, elle kapatılabilir.

Kasayı kanal bazında kapatmak zorunlu mu?

Zorunlu değil ama önerilir; kanal bazlı kapanış olmadan hangi kanaldan ne kadar geldiğini ayırmak zorlaşır.

Kendi kasa cihazımızı değiştirmemiz gerekiyor mu, iade edilen bir üründe sadakat puanı da geri mi alınıyor?

Hayır, bağlantı mevcut kasa akışınızın üzerine kurulur; cihaz değişikliği gerekmez. İade işlendiğinde ilgili üründen kazanılmış puan ya da damga varsa sadakat bakiyesinden geri düşülür; bu işlem kasa kaydıyla aynı anda yürür, ayrıca elle düzeltme gerekmez. Kurulum detaylarını konuşmak için bize yazabilirsiniz.