Müşteri yönetimi (CRM) modülü nasıl çalışır?

Müşteri yönetimi modülü, firmanızın kişi ve kurum müşterilerini tek bir kartta toplar: iletişim bilgileri, notlar, etiketler ve hassas alanlar aynı ekranda durur. Rotenta’nın referans modülüdür ve muhasebeden sefere, asistandan veri aktarımına kadar diğer modüllerin çoğu “bu kayıt hangi müşteriye ait” sorusunun cevabını buradan okur.

Kart ne tutar

Bir müşteri kartı iki türden biridir: kişi ya da firma. Künye alanları (unvan, ticari ad, vergi dairesi/no, ticaret sicil no, mersis) türe göre değişir; vergi kimliği ve ödeyen ilişkisi muhasebe modülünün faturayı doğru hesaba yazması için buradan beslenir — hizmeti alan ile faturayı ödeyen firma bazı işlerde farklı olabildiği için ikisi ayrı alanlardır. Künyenin dışında beş çok-kayıtlı bölüm durur: telefonlar, e-postalar, web siteleri, ilgili kişiler ve adresler; hepsi aynı satır düzenleme dilini kullanır ve tek bir sınırı yoktur — bir firma müşterisinin üç telefonu, iki ilgili kişisi olabilir.

Kartın notlar sekmesi ayrı bir defterdir: en yeni not üstte, kim yazdığı ve ne zaman yazdığı her satırda görünür. Not içeriği düz metindir — biçimlendirme desteklenmez, çünkü içeriği serbest ve bazen özel nitelikli olabilen bir alanı zenginleştirmek riski büyütmekten başka bir şey kazandırmaz.

Hassas bilgiler ve erişim

TCKN, vergi no, adres, telefon, e-posta ve not içeriği gibi alanlar veritabanında şifreli tutulur; şifreleme alan bazındadır, yani bir saldırganın tabloyu ele geçirmesi bu alanları okunur hale getirmez. Şifreli olsalar bile bu alanlar aranabilir — sistem, arama için ayrı bir kör indeks tutar, düz metni hiçbir yerde saklamadan eşleştirme yapar. Kartın İzinler ve Hassas bilgiler bölümleri varsayılan olarak kapalıdır; bir firma bu bölümleri açmaya karar verdiğinde bile, bölümü görmek yine ayrı bir izin ister — ayar yalnız yüzeyi açar, yetkiyi vermez. Onay/rıza tarafının nasıl işlediği ayrı bir konudur ve KVKK izin ve rıza yönetimi yazımızda ayrıntılı anlatılıyor.

Liste, arama ve şube kapsamı

Müşteri listesi klasik sayfalama yerine kaydırdıkça yüklenen bir liste kullanır — yüzlerce, binlerce müşterisi olan bir firmada sayfa numarası saymak yerine aşağı kaydırmak yeterlidir. Süzgeçler (tür, durum, kaynak, etiket) bir açılır panelde durur; arama künyeyi, iletişim bilgilerini, adresleri ve notları aynı anda tarar. Şube/kampüs/tekne gibi bir kapsam ayrımı olan firmalarda müşteri erişimi şube bazında sınırlanabilir — bir şube müdürü yalnız kendi şubesinin müşterilerini görür, ayar Şubeler ekranından tanımlanır.

Müşteri kodu (MUS-00001 biçiminde) varsayılan olarak listede görünmez; kartın kendi başlığında görünür kalır. İsteyen firma “Hata ayıklama modu”nu açarak kodu listeye de ekleyebilir — bu bir yetki değil, tarayıcıya özel bir görüntüleme tercihidir.

Diğer modüllerle bağlantı

Sefer modülü bir seferi kaydederken müşteriyi işi veren taraf olarak (acenta senaryosu) ya da taşınan kişinin kendisi olarak (misafir senaryosu) bağlayabilir — hangisi olduğu firmanın kendi tercihidir. Muhasebe modülü fatura keserken ödeyen ilişkisini ve vergi kimliğini buradan okur. Veri aktarımı modülü mevcut Excel listenizi doğrudan müşteri kartlarına ve alt satırlarına (telefon, adres, ilgili kişi) eşler. Asistan ise sizin yetkinizle müşteri arayabilir, kart açabilir ve künye günceller — kendi başına hiçbir veriye dokunmaz.

Örnek

Bir transfer firması düşünün: müşteri kartı olarak bir seyahat acentesi (“Mavi Tur”) kayıtlıdır, faturayı da bu acente öder. Operasyon ekibi acentenin gönderdiği her misafiri ayrı bir yolcu kartı olarak sefer modülünde işler; müşteri kartında ise yalnız acentenin muhasebe iletişim bilgisi ve ilgili kişisi (rezervasyon sorumlusu) durur. Acente arandığında hem geçmiş seferleri hem açık cari bakiyesi aynı kayıttan görülür, çünkü ikisi de aynı müşteri kimliğine bağlıdır.

Rotenta’da nasıl işler

1. Müşteriler ekranında “Yeni müşteri” ile açılan formda tür (kişi/firma) seçilir; künye ve varsa ilk iletişim bilgisi tek seferde kaydedilir.
2. Kart oluşunca sistem otomatik bir müşteri kodu (MUS-00001) üretir; kod kartın başlığında durur.
3. Kart açıldığında İletişim sekmesinden telefon, e-posta, web sitesi, ilgili kişi ve adres satır satır eklenir; her satır yerinde düzenlenir, ayrı bir form açılmaz.
4. Künye şeridinden veya açılır listeden etiket atanır (ör. “VIP”, “Bayi”); etiketler Etiketler ekranından firma genelinde yönetilir.
5. Notlar sekmesinde görüşme geçmişi satır satır tutulur, en yeni kayıt en üstte görünür.
6. Şube ayrımı olan firmada müşteri, Şubeler ekranından tanımlı bir şubeye bağlanır; o şubenin kullanıcıları listede yalnız kendi şubesini görür.
7. Bir kayıt yanlışlıkla silinirse Silinmişler ekranından 24 ay içinde geri yüklenebilir.

Muhasebe tarafını ön muhasebe modülü yazımızda, operasyon tarafını sefer ve transfer operasyonu yazımızda okuyabilirsiniz. Mevcut listelerinizi nasıl taşıyacağınızı merak ediyorsanız Excel’den veri aktarımı yazımıza bakabilirsiniz. Bu modülün diğer modüllerle birlikte nasıl bir bütün oluşturduğunu modüller rehberinde görebilir, kurulum ve modül seçimi konusunda bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Müşteri sayısı arttıkça liste yavaşlar mı?

Hayır; liste sayfalama yerine kaydırdıkça yüklenir ve arama sunucu tarafında çalışır, binlerce kayıtlı bir firmada da ekran aynı hızda açılır.

Hassas alanları kim görebilir?

Hem ilgili bölümün firma ayarından açık olması hem de kullanıcının o alana özel izninin olması gerekir; ikisinden biri eksikse bölüm hiç görünmez.

Aynı müşteri hem hizmeti alan hem faturayı ödeyen değilse ne olur?

Kart bu ayrımı destekler: hizmeti alan taraf sefer kaydında, faturayı ödeyen taraf ise cari ve fatura tarafında ayrı alanlar olarak tutulur.

Silinen bir müşteriyi yanlışlıkla mı sildik, geri alabilir miyiz?

Evet; silme yumuşak bir işlemdir ve kayıt 24 ay boyunca Silinmişler ekranından geri yüklenebilir, bu sürenin sonunda kalıcı olarak temizlenir.

Müşteri kartına asistan üzerinden mi ulaşabilirim?

Evet, yapay zekâ asistanı sizin izniniz dahilinde müşteri arayabilir ve kart açabilir; asistanın kendisi ekstra bir yetkiye sahip değildir.