Burs ve indirim yönetimi: kurala bağlı hesaplama

Bir okulda aynı anda birden fazla indirim kalemi işler — kardeş indirimi, personel çocuğu indirimi, erken kayıt indirimi, bir de yönetmelikte tanımlı ücretsiz okutma oranı. Bunların hepsini elle takip etmek, hem hesaplama hatasına hem de bir denetimde açıklaması zor bir tabloya yol açar. Bu yazı, burs ve indirimin neden bir kural olarak tanımlanması gerektiğini anlatır.

Neden hafızaya güvenmek risklidir

“Bu öğrenciye kardeş indirimi uygulandı mı, ne kadar uygulandı” sorusunun cevabı bir kişinin hafızasında veya bir not defterinde durduğunda, yıl sonunda toplam indirim tutarının cari hesapla tutmadığı bir tabloya varılır. Daha ciddisi, yönetmelikte tanımlı ücretsiz okutma oranının doğru izlenmemesi bir denetimde bir UX hatası değil, doğrudan bir mevzuat bulgusu olarak karşınıza çıkar.

Ücretsiz okutma oranı: 5580 sayılı Kanun madde 13

5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu’nun 13’üncü maddesi, özel öğretim kurumlarının öğrencilerinin en az yüzde 3’ünü ücretsiz okutmasını zorunlu kılar; Millî Eğitim Bakanlığı bu oranı yüzde 10’a kadar artırabilir (kaynak: MEB — 5580 sayılı Kanun metni). Bu oranın hangi öğrencilere, ne şekilde uygulandığının canlı olarak izlenebilmesi gerekir — dönem ortasında “kaç öğrenci ücretsiz okuyor, oran yüzde kaça denk geliyor” sorusuna anlık cevap verilebilmelidir.

İndirim kuralı nasıl tanımlanır

Rotenta’da bir indirim kuralı; oran veya sabit tutar, hangi öğrenci grubuna uygulandığı (kardeş, personel çocuğu, erken kayıt) ve varsa bir üst sınır (indirimlerin üst üste binmesini engelleyen bir tavan) olarak tanımlanır. Kural bir kez tanımlandıktan sonra öğrenci kartına uygulanır ve taksit planı bu orana göre otomatik yeniden hesaplanır; indirim tutarını her taksitte elle düşmek gerekmez.

Fiyat listesiyle bağlantı

İndirim, ilan edilmiş ücretin üzerine uygulanır — ilan edilmemiş bir ücret kalemi zaten sözleşmeye giremediği için indirim de tanımsız bir tabana oturmaz. Bu, hem tutarlılık hem de bir önceki yazımızda ele aldığımız taksit planı ve senet takibi ile aynı ilan disiplinine dayanır.

İndirimler üst üste bindiğinde

Bir öğrenci hem kardeş indiriminden hem erken kayıt indiriminden yararlanabilir; iki oran art arda uygulandığında toplam indirim, tanımlanan üst sınırı aşmamalıdır. Rotenta’da bu üst sınır kural tanımının bir parçasıdır — örneğin toplam indirim yüzde 40’ı geçemez şeklinde bir tavan konabilir; iki kural birden tetiklendiğinde sistem tavanı otomatik uygular, taksit tutarını elle sınırlamanız gerekmez.

Aynı mantık, ücretsiz okutma kapsamındaki bir öğrenciye ayrıca kardeş indirimi tanımlanmak istendiğinde de işler: iki kural aynı öğrenci kartında karşılaşır, tavan hangisiyse o uygulanır ve hangi kuralın devrede olduğu kayıt üzerinde görünür kalır — muhasebe ekibinin “bu öğrenciye iki indirim mi uygulanmış” diye ayrıca sorması gerekmez.

Denetimde gösterilecek kayıt

Ücretsiz okutma oranının ve uygulanan her indirimin hangi kurala, hangi tarihte ve kim tarafından tanımlandığı denetim izine düşer. Bir denetimde “bu öğrenciye neden bu indirim uygulandı” sorusuna, hafızaya değil bu kayda dayanarak cevap verirsiniz.

Örnek: 200 öğrencili bir okulda 6 öğrenci ücretsiz okutma kapsamında, 24 öğrenci kardeş indirimli, 8 öğrenci personel çocuğu indirimlidir. Kurallar tanımlandıktan sonra bu 38 öğrencinin taksit tutarı otomatik hesaplanır; yönetim, ücretsiz okutma oranının yüzde 3’ün üzerinde kaldığını tek bir rapordan görür.

Dönem geçişinde yeniden değerlendirme

Bir indirim kalıcı değildir — kardeş indirimi kardeşin mezuniyetiyle, erken kayıt indirimi bir sonraki dönemin kayıt tarihiyle sona erebilir. Rotenta’da her indirim kuralı bir geçerlilik aralığıyla tanımlanır; aralık dolduğunda indirim otomatik olarak düşer, taksit tutarı yeni döneme göre yeniden hesaplanır. Bu, her dönem başında “kimin indirimi hâlâ geçerli” sorusunu elle taramak yerine sistemin kendisinin cevaplamasını sağlar.

Rotenta’da burs ve indirim adımları

1. Burs ve İndirim modülünde bir indirim kuralı tanımlarsınız: oran veya tutar, hangi gruba uygulandığı, varsa üst sınır.
2. Kuralı ilgili öğrenci kartına uygularsınız; birden fazla kural aynı öğrencide çakışırsa üst sınır devreye girer.
3. Taksit planı, uygulanan indirime göre yeniden hesaplanır; Cari hesap taksit tutarını elle düzeltmenize gerek kalmadan günceller.
4. Ücretsiz okutma kapsamındaki öğrenci sayısı ve oranı, dönem içinde tek bir ekrandan izlenir.

Genel bakış için okul yönetim yazılımı sayfasına, tahsilat tarafı için Taksit planı ve senet takibi yazımıza bakabilirsiniz.

Kurumunuzun indirim kurallarını ve ücretsiz okutma oranını görüşmek için bizimle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Birden fazla indirim aynı öğrencide uygulanabilir mi?

Evet, ancak tanımlanan üst sınır aşılamaz; kurallar üst üste binerken bu tavan otomatik uygulanır.

Ücretsiz okutma oranı nasıl izlenir?

Ücretsiz okutma kapsamındaki öğrenci sayısı ve toplam öğrenci sayısına oranı dönem içinde tek bir raporda görünür.

İndirim oranı dönem ortasında değiştirilebilir mi?

Evet, kural değiştirildiğinde yeni oran bir sonraki hesaplamada uygulanır; geçmiş taksitler geriye dönük değiştirilmez.

İndirim, ilan edilmemiş bir ücret üzerine uygulanabilir mi?

Hayır; indirim yalnızca ilan edilmiş ücret kalemleri üzerinden hesaplanır.

Bir indirimin süresi dolduğunda taksit tutarı otomatik mi değişir?

Evet; indirim kuralının geçerlilik aralığı dolduğunda taksit tutarı yeni döneme göre yeniden hesaplanır, elle güncelleme gerekmez.