Öğrenci kaydı ve veli kartı nasıl tutulur?

Bir okulda kaydı tutulan asıl varlık müşteri değil öğrencidir; veli, o öğrencinin kartına bağlanan bir ilişkidir, tersi değil. Bu yazı, öğrenci kartının neden ayrı tutulması gerektiğini ve Rotenta’da bu kaydın nasıl işlediğini anlatır.

Öğrenciyi müşteri gibi modellemek neden yanlış

Genel amaçlı bir CRM’i okula uyarlamaya çalıştığınızda ilk çatlak kayıt formunda açılır: sistemde “müşteri” veli olur, öğrenci ise velinin altına iliştirilen bir not haline gelir. İki çocuğu olan bir veli için ya iki ayrı müşteri kartı açılır ya da tek kart altında iki öğrenci elle ayrıştırılmaya çalışılır. Kardeş indirimi, sınıf geçişi, farklı şubeye kayıt gibi en sık işlemlerin hepsi bu noktada tökezler. Bir eğitim kurumunun ilk demo’da reddettiği tam olarak budur: öğrencinin kendine ait bir kimliği yoktur.

Rotenta’da öğrenci kartının taşıdıkları

Öğrenci kartı; ad, doğum tarihi, öğrenci numarası gibi temel bilgilerin yanında iki ayrı veli/vasi bağlantısı taşır — boşanmış aileler, vasi ataması gibi durumlarda ikinci bir irtibat kişisi kartın bir parçasıdır, sonradan eklenen bir not değil. Kardeş bağlantısı da aynı şekilde karta işlenir: bir kardeş kaydedildiğinde kardeş indirimi veya aile bazlı raporlama bu bağlantı üzerinden otomatik kurulur.

Öğrenci kartı, kademe → sınıf → şube ağacına yerleşir. Bir öğrencinin hangi sınıfta, hangi şubede olduğu tek bir alan değil, bu ağacın bir düğümüdür; sınıf değişiminde geçmiş kayıt silinmez, yeni bir dönem olarak eklenir.

Servis, veli iletişimi ve sağlık/rehberlik notu

Okul servisi kullanan öğrenciler için öğrenci kartı, düzenli servis planına bağlanır; hangi güzergâhta, hangi durakta indiği bilgisi kartın üzerinde durur. Sağlık raporu veya rehberlik notu gibi hassas bilgiler ayrı bir yetkiyle korunur: bu alanları yalnızca yetkili personel görür, muhasebe veya servis ekibi görmez. Bu ayrım, hem KVKK’nin özel nitelikli veri yaklaşımıyla hem de günlük işleyişin “herkes her şeyi görmesin” ihtiyacıyla örtüşür.

Örnek: bir anaokulunda bir öğrencinin alerji bilgisini yalnızca sınıf öğretmeni ve yönetici görebilirken, aynı öğrencinin taksit borcunu yalnızca muhasebe ekranından görüntüleyen kişi görür — iki bilgi aynı öğrenci kartında durur ama farklı yetkilerle açılır.

Aile bazlı görünüm ve mezuniyet sonrası kayıt

Kardeş bağlantısı kurulduğunda idare, bir ailenin toplam kaç öğrenci kaydettiğini, toplam ne kadar ödediğini ve hangi indirimlerden yararlandığını tek bir görünümden takip edebilir; bu, her öğrenciyi ayrı ayrı aramaktan farklı bir sorudur. Öğrenci mezun olduğunda veya kayıt sona erdiğinde kart silinmez, pasif duruma alınır — geçmiş taksit, devamsızlık ve sınav kaydı mezuniyet sonrasında da bir referans olarak (örneğin bir sonraki kardeşin kaydında veya bir öğrenci belgesi talebinde) erişilebilir kalır.

e-Okul/MEBBİS ile çift veri girişi olmadan taşıma

Çoğu okulun öğrenci verisi zaten e-Okul veya MEBBİS’te durur; resmî bir API bulunmadığı için bu veriyi yeni sisteme taşımanın yolu Excel/CSV içe alma sihirbazından geçer. Sihirbaz, öğrenci numarası gibi bir alanla eşleştirme yaparak ikinci bir import’ta güncelleme yapar, aynı öğrenciyi ikinci bir kayıt olarak açmaz.

Sınıf öğretmeni ile idarenin gördüğü ekran aynı değildir

Öğrenci kartı tek bir kayıt olsa da herkes aynı alanları görmez: sınıf öğretmeni devamsızlık ve not girişini görür, idare kayıt ve sözleşme bilgisini görür, muhasebe yalnızca tahsilat ekranına erişir. Bu ayrım Roller, yetkiler ve denetim izi üzerinden tanımlanır; bir personelin hangi öğrenci kartında hangi alanı görüntülediği de aynı kayda düşer. Kayıt sezonunda geçici görevlendirilen personel için bu ayrım, yanlışlıkla bir sağlık notunu açmasını engelleyen pratik bir sınırdır.

Rotenta’da öğrenci kaydı adımları

1. Öğrenci modülünde yeni bir öğrenci kartı açar, ad/doğum tarihi/öğrenci numarasını girersiniz.
2. Aynı ekranda birinci ve varsa ikinci veli/vasi bağlantısını eklersiniz.
3. Kardeş kaydı varsa kardeş bağlantısını kurarsınız; kardeş indirimi bu bağlantı üzerinden hesaba katılır.
4. Öğrenciyi kademe → sınıf → şube ağacına yerleştirirsiniz.
5. Servis kullanıyorsa Düzenli Servis modülünden güzergâh ve durak bilgisini öğrenci kartına bağlarsınız.
6. Sağlık raporu veya rehberlik notu gibi alanları yalnızca ilgili yetkiye sahip personelin görebileceği şekilde kısıtlarsınız.

Taksit planı ve tahsilat, öğrenci kartı üzerinden Taksit planı ve senet takibi modülüne bağlanır; devamsızlık ve veli bildirimi için Devamsızlık takibi ve veli bildirimi yazımıza bakabilirsiniz. Genel bir bakış için okul yönetim yazılımı sayfasına dönebilirsiniz.

Kurumunuzun sınıf ağacını ve şube sayısını görüşmek için bizimle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Boşanmış ailelerde ikinci veli nasıl tutulur?

İkinci veli/vasi, öğrenci kartına ayrı bir bağlantı olarak eklenir; iletişim tercihleri ve bilgi erişimi ayrı ayrı yönetilebilir.

Kardeş indirimi otomatik mi hesaplanır?

Kardeş bağlantısı kart üzerinde kurulduktan sonra indirim kuralı Burs ve indirim yönetimi modülünden tanımlanır ve öğrenci kartına uygulanır.

Öğrenci sınıf veya şube değiştirirse geçmiş kayıt kaybolur mu?

Hayır. Sınıf/şube geçmişi dönem dönem saklanır, üzerine yazılmaz.

Sağlık bilgisini kim görebilir?

Yalnızca bu alan için ayrı tanımlanan yetkiye sahip personel; muhasebe veya servis ekibi bu bilgiyi görmez.

Öğrenci mezun olunca kaydı siliniyor mu?

Hayır. Kart pasif duruma alınır; geçmiş taksit, devamsızlık ve sınav kaydı referans olarak erişilebilir kalır.