Devamsızlık takibi ve veli bildirimi

Bir okulda devamsızlığın izlenmesi tek başına yetmez; veliye ulaştığının ve bu ulaşmanın kanıtlanabildiğinin de gösterilmesi gerekir. Bir denetimde sorulan şey niyet değil, gönderim kaydıdır. Bu yazı, devamsızlık bildiriminin nasıl işlediğini, sınav-karne sürecinin nereye bağlandığını ve çocuğa ait verinin neden ayrı bir özenle işlenmesi gerektiğini anlatır.

Birden fazla şubesi veya kampüsü olan kurumlarda devamsızlık eşiği ve bildirim kanalı şube bazında farklı tanımlanabilir; bir kampüsün idaresi eşiği 8 gün olarak belirlerken diğeri kendi öğrenci profiline göre farklı bir sayı seçebilir. Aynı öğrenci kartı, hangi şubeye kayıtlıysa o şubenin kuralına tabi olur.

Devamsızlık eşiği ve otomatik bildirim

Devamsızlık gün sayısı kuruma göre farklı işleyebilir; Rotenta’da bu eşik kurumun kendi tanımladığı bir ayar olarak durur, koda gömülü sabit bir sayı değildir. Bir öğrencinin devamsızlığı tanımlı eşiği geçtiğinde, veliye giden bildirim otomatik tetiklenir; bildirim WhatsApp, e-posta veya uygulama içi bildirim üzerinden gidebilir, hangi kanalın kullanılacağı kurumun tanımına bağlıdır.

Gönderim kanıtı: bir denetimde sorulan şey

Devamsızlık tebligatının gönderildiğini söylemek yetmez; kime, hangi şablonla, ne zaman gönderildiği ve iletildiğinin (veya iletilemediğinin) kaydı tutulmalıdır. Rotenta’da her gönderim, alıcı, kullanılan metin, zaman damgası ve sağlayıcı referansıyla birlikte Roller, yetkiler ve denetim izi kaydına düşer; kuyruğa alınmış bir mesaj hiçbir zaman “gönderildi” olarak görünmez. Devamsızlık bildirimi işlemsel bir mesaj sayıldığından, toplu mesaj gönderim kısıtlarından ayrı olarak, veli rızası aranmaksızın iletilir; bu ayrım KVKK izin ve rıza yönetimi modülünde tanımlanır.

Eşiği tetikleyen kural, veli portalı

Devamsızlık eşiğinin aşılması bir tetikleyicidir; hangi eşikte hangi kanaldan bildirim gideceği kural olarak tanımlanır ve bu kural değiştirildiğinde bir sonraki gün yeni eşikle çalışır, ayrıca bir kod değişikliği gerekmez. Veli isterse aynı bilgiyi kendi tarafından da görebilir: bir müşteri portalı üzerinden devamsızlık geçmişine ve varsa sınav sonucuna giriş yapabilir; bu, “her seferinde mesaj mı bekleyeceğim” sorusunu velinin kendi başına çözmesini sağlar.

Sınav ve karne

Kurs/dershane profilinde bu süreç ürünün merkezindedir: deneme sınavı sonuçları içeri alınır, net analizi ve trend görülür, karne PDF olarak üretilir. Örgün okulda ise sınav-karne süreci devamsızlıkla aynı öğrenci kartı üzerinde durur; bir öğrencinin devamsızlık geçmişi ile sınav sonucu aynı ekrandan izlenebilir.

Çocuğun verisinde KVKK özeni

Öğrenciye ait bilgiler — devamsızlık nedeni, sağlık raporu, rehberlik notu — çocuğa ait kişisel veridir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu, çocuklara ait verilerin işlenmesinde bu alanda ürün ve hizmet geliştirenlerin azami özen göstermesi gerektiğini vurgular (kaynak: KVKK). Rotenta’da bu özen, veriyi yalnızca amacı için toplayıp işleyen alan tasarımı, hassas notlara ayrı yetki tanımı ve her erişimin denetim izine düşmesiyle karşılanır; sağlık raporu veya rehberlik notu gibi alanları muhasebe veya servis ekibi görmez, yalnızca tanımlı yetkiye sahip personel görür.

Örnek: 600 öğrencili bir kolejde bir öğretim yılında ortalama 40 öğrenci devamsızlık eşiğini aşar. Bildirim otomatik gittiğinde idare, hangi velinin bilgilendirildiğini ve hangi mesajın iletilmediğini (örneğin telefon numarası hatalıysa) tek bir listeden görür; elle takip edilseydi bu liste ancak dönem sonunda, geç fark edilerek çıkardı.

Özür belgesi ve toplu mesaj sınırı

Veli, devamsızlığa gerekçe olarak bir özür belgesi sunduğunda bu belge öğrenci kartına işlenir ve devamsızlık kaydı buna göre güncellenir; belgenin ne zaman sunulduğu da kayıt altına alınır. Devamsızlık bildirimi tekil ve işlemsel olduğu için, aynı veliye giden toplu duyuru veya kampanya mesajlarının tabi olduğu gönderim kısıtlarından ayrı tutulur — biri dururken diğeri engellenmez.

Kayıt sezonu dayanıklılığı

Devamsızlık bildirimleri yılın her günü aynı yoğunlukta gitmez; dönem başı ve sınav dönemleri gibi yoğun günlerde gönderim hacmi birden yükselir. Toplu gönderim kuyruğa alınır ve kesintiye uğrasa bile kaldığı yerden devam eder — daha önce iletilmiş bir mesaj ikinci kez gönderilmez, kesinti sırasında hangi mesajların ulaştığı kayıttan görülebilir.

Rotenta’da devamsızlık ve bildirim adımları

1. Devamsızlık modülünde eşik gün sayısını kurum kendi tanımlar.
2. Öğrenci devamsızlığı öğrenci kartına işlenir; eşik aşıldığında bildirim otomatik tetiklenir.
3. Bildirim, tanımlı kanaldan (WhatsApp, e-posta, uygulama içi) veliye gönderilir; gönderim kaydı denetim izine düşer.
4. Kurs/dershane profilinde sınav sonuçları içeri alınır, net analizi ve karne PDF’i üretilir.
5. Sağlık raporu veya rehberlik notu gibi alanlara erişim, ayrı bir yetkiyle sınırlanır.

Öğrenci kartının kendisi için Öğrenci kaydı ve veli kartı, tahsilat tarafı için Taksit planı ve senet takibi yazımıza bakabilirsiniz. Genel bakış: okul yönetim yazılımı.

Kurumunuzun devamsızlık eşiğini ve bildirim kanallarını görüşmek için bizimle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Devamsızlık bildirimi için veli onayı gerekir mi?

Hayır; devamsızlık tebligatı işlemsel bir bildirim sayıldığından ticari mesaj rızasından ayrı olarak gönderilir.

Bildirim iletilmezse ne olur?

İletilemeyen mesaj ayrı işaretlenir ve listede görünür; hiçbir mesaj kuyrukta beklerken “gönderildi” olarak gösterilmez.

Sağlık bilgisini kim görebilir?

Yalnızca bu alan için tanımlanan yetkiye sahip personel; muhasebe veya servis ekibi bu bilgiyi görmez.

Kurs/dershane için sınav-karne süreci nasıl işler?

Deneme sonuçları içeri alınır, net analizi ve trend hesaplanır, karne PDF olarak üretilir; süreç öğrenci kartına bağlıdır.

Veli özür belgesi sunarsa devamsızlık kaydı değişir mi?

Evet; belge öğrenci kartına işlenir ve devamsızlık kaydı bu bilgiyle birlikte güncellenir, belgenin sunulma tarihi de saklanır.