Taksit planı ve senet takibi: okul tahsilatı

Bir okulda ücret neredeyse hiç tek kalemde ödenmez: 9-10 taksitlik bir plana, bazen de kayıt sözleşmesine ek bir senede bağlanır. Bu yazı, taksit ve senet takibinin okulda neden ayrı bir disiplin gerektirdiğini ve bankadan gelen bir hareketin doğru taksitle nasıl eşleştiğini anlatır.

Neden Excel’de taksit takibi tıkanır

Kayıt sezonunda muhasebe ekibi, “kim ne kadar borçlu” sorusuna tek bir ekrandan cevap verebilmelidir — yaşlandırma (0-30, 30-60, 60-90, 90+ gün) ve vade birlikte görünmelidir. Excel’de bu tablo, her yeni tahsilatta elle güncellenir; bir HAVALE satırının hangi öğrencinin hangi taksitine ait olduğunu bulmak günlük iki saate kadar çıkabilir. Taksit ve Senet modülü bu eşleştirmeyi bankadan gelen hareket satırı üzerinden otomatikleştirir.

Kayıt sezonunda bir okulun muhasebe ekibi genellikle iki soruyla uğraşır: “kim ödemedi” ve “elimizdeki hangi havale hangi öğrenciye ait”. İkisi de tek bir defterde tutulduğunda birbirini yavaşlatır; taksit planı ile banka hareketlerinin ayrı ama birbirine bağlı iki yüzey olarak tutulması, bu iki soruyu birbirinden bağımsız hızlandırır.

Taksit planı nasıl kurulur

Taksit planı; toplam tutar, taksit sayısı ve vade tarihlerinden kurulur. Her taksit ayrı ayrı ve kısmi olarak ödenebilir, gecikmiş taksit ayrı işaretlenir. Bir banka ekstresindeki “HAVALE - AYŞE K.” gibi bir satır, ilgili öğrencinin taksitine eşleştirilir; kısmi ödeme ve bölünmüş tahsilat (bir havalenin birden fazla taksite dağıtılması) desteklenir, kalan bakiye her eşleşmede yeniden hesaplanır.

Elden tahsilat yerine banka hesabına yatırma

Millî Eğitim Bakanlığı’nın Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği’nde 3 Ocak 2025’te yayımlanan değişiklik, eğitim ücretiyle birlikte yemek, kıyafet, kırtasiye ve servis gibi “diğer hizmetler” karşılığında alınan bedellerin kurum adına açılan banka hesabına yatırılmasını zorunlu kılar (madde 55) (kaynak: MEB). Bu nedenle nakit, okulda varsayılan bir tahsilat kanalı değildir; Rotenta’da nakit kanalı firma bazında açılıp kapatılabilir, okul için kapalı bırakılıp taksi veya kafe gibi diğer sektörlerde açık tutulabilir. Banka hareketinin taksitle eşleşmesi, bu yükümlülüğün fiilen yerine getirildiğinin kaydını da oluşturur.

İlan edilmemiş ücret sözleşmeye giremez

Aynı yönetmeliğin ücret ilanına ilişkin hükmü, okulların bir sonraki eğitim-öğretim yılına ait ücretlerini Ocak ile Mayıs sonu arasında ilan etmesini ister; bu süre içinde ilan yapılmazsa okulun bir önceki yıla ait sözleşme ücreti geçerli sayılır (kaynak: MEB Özel Öğretim Kurumları). Rotenta’da fiyat listeleri modülü, ilan tarihi olmayan bir kalemin sözleşmeye veya faturaya girmesini engeller; satış ekibi eski veya ilan edilmemiş bir ücretten teklif veremez.

Kayıt sözleşmesi taksit planını nasıl doğurur

Taksit planı, boşlukta durmaz — Sözleşme ve hakediş yönetimi modülünde kayıt sözleşmesi onaylandığı anda öğrencinin cari hesabı ve taksit planı birlikte doğar. İlan edilmemiş bir ücret kalemi sözleşmeye giremediği için, doğan taksit planı da her zaman ilan edilmiş bir tarifeye dayanır; sözleşme onaylanmadan taksit planı elle oluşturulmaz.

Düzeltme ve denetim izi

Bir tahsilat hatalı girildiğinde veya bir taksit iptal edildiğinde kayıt silinmez; imzalı bir ters kayıt olarak asıl işlemin üzerine değil yanına eklenir ve kim, ne zaman, hangi gerekçeyle düzelttiği denetim izine düşer. Bu, kapanmış bir günün yeniden açılması durumunda da geçerlidir — hiçbir tahsilat kaydı iz bırakmadan kaybolmaz.

Senet portföyü

Bazı kurumlar taksit planına ek olarak senet alır. Senet, cari hesabın bir alt yüzeyi olarak portföy → tahsile verildi → tahsil edildi / karşılıksız durumları arasında ilerler; bu akış ayrı bir modül değil, cari hesabın parçasıdır. Bir senet karşılıksız çıktığında bu durum ilgili öğrencinin cari bakiyesine yansır ve idare, hangi senetlerin hâlâ tahsil sürecinde olduğunu portföy görünümünden tek bakışta görür — ayrı bir defter tutmaya gerek kalmaz.

Örnek: 45 öğrencili bir kolej, her ay banka ekstresinden gelen ortalama 40 havale satırını taksitlerle eşleştirmek için sekreteryanın günde iki saatini harcadığını fark eder. Otomatik eşleştirmeyle bu süre, yalnızca eşleşmeyen satırların kontrolüne inen 15 dakikaya düşer.

Rotenta’da taksit ve tahsilat adımları

1. Kayıt sözleşmesi onaylandığında öğrenci kartına bağlı cari hesap ve taksit planı birlikte oluşur.
2. Taksit ve Senet modülünde tutar, taksit sayısı ve vade tarihlerini girersiniz.
3. Banka ekstresi içeri alındığında sistem her satırı açık taksitlerle eşleştirmeyi önerir; onayladığınız eşleşme kalan bakiyeyi günceller.
4. Eşleşmeyen veya kısmi ödenen satırları elle kontrol edip bölüştürürsünüz.
5. Vadesi geçen taksitler Cari hesap ekranında yaşlandırma tablosunda görünür.

Kardeş veya erken kayıt indirimi taksit tutarını etkiliyorsa bu oran Burs ve indirim yönetimi modülünden tanımlanır; öğrenci kartının kendisi için Öğrenci kaydı ve veli kartı yazımıza bakabilirsiniz. Genel bakış için okul yönetim yazılımı sayfasına dönebilirsiniz.

Kurumunuzun taksit ve senet akışını görüşmek için bizimle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Nakit tahsilat tamamen mi kapatılıyor?

Nakit kanalı firma bazında açılıp kapatılabilen bir ayardır; okul için kapalı tutmak isteyen kurumlar bunu kapatabilir, banka hareketi taksitle eşleşerek tahsilatın kaydını oluşturur.

Kısmi ödenen bir taksit nasıl işlenir?

Kısmi ödeme kaydedilir, kalan bakiye yeniden hesaplanır; taksit tam ödenene kadar açık kalır.

Senet ayrı bir modül mü?

Hayır, senet cari hesabın bir alt yüzeyi olarak portföy durumları üzerinden izlenir.

İlan edilmemiş bir ücret kalemi sisteme girebilir mi?

Hayır; fiyat listesinde ilan tarihi olmayan bir kalem sözleşmeye veya faturaya eklenemez.

Hatalı girilen bir tahsilat nasıl düzeltilir?

Kayıt silinmez; imzalı bir ters kayıt asıl işlemin yanına eklenir ve düzeltmenin kim tarafından, ne zaman yapıldığı denetim izine düşer.