Ön büro ve oda planı: doluluğu tek bakışta görün

Bir otelde resepsiyonun bilmesi gereken tek şey vardır: bugün hangi oda boş, hangisi dolu, hangisi temizlenmeyi bekliyor. Ön büro modülü bunu tek bir oda planı ekranında toplar; rezervasyon, check-in ve folio aynı ekrandan yürür, resepsiyonun bu bilgiyi ayrı bir deftere ya da farklı bir uygulamaya bakarak toplaması gerekmez.

Oda planı: dolu, boş, temizlenecek, bakımda

Oda planı, odaları tipe ve kata göre satır satır listeler; her odanın o günkü durumu renkle ayrılır. Resepsiyon telefonla kat hizmetlerine sormadan bir odanın müsait olup olmadığını görür, bir odayı bakıma alıp satıştan çıkarmak tek tıkla yapılır. Bir musluk arızası ya da klima bakımı yüzünden bir odayı birkaç günlüğüne satış dışı bırakmak istediğinizde, o oda o tarih aralığında rezervasyon listesinden otomatik düşer; resepsiyonun ayrıca hatırlayıp o odayı önermemesi gerekmez.

Rezervasyon ve uygunluk sorgusu

Yeni bir talep geldiğinde resepsiyon, oda tipi ve tarih aralığını girer; sistem o aralıkta uygun odaları oda planından anında süzer. Rezervasyon onaylandığında oda planındaki ilgili günler dolu olarak işaretlenir; aynı oda aynı geceye ikinci kez rezervasyona kapanır.

Check-in, folio ve ekstra hizmetler

Misafir giriş yaptığında rezervasyon check-in’e dönüşür ve bir folio açılır. Oda ücreti geceden geceye folioya işler; minibar, çamaşırhane, geç çıkış gibi ekstra hizmetler de aynı foliora eklenir. Misafir çıkışta tek bir hesap görür, oda ücreti ile ekstraları ayrı ayrı toplamaya gerek kalmaz. Aynı folio üzerinde birden fazla misafir kalabilir; bir aile odasında anne-baba ve çocuğun ekstraları tek hesapta toplanır, ayrı ayrı takip edilmesi gerekmez.

Rezervasyon durumları: opsiyon, blokaj ve depozito

Her talep aynı gün onaylanmaz; bir grup için oda ayırtılırken önce opsiyon açılır, depozito yatınca rezervasyon kesinleşir. Ön büronun oda planı bu ayrımı da göstermelidir: kesinleşmiş bir rezervasyon dolu olarak işaretlenirken, opsiyonlu bir talep ayrı bir renkle görünmeli ki resepsiyon o odayı başka bir misafire teklif ederken opsiyonun süresini bilsin. Opsiyon süresi dolduğunda oda otomatik olarak yeniden uygunluk listesine döner.

Misafir kaydı ve tekrar eden konuklar

Bir misafir ikinci kez geldiğinde resepsiyonun aynı bilgileri baştan sorması gerekmemeli. Check-in ekranı, daha önce kalan bir misafirin kaydını müşteri kartından bulup rezervasyona bağlar; iletişim bilgisi ve geçmiş kalış notu aynı kartta durur. Yeni bir misafirse kart check-in sırasında açılır, tekrar geldiğinde tekrar aranır.

Gece denetimi ne işe yarar

Gün sonunda gece denetimi (night audit) o günün tüm folio hareketlerini kapatır: geceleme ücreti bir sonraki güne otomatik işlenir, açık kalan hesaplar görünür kalır, günün toplamı muhasebeye devredilir. Gece denetimi çalıştırılmadan yeni gün açılmaz; bu da bir günün iki kez faturalanmasını veya hiç faturalanmamasını engeller. Gece denetimini genellikle gece nöbetçisi ya da sabah vardiyasını devralan resepsiyonist çalıştırır; adım kısadır, ama atlanırsa ertesi gün oda planı ile muhasebe kaydı birbirini tutmaz.

Örnek: 30 odalı bir sahil otelinde yaz sezonunda günde ortalama 9 giriş, 11 çıkış oluyor. Oda planı ayrı bir deftere, rezervasyonlar ayrı bir ajandaya yazıldığında resepsiyon vardiya değişiminde ortalama 15 dakikasını hangi odanın boşaldığını teyit etmeye harcıyordu; bazı günler kat hizmetleri henüz bitirmediği bir odayı resepsiyon yeni misafire vermek üzereydi. Oda planı, rezervasyon ve folio tek ekrana taşındıktan sonra vardiya devri beş dakikanın altına indi, çünkü yeni vardiyadaki kişi ekranı açtığında günün durumunu ve kat hizmetlerinin temizlik onayını zaten görüyor.

Rotenta’da ön büro ve oda planı

1. Ayarlar’da oda tipleri, kat bilgisi ve oda numaraları tanımlanır.
2. Ön büro modülünde oda planı ekranı bu tanıma göre oluşur; her oda kendi satırında görünür.
3. Rezervasyon modülünde oda tipi ve tarih aralığı girilerek uygunluk sorgulanır, uygun oda(lar) için rezervasyon kaydı açılır.
4. Rezervasyon onaylandığında oda planındaki ilgili günler dolu olarak işaretlenir.
5. Misafir giriş yaptığında rezervasyon check-in’e dönüşür, folio açılır; oda ücreti ve ekstra hizmetler folioya işlenir.
6. Gün sonunda gece denetimi çalıştırılır; günün folio hareketleri kapanır ve muhasebeye devredilir.
7. Çıkışta folio kapanır, kalan bakiye varsa fatura üzerinden tahsil edilir.

Odayı satışa kapatmadan önce kat hizmetlerinin temizlik onayının nasıl işlediğini kat hizmetleri ve konaklama vergisi yazısında, aynı odanın birden fazla kanaldan nasıl satıldığını kanal yönetimi yazısında bulabilirsiniz. Rezervasyon modülünün kapasite ve tarih mantığı rezervasyon ve kapasite yönetimi modül sayfasında ayrıntılı anlatılır.

Sık sorulan sorular

Oda planında bir odayı geçici olarak satıştan çıkarabilir miyim?

Evet; oda bakıma veya kullanım dışına alındığında oda planında işaretlenir ve rezervasyon o oda için önerilmez.

Gece denetimi her gece elle mi çalıştırılmalı?

Gece denetimi günün kapanışını yapan ayrı bir adımdır; yeni gün açılmadan önce çalıştırılması beklenir.

Aynı misafir birden fazla oda kiralarsa tek folio yeterli mi?

Hayır; her oda kendi folio’sunu tutar, gerektiğinde odalar arası masraf aktarımı yapılabilir.

Oda planını telefondan görebilir miyim?

Evet; oda planı ve günün rezervasyon listesi telefon ekranında da açılır.

Kat hizmetleri oda planını görebilir mi, yoksa yalnızca resepsiyon mu?

Kat hizmetleri kendi ekranından odanın temizlik durumunu günceller; bu güncelleme oda planına anında yansır.

Otel yönetim yazılımının ön büro dışında neleri kapsadığını otel yönetim yazılımı sayfasında görebilirsiniz. Ön büronuzu nasıl kuracağınızı konuşmak için bize yazın.