Kat hizmetleri, folio ve faturada konaklama vergisi

Bir otelde üç şey her gün aynı anda ilerler: kat hizmetlerinin temizlik turu, misafirin folio’daki hesabı ve çıkışta kesilecek fatura. Bu üçü ayrı ayrı takip edildiğinde bir oda erken satışa açılır, bir ekstra faturaya işlenmeden unutulur veya konaklama vergisi satırı yanlış hesaplanır.

Kat hizmetleri neden ön büroyla aynı ekranı paylaşmalı

Bir misafir çıkış yaptığında oda otomatik olarak boş görünmemeli; önce temizlenmeli, sonra satışa açılmalıdır. Kat hizmetleri modülü odanın durumunu (kirli, temizleniyor, temiz, kontrol bekliyor) ön büronun gördüğü aynı oda planı üzerinde günceller. Resepsiyon bir odayı yeni misafire ancak kat hizmetleri “temiz” onayı verdikten sonra atayabilir; bu sıra tersine çevrilemez.

Kat hizmetlerinin günlük görev listesi

Her sabah kat hizmetleri sorumlusu, o gün çıkış yapacak ve hazırlanması gereken odaların listesini görür; bu liste ön büronun oda planından türer, ayrıca elle hazırlanmaz. Bir oda temizlendikçe personel durumu günceller, oda planındaki renk değişir. Kontrol gerektiren odalar (uzun kalış sonrası, özel talep) ayrıca işaretlenebilir; bu odalar kat hizmetleri sorumlusunun onayından geçmeden “temiz” sayılmaz. Aynı liste, kat hizmetleri ekibinin gün içinde kaç odayı bitirdiğini de gösterir; vardiya sonunda kalan oda sayısını saymak için ayrı bir sayım yapmaya gerek kalmaz.

Folio: oda ücretinden ekstraya kadar tek hesap

Misafirin kaldığı süre boyunca oda ücreti, minibar, çamaşırhane, geç çıkış gibi kalemler aynı folioya işler. Folio kapanmadan fatura kesilmez; kapanış anında folio’daki tüm kalemler tek bir fatura taslağına aktarılır, resepsiyonun kalemleri elle toplaması gerekmez.

Konaklama vergisi: KDV’den ayrı bir satır

Konaklama hizmeti bedeli üzerinden hesaplanan konaklama vergisi, faturada KDV matrahının dışında, ayrı bir kalem olarak gösterilir (GİB’in konaklama vergisi uygulama genel tebliği). Bu verginin oranı sabit değildir, zaman içinde değişebilir; bu nedenle Rotenta’da oran sisteme sabit kodlanmaz, geçerlilik tarihiyle birlikte tanımlanır. Bir fatura, kesildiği tarihte geçerli olan oranı taşır; oran daha sonra değişse bile geçmiş faturalar etkilenmez. Güncel oranın ne olduğu, faturayı kesme tarihinizde gib.gov.tr üzerinden teyit edilmelidir. Sezon başında ya da yıl dönümünde oran değiştiğinde yapmanız gereken tek şey, yeni oranı geçerlilik tarihiyle birlikte sisteme tanımlamaktır; o tarihten önce kesilmiş faturalar eski oranı taşımaya devam eder, geriye dönük bir düzeltme gerekmez.

Faturada e-Fatura / e-Arşiv seçimi

Folio kapanışıyla oluşan fatura taslağı, muhasebecinizin kullandığı senaryoya göre e-Fatura veya e-Arşiv olarak çıkabilir. Hangi senaryonun kullanılacağı mükellefin durumuna göre değişir; bu karar muhasebe modülünde firma ayarları üzerinden tanımlanır, her fatura için tekrar seçilmesi gerekmez. Fatura henüz bu bağlantı kurulmadan gönder denilirse ekran bunu açıkça pasif gösterir; “gönderildi” gibi yanıltıcı bir durum hiçbir zaman görünmez.

Örnek: 20 odalı bir otelde kat hizmetleri temizlik durumunu kâğıt bir çizelgeye işliyor, resepsiyon bu çizelgeyi görmeden odayı bazen erken satışa açıyordu; ayda birkaç kez misafir gelene kadar oda hazır olmuyor, misafir lobide beklemek zorunda kalıyordu. Konaklama vergisi de ay sonunda ayrı bir Excel dosyasında toplanıp faturalara elle ekleniyordu ve bazı faturalarda unutuluyordu; muhasebeci ay sonunda eksik satırları bulup düzeltmek için ekstra zaman harcıyordu. Kat hizmetleri, oda planı ve fatura tek akışa taşındıktan sonra erken satış durdu, konaklama vergisi satırı her faturada otomatik ve doğru oranla çıkmaya başladı.

Rotenta’da kat hizmetleri ve fatura akışı

1. Misafir çıkış yaptığında oda kat hizmetleri modülünde “kirli” olarak işaretlenir.
2. Kat hizmetleri odayı temizler, durumu “temiz” olarak günceller; bu durum ön büronun oda planına anında yansır.
3. Resepsiyon odayı yalnızca “temiz” durumdayken yeni bir misafire atayabilir.
4. Konaklama süresince oda ücreti ve ekstra hizmetler misafirin folio’suna işlenir.
5. Çıkışta folio kapanır; oda ücreti, ekstralar ve konaklama vergisi tek fatura taslağına aktarılır.
6. Fatura, firma ayarında tanımlı senaryoya göre e-Fatura veya e-Arşiv olarak kesilir.
7. Fatura ve konaklama vergisi tutarı cari hesaba ve ilgili döneme işlenir.

Folio’nun check-in’den itibaren nasıl işlediğini ön büro ve oda planı yazısında, check-in sırasında toplanan kimlik bilgisinin nereye gittiğini KBS kimlik bildirimi yazısında bulabilirsiniz. Faturanın ve cari hesabın diğer ayrıntıları ön muhasebe: cari, fatura, kasa modül sayfasında, e-Fatura/e-Arşiv çıktısı e-Fatura ve e-Arşiv modül sayfasında anlatılır.

Sık sorulan sorular

Kat hizmetleri onayı olmadan resepsiyon odayı satabilir mi?

Hayır; oda planında oda “temiz” olarak görünmeden resepsiyon o odayı yeni bir misafire atayamaz.

Konaklama vergisi oranı değişirse geçmiş faturalarım etkilenir mi?

Hayır; her fatura kesildiği tarihte geçerli olan oranı taşır, oran sonradan değişse bile geçmiş fatura yeniden hesaplanmaz.

Folio kapanmadan fatura kesilebilir mi?

Hayır; fatura taslağı folio kapanışıyla birlikte oluşur, açık bir folio için fatura kesilmez.

e-Fatura mı e-Arşiv mi çıkacağını her seferinde seçmem gerekir mi?

Hayır; hangi senaryonun uygulanacağı firma ayarında bir kez tanımlanır, her fatura bu ayara göre çıkar.

Kat hizmetleri ekranını telefondan kullanabilir miyiz?

Evet; oda durumu güncellemesi telefon ekranından da yapılabilir.

Bu akışın otel yönetim yazılımının geri kalanıyla nasıl birleştiğini otel yönetim yazılımı sayfasında bulabilirsiniz. Kat hizmetleri ve fatura akışınızı birlikte kurmak için bize yazın.