Rezervasyon ve kapasite yönetimi nasıl çalışır?

Rezervasyon ve kapasite yönetimi modülü, bir kaynağı — araç, oda, kabin, masa veya personel — belirli bir zaman dilimine kilitler ve aynı kaynağı iki farklı müşteriye aynı anda satmayı sistemsel olarak engeller. Telefondaki müşteriyi saniyeler içinde uygun slota bağlar, opsiyon süresini otomatik izler ve onaylanan talebi sefer veya hizmet kaydına dönüştürür.

Kimler kullanır

Modül, kaynağı sınırlı olan ve bu sınırı aşan satışın doğrudan zarar veya itibar kaybı doğurduğu her işletme için tasarlanmıştır: transfer şirketlerinin çağrı merkezi ve satış ofisi, acentelerin tur ve kontenjan masası, otellerin resepsiyonu, randevu ve güzellik merkezlerinin ön büro ekibi, tekne ve gemi charter işletmelerinin rezervasyon masası. Ortak sorun aynıdır: aynı aracın, aynı odanın veya aynı personelin iki ayrı satışçı tarafından aynı saate yazılması.

Nasıl çalışır: kaynak, slot ve durum makinesi

Her satılabilir birim — araç, oda, kabin, masa, koltuk — kendi kaynak satırına sahiptir ve kapasitesi bu satırda bir tam sayı olarak tutulur. Bu satır olmadan bir rezervasyon var olamaz; kapasite üstü bir talep uyarı değil, doğrudan ret alır.

Bir rezervasyonun süresi ve hangi kaynağı/yetkinliği gerektirdiği elle yazılmaz: Transfer modülünün Kalemler sekmesindeki hizmet tanımından okunur. Fiyat da aynı şekilde rezervasyon anında Tarifeler’den çözülür ve satıra donuk biçimde yazılır — daha sonra tarife değişse bile o rezervasyonun fiyatı değişmez.

Bir rezervasyon şu durumlar arasında ilerler: talep → opsiyon/blokaj (firmanın tanımladığı süre kadar tutulur, süre dolunca stok otomatik serbest kalır) → kapora (firma “kaporasız kesin rezervasyon yok” kuralını açtıysa) → kesin → tamamlandı veya iptal. İptal ya da süresi dolan bir opsiyon, bekleme listesindeki bir sonraki talebi sıradaki konuma otomatik yükseltir.

Uçuş numarası ve uçuş saati rezervasyona bağlı alanlardır; değiştiklerinde slot kilidi yeniden hesaplanır ve atanan kaynağa tek bir değişiklik bildirimi düşer. Rezervasyonu yapan kişi, hizmeti alan kişi ve ödemeyi yapan kişi üç farklı kart olabilir — cari kayıt ödeyene işlenir; kartların kendisi müşteri yönetimi modülünde tutulur.

Örnek

Örnek: Bir transfer şirketinin çağrı merkezi, Antalya Havalimanı’na 14:20’de inecek bir uçuş için 6 kişilik VIP transfer talebi alır. Operatör rezervasyon ekranında uçuş kodunu girer, sistem 8 koltuklu araç kaynağından uygun bir slot önerir ve talebi 30 dakikalık bir opsiyon olarak tutar. Firmanın “kaporasız kesin rezervasyon olmaz” kuralı açık olduğu için, müşteri kapora ödemeden rezervasyon “kesin” durumuna geçemez; kapora yatırıldığında rezervasyon otomatik kesinleşir ve cari hesaba işlenir. Uçuş 40 dakika rötarlı düşünce operatör yalnızca uçuş saatini günceller, sistem aracın ve şoförün müsaitliğini yeniden kontrol edip tek bir değişiklik bildirimi üretir.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Operatör, Transfer modülünün Rezervasyon alt sekmesinde “Yeni rezervasyon” kartını açar; müşteri (musteriler) kartını arar veya yeni kart oluşturur.
2. Hizmet türünü (Kalemler’den) seçer; sistem süreyi ve gereken kaynak tipini otomatik doldurur, uygun kaynaklardan boş olanları listeler.
3. Kanal alanına talebin geldiği yeri işler (telefon, WhatsApp, acente, OTA) — bu alan sonradan dönem raporunda süzülebilir.
4. Firma ayarına göre sistem rezervasyonu opsiyon olarak tutar; süre dolmadan kapora tahsil edilirse rezervasyon kesinleşir, edilmezse stok otomatik serbest kalır.
5. Kesinleşen rezervasyon, kaydı ikinci kez tutmadan sefer kaydına (Transfer › Sefer) dönüşür; yolcu bilgisi aynı satırdan taşınır.
6. Kurumsal bir sözleşmeye bağlı bir talep ise rezervasyon sözleşmeler alt sekmesindeki hakediş dökümüne otomatik girer.
7. Onay ve hatırlatma bildirimleri panelde gönderim durumuyla (gönderildi/hata/beklemede) görünür, hiçbir zaman iyimser bir “gönderildi” yazmaz.

Rezervasyon modülü, önceden fiyat teklifi çıkarılmış bir işten geliyorsa teklifler alt sekmesindeki kabul edilmiş teklifle de eşleşir; teklif kesinleşince rezervasyon otomatik açılır. Kapora ve tahsilat kaydı muhasebe modülünün cari hesabında görünür.

Yetki ve denetim izi

Rezervasyonu kim oluşturdu, kim iptal etti, kaporayı kim iade etti — bu ayrı bir günlük değil, panelin roller ve denetim izi modülünün ürettiği aynı kayıttır. Bir opsiyonu elle uzatmak veya kaporasız bir rezervasyonu kesinleştirmek gibi istisnai işlemler, kimin ne zaman yaptığıyla birlikte görünür kalır; bu kayıt sonradan silinemez. Rezervasyon listesi ve gün görünümü telefon ekranında da çalışır — saha ekibi veya vardiyadaki operatör, ofisten uzaktayken de müsaitliği ve bekleme listesini görebilir, yeni bir talebi orada onaylayabilir.

Sık sorulan sorular

Aynı aracı iki satışçı aynı anda satabilir mi?

Hayır. Kapasite kontrolü veritabanı seviyesinde çalışır: iki eşzamanlı kesin rezervasyon talebinden yalnızca biri onay alır, diğeri anında ve net bir şekilde reddedilir. Bu bir uyarı değil, engellemedir.

Kapora alınmadan rezervasyon kesinleşir mi?

Firma “kaporasız kesin rezervasyon olmaz” ayarını açtıysa hayır; rezervasyon kapora satırı cari hesaba işlenene kadar opsiyon durumunda kalır.

Bekleme listesi nasıl işler?

Kapasite dolduğunda talep bekleme listesine düşer. Mevcut bir rezervasyon iptal olduğunda ya da opsiyon süresi dolduğunda, listedeki ilk talep sıradaki konuma otomatik geçer ve ilgili operatöre bildirim gider.

Rezervasyon fiyatı sonradan değişebilir mi?

Hayır. Fiyat, rezervasyon anında geçerli tarifeden okunup satıra donuk olarak yazılır; tarife daha sonra güncellense bile o rezervasyonun fiyatı sabit kalır.

Rezervasyon geçmiş verimi nasıl dışa aktarırım?

Rezervasyon listesi, tutar ve kişi bilgisi yetkinize göre maskelenmiş biçimde dönem bazlı CSV olarak dışa aktarılır. Rezervasyonun bağlandığı diğer modülleri modüller rehberimizde inceleyebilir, uygun kapsamı fiyatlandırma sayfasından karşılaştırabilir, iletişim sayfasından ekibimizle konuşabilirsiniz.