Otel yönetim yazılımı nasıl seçilir?

Küçük bir otel için doğru yazılım, en çok yüzü aşan bir demo değil, günlük işi görebilen beş şeydir: oda planı, kanal senkronu, kimlik bildirimi, muhasebe bağlantısı ve verinizi dışarı çıkarabilme özgürlüğü. Bu yazı bu beş kalemi tek tek açar.

Oda planı olmadan hiçbir şey olmaz

Resepsiyonun her sabah tekrar eden ilk sorusu “hangi oda boş” sorusudur. Oda planı ekranı odaları tipe ve kata göre listeleyip günün durumunu (dolu, boş, temizlenecek, bakımda) tek bakışta göstermiyorsa, resepsiyon telefonla kat hizmetlerine sorup teyit almak zorunda kalır. Değerlendirirken sorulacak soru basittir: yazılım, oda planını açık tutarak aynı ekrandan rezervasyon ve check-in yapabiliyor mu, yoksa oda planı ayrı bir rapor mu?

Kanal senkronu: stok kaç yerde tutuluyor

Aynı odayı iki satış kanalından aynı geceye satan bir otel, misafiri kapıda geri çevirmek zorunda kalır. Sorulacak soru: stok tek bir yerde mi tutuluyor, yoksa her kanal kendi takvimini mi tutuyor ve biri elle güncelleniyor mu? Tek stok ilkesi, bir kanalda satılan odanın diğerlerinde anında düşmesi demektir; elle güncelleme aradan bir gün geçince mutlaka bir çakışma üretir.

Kimlik bildirimi otomatik mi, elle mi

Konaklama tesisleri misafirlerinin kimlik bilgilerini genel kolluk kuvvetlerine bildirmekle yükümlüdür (1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu); bilgisayarlı sistemi olan tesislerde bu bildirim kolluğun sistemine (KBS) bağlanarak yapılır. Yazılımı seçerken bu bildirimin check-in ekranından ayrı bir işlem mi, yoksa check-in’in doğal bir parçası mı olduğuna bakın — ayrı bir işlemse günün yoğun saatinde atlanır. Ayrıca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun ilke kararı uyarınca kimlik belgesinin fotokopisi veya görseli kaydedilemez; yazılımın check-in ekranında böyle bir yükleme alanının bulunmaması, bir eksiklik değil gerekliliktir.

Muhasebe ve fatura gerçekten bağlı mı

Folio kapandığında oda ücreti, ekstra hizmetler ve konaklama vergisi ayrı ayrı elle faturaya işlenmemeli; kapanış tek hareketle cari hesaba ve faturaya yansımalıdır. Konaklama vergisi zaman zaman değişen bir oranla uygulandığından, oranın yazılımda sabit kodlanmadığından ve tarih aralığıyla tanımlanabildiğinden emin olun; aksi hâlde oran her değiştiğinde yazılım firmasını beklemeniz gerekir. Faturanın e-Fatura veya e-Arşiv olarak çıkabilmesi de aynı başlığın altındadır; muhasebeciniz hangi senaryoyu kullanıyorsa yazılımın buna uyması gerekir.

Verinizi dışarı çıkarabiliyor musunuz

Mevcut oda listeniz, fiyatlarınız ve müşteri kayıtlarınız bugün muhtemelen bir Excel dosyasında. Yeni yazılımın bunları içeri alıp almadığı kadar, ileride kendi verinizi dışarı aktarıp aktaramadığınız da önemlidir; destek talebi açmadan indiremediğiniz bir liste, aslında sizin değildir. Aynı soru müşteri kayıtları için de geçerlidir: telefon numarası ve iletişim geçmişi başka bir yazılıma taşınmak istendiğinde dışa aktarım tek tıkla mı yapılıyor, yoksa satır satır elle mi kopyalanıyor?

Mobilde de aynı ekran mı

Resepsiyon masasından uzaklaştığınızda — kat hizmetleriyle konuşurken, tedarikçiyle görüşürken — oda planına telefondan bakabilmek küçük bir otelde lüks değil, günlük ihtiyaçtır. Değerlendirirken oda planının ve günün rezervasyon listesinin telefon ekranında da açılıp açılmadığına, yoksa yalnızca masaüstünde çalışan ayrı bir ürün mü olduğuna bakın; ikisi ayrı ürünse, ikisini de güncel tutmak ekstra bir iş yükü demektir.

Modül seçimi ve paketleme

Otelin ihtiyacı büyüdükçe modül eklemek isteyeceğinizden, yazılımın modülleri tek tek açıp kapatabildiğinden ve kullanmadığınız modül için ödeme yapmadığınızdan emin olun. Güncel paket ve modül seçeneklerini fiyatlandırma sayfasından inceleyebilirsiniz.

Örnek: 22 odalı bir butik otel, rezervasyonu bir ajanda uygulamasında tutuyor, kanal takvimlerini her sabah elle güncelliyor, ay sonunda kat hizmetleri çizelgesini ve konaklama vergisini ayrı bir Excel dosyasında topluyordu. Sabah güncellemesi ortalama 25 dakika sürüyor ve haftada bir kanal arasında çakışma çıkıyordu; tek panelde oda planı, kanal stoku ve muhasebeyi birleştirdikten sonra sabah güncellemesi kalktı, çakışma sıfırlandı.

Rotenta’da otel kurulumu

1. Ayarlar’da oda tipleri ve kat bilgisi tanımlanır.
2. Ön büro modülünde oda planı ekranı açılır; odalar tipe ve kata göre listelenir.
3. Rezervasyon modülünde oda tipi ve tarih aralığına göre uygunluk sorgulanır, rezervasyon kaydı açılır.
4. Kanal yöneticisi modülünde satış kanallarının stok eşlemesi tanımlanır; bir kanalda satılan oda diğerlerinde anında düşer.
5. Misafir giriş yaptığında KBS kimlik bildirimi modülü ad, soyad ve kimlik numarasını ilgili sisteme iletir.
6. Folio kapanışıyla muhasebe modülünde fatura ve konaklama vergisi satırı otomatik oluşur.
7. Veri Aktarımı modülüyle mevcut oda ve fiyat listesi Excel’den içeri alınır.

Bu kurulumun ekranda nasıl çalıştığını ön büro ve oda planı yazısında, kanal tarafını kanal yönetimi yazısında ve müşteri kaydının nasıl tutulduğunu müşteri yönetimi (CRM) modül sayfasında bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Otel yazılımına geçerken geçmiş rezervasyonlarımı kaybeder miyim?

Hayır; mevcut rezervasyon ve müşteri listeniz Excel’den içe alınır, geçiş sırasında elle tekrar girmeniz gerekmez.

Tek şubeli bir pansiyon için de anlamlı mı?

Evet; oda planı ve kanal senkronu tek şubeli bir pansiyonda da aynı çakışma sorununu çözer, ekran büyüklüğe göre değişmez.

Kanal yöneticisi hangi kanalları destekler?

Tanımladığınız her satış kanalının stok ve fiyatını aynı panelden yönetirsiniz; kanal sayısı arttıkça ekran değişmez.

KBS bildirimini her check-in’de elle mi göndermem gerekir?

Hayır; check-in tamamlandığında bildirim otomatik olarak hazırlanır, ayrı bir ekrana geçmeniz gerekmez.

Muhasebecim mevcut çalışma düzenini korur mu?

Evet; cari hesap ve fatura kayıtlarını dışa aktararak muhasebecinizle paylaşabilirsiniz.

Otel yönetim yazılımının otelinize kattığı diğer başlıkları otel yönetim yazılımı sayfasında topluca bulabilirsiniz. Otelinize hangi modüllerin uygun olduğunu birlikte belirlemek için bize yazın.