Araç belgeleri nasıl takip edilir?

Bir aracın muayenesi, trafik sigortası ya da yetki belgesi süresi dolduğunda sorun genelde belgeyi hiç izlememekten değil, izlemeyi bir kişinin hafızasına bırakmaktan çıkar. Araç belgelerini takip etmenin doğru yolu; her belgeye bir bitiş tarihi tanımlamak, süresi yaklaşanı önceden görmek ve süresi geçmiş bir belgeyle aracın sefere çıkmasını sistemin kendisinin engellemesidir.

Hangi belgeler takip edilmeli

Bir aracın yola çıkabilmesi için birden fazla belgesinin geçerli olması gerekir. En sık takip edilenler:

• Muayene — motorlu araçların belirli periyotlarla teknik muayeneden geçirilmesi 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu’nun 34. maddesine dayanan bir yükümlülüktür; muayenesi olmayan bir aracın trafiğe çıkması mevzuata aykırıdır (mevzuat.gov.tr, 2918 sayılı Kanun).
• Trafik sigortası — Karayolları Motorlu Araçlar Zorunlu Mali Sorumluluk Sigortası, yine 2918 sayılı Kanun’a dayanan zorunlu bir sigortadır; poliçesi olmayan aracın trafiğe çıkması yasaktır ve aynı Kanun’un 34. maddesi geçerli sigortası olmayan aracın muayeneye dahi kabul edilmeyeceğini düzenler (mevzuat.gov.tr, ZMSS genel şartları).
• Egzoz emisyon ölçümü — periyodik muayenenin bir parçası olarak istenen bir belgedir.
• Yetki belgesi — ticari amaçla yolcu ya da eşya taşımacılığı yapan işletmeler için Karayolu Taşıma Yönetmeliği kapsamında Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı tarafından düzenlenir (mevzuat.gov.tr, Karayolu Taşıma Yönetmeliği).
• Kasko — zorunlu değildir ama filo işleten çoğu işletme aracın kendi hasarını da güvence altına almak için tutar.

Bu listeye kiralık ya da taşeron araçlarınızın belgelerini de eklemeniz gerekir; sahibi sizin firmanız olmasa da o araç sizin adınıza sefer yapıyorsa belgesinin süresi sizin sorumluluğunuzdadır. Firmanızın kendine özgü bir belge türü varsa (ör. bir müşterinizin talep ettiği ek bir sertifika) bunu da aynı deftere bir belge tipi olarak tanımlayabilirsiniz; belge takibi kapalı, sabit bir liste değil, firmanın tanımlayabildiği bir yapıdır.

Süre dolmadan önce görmek yetmez, atamayı durdurmak gerekir

Bir e-posta hatırlatması “belgeniz 10 gün içinde bitiyor” der ama aracı o gün kim atadıysa hatırlamıyorsa hiçbir şey değişmez. Asıl güvenlik, sefer ataması yapılacağı anda sistemin belgeyi kontrol etmesi ve süresi geçmiş bir yasal belgeyle atamayı reddetmesidir; eksik (hiç yüklenmemiş) bir belgede ise firma isterse yalnızca uyarı ile geçilmesine izin verilebilir.

Uyarı penceresinin kaç gün olacağı da firmanıza kalmalıdır: bazı işletmeler bir ay öncesinden, bazıları iki hafta öncesinden görmek ister. Pano üzerindeki sayaç kartı, bu pencereye göre kaç belgenin süresinin dolduğunu ya da dolmak üzere olduğunu tek bakışta gösterir; hangi aracın hangi belgesinin sorunlu olduğunu ayrıca liste kartından görürsünüz. Belge durumunu toplu olarak dışa aktarıp yönetim toplantısında ya da denetimde paylaşmak istediğinizde bunu da yapabilirsiniz.

Örnek

18 araçlık bir filoda iki aracın trafik sigortası bu hafta içinde bitiyor, bir aracın muayenesi de üç gün önce geçmiş olsun; bu üç araç da normal şartlarda yarının planına dahildir. Yarın için beş sefer planlanmışken planlayıcı bu üç aracı normal şekilde seçmeye çalışır. Sigortası biten iki araç için ekranda uyarı çıkar çünkü süre henüz geçmemiştir; muayenesi geçmiş araç için ise atama doğrudan reddedilir ve planlayıcı o seferi başka bir araca kaydırmak zorunda kalır — bunu sefer günü sabahı değil, planlama anında görür.

Rotenta’da araç belgesi takibi nasıl işler

1. Filo modülünde her araca muayene, trafik sigortası, kasko, egzoz emisyonu ve yetki belgesi gibi belge tiplerini tanımlarsınız; firma özelinde yeni bir tip de ekleyebilirsiniz.
2. Her belgeye bitiş tarihini girer, varsa taranmış dosyasını (PDF/görsel) yüklersiniz; belge geçmişte kalan belgeler silinmez, kapanma tarihiyle kaydedilir.
3. Ayarladığınız uyarı penceresi (örneğin 30 gün) içinde süresi dolan ya da dolacak belgeleri panodaki sayaç ve liste kartında görürsünüz.
4. Sefer modülünde bir aracı atarken sistem belge kapısına sorar: süresi geçmiş yasal bir belge varsa atama reddedilir, eksik belgede firma ayarına göre uyarı ile geçilir.
5. Bir uyarıyı gerekçe yazarak geçtiğinizde bu, roller ve denetim izi ekranına aktör ve sebep olarak işlenir; hangi seferin hangi eksik belgeyle çıktığı sonradan da görülebilir.

Sık sorulan sorular

Hangi belge tiplerini tanımlayabilirim?

Muayene, trafik sigortası, kasko, egzoz emisyonu ve yetki belgesi hazır tanımlıdır; firmanızın kendine özgü bir belge türü varsa bunu da ekleyebilirsiniz.

Belge süresi dolan bir araca sefer ataması yapılabilir mi?

Yasal olarak zorunlu bir belgenin süresi geçtiyse atama reddedilir; karar ekrana değil sisteme bırakılır, böylece unutkanlık bir seçenek olmaktan çıkar.

Kiralık ya da taşeron araçların belgelerini de takip edebilir miyim?

Evet; bu araçları ayrı bir varlık kaydı olarak eklersiniz, sahibi ayrı tutulur ama belge takibi ve atama kapısı aynı kuralla çalışır.

Belge dosyasını sisteme yükleyebilir miyim?

Evet, her belge satırına taranmış dosya ya da fotoğraf yükleyebilir, gerektiğinde indirebilirsiniz.

Uyarı kaç gün önceden gelir, geçmiş belgeler saklanır mı?

Uyarı penceresi firma ayarından belirlenir; kaç gün kala uyarı almak istediğinizi siz seçersiniz. Bir belge yenilendiğinde eski kayıt silinmez, kapanma tarihiyle birlikte saklanır, böylece geçmiş belge durumu sonradan da sorgulanabilir.

Belge takibi, filo yönetimi kategorisindeki diğer başlıklarla birlikte, aynı araç ve şoför kaydı üzerinde çalışır. Belge takibini mevcut araç listenizle birlikte nasıl kuracağınızı konuşmak isterseniz bize ulaşın; şoför tarafındaki aynı kuralı şoför belgeleri: ehliyet, SRC, psikoteknik yazısında, filo yazılımı seçerken bakılacak diğer noktaları filo yönetim yazılımı nasıl seçilir yazısında bulabilirsiniz.