Filo yönetim yazılımı nasıl seçilir?

Doğru filo yönetim yazılımını seçerken bakılacak şey ekran sayısı ya da arayüz rengi değil, üç sorunun aynı sistemde birlikte cevaplanıp cevaplanmadığıdır: şu an hangi araç ve şoför uygun, geçen ay her araç size ne kadara mal oldu, ve bir belgenin süresi dolduğunda sistem sizi durdurur mu yoksa siz mi fark edersiniz. Bu yazı, filo yönetimi yazılımında aranacak beş özelliği ve bunların Rotenta’da nasıl çalıştığını anlatıyor.

Belge takibi bir hatırlatma değil bir kapı olmalı

Çoğu basit çözüm size yalnızca “belge süresi yaklaşıyor” e-postası gönderir; karar yine size kalır. Asıl ihtiyaç, süresi geçmiş bir muayene, sigorta ya da ehliyetle o aracın ya da şoförün sefere çıkmasını fiilen engelleyen bir kapıdır — eksik belgeyi uyarı ile geçirip geçirmeyeceğinize de siz karar verirsiniz. Muayene, trafik sigortası ve yetki belgesi gibi belgelerin süresini takip etmek bir tercih değil, aracın trafiğe çıkabilmesinin ön şartıdır; yazılımın bunu bir hatırlatmadan öteye taşıyıp taşımadığına bakın. Bunun nasıl işlediğini araç belgeleri nasıl takip edilir yazısında ayrıntılı anlatıyoruz.

Şoför uygunluğunu aynı kuralla kontrol etmeli

Belge kapısı yalnızca araç için değil şoför için de çalışmalı: ehliyet sınıfı, SRC ve psikoteknik gibi belgelerin süresi de aynı kurala tabi olmalı, çünkü uygunsuz bir şoförle çıkan sefer aracın belgesi tam olsa bile aynı riski taşır. Psikoteknik gibi hassas belgelerin sistemde nasıl saklandığı da önemlidir; bu bilgi şifresiz bir alanda durmamalı, yalnızca yetkili kullanıcıya açılmalıdır. Ayrıntısı şoför belgeleri: ehliyet, SRC, psikoteknik yazısında.

Bakım, ceza, kaza ve gideri araç bazında görmeli

Bir aracın bakım geçmişi, aldığı trafik cezaları, varsa kaza dosyası ve o araca düşen gider (yakıt, HGS, taşeron ödemesi) birbirinden kopuk tablolarda değil aynı araç kartında durmalı; yoksa “bu araç bize gerçekten kaça mal oluyor” sorusunun cevabını hesaplamak için ayrı ayrı dosyalar açmanız gerekir. Bir arıza kaydı, o günkü planı da etkilemeli: arızalı araç için planlanmış seferlerin başka bir araca kaydırılması gerektiğini yazılım size göstermeli, bunu siz telefonla öğrenmemelisiniz.

Araç başına maliyeti otomatik hesaplamalı

Sefer geliri ile gider kalemlerini elle Excel’de birleştirmek, ay sonunda hep geç kalan ve hep hataya açık bir iş olur. Yazılım bu hesabı otomatik yapmalı ve size hangi aracın kâr, hangisinin zarar ettirdiğini göstermeli — bkz. araç başına maliyet ve kârlılık nasıl hesaplanır.

Mevcut verinizi rehin almamalı

Kurulumda elinizdeki araç, şoför ve belge listesini Excel’den aktarabilmelisiniz; kurulum “önce tüm verinizi elle yeniden girin” ile başlıyorsa o yazılım işinizi yavaşlatır. İçe alma sırasında hangi satırın hatalı olduğunu görmeli, tek bir satırı düzeltip yeniden deneyebilmelisiniz — toplu bir “başarısız” mesajıyla baş başa kalmamalısınız. Aynı şekilde çıkışta da verinizi dışa aktarabilmeli, bir yazılımdan diğerine geçişte veriniz rehin kalmamalıdır.

Kim neyi görebiliyor, kim hangi istisnayı geçmiş

Filo büyüdükçe “bu kaydı kim değiştirdi”, “bu uyarıyı kim, neden geçti” sorularının cevabı ekranda değil sizde durmamalı. Roller bazında kimin hangi aracı, hangi şoförü, hangi hassas belgeyi görebildiğini tanımlayabilmeli; bir istisnayı geçen kullanıcının kimliği ve yazdığı gerekçe denetim izinde kalıcı olarak durmalı. Bu, birden fazla şubesi ya da birden fazla planlayıcısı olan işletmeler için özellikle önemlidir.

Rotenta’da filo yazılımı seçimi nasıl işler

1. Filo modülünde araç ve şoför kartlarınızı açarsınız; kiralık ya da taşeron araçlarınız varsa sahibini ayrı kayıt olarak eklersiniz.
2. Belge takibi ekranında araç ve şoför belge tiplerini (muayene, sigorta, ehliyet, SRC, psikoteknik, yetki belgesi) tanımlar, her belgeye bitiş tarihini ve varsa dosyasını yüklersiniz.
3. Sefer atama ekranı, atama anında belge kapısına sorar; süresi geçmiş yasal bir belgeyle yapılan atama reddedilir, eksik belge firma ayarına göre uyarı ile geçer.
4. Araca düşen bakım, ceza, kaza ve gider kayıtları gider modülünde birikir; Raporlar ekranı bunu araç başına gelir-gider tablosuna çevirir.
5. Roller ve denetim izi ekranından kimin hangi istisnayı hangi gerekçeyle geçtiğini görürsünüz.
6. Mevcut listenizi veri aktarımı sihirbazıyla, satır satır hata raporu görerek içe alırsınız.

Sık sorulan sorular

Filo yazılımı kaç araçtan itibaren mantıklı olur?

Araç sayısından çok, belge ve maliyet takibini Excel’de elle yürütmenin size zaman kaybettirmeye başladığı noktadır; birkaç araçlık bir filoda bile bir muayene ya da sigortanın gözden kaçması sefer iptaline yol açabilir.

Mevcut Excel listemi filo yazılımına nasıl aktarırım?

Veri aktarımı sihirbazı araç, şoför ve belge satırlarınızı sütun eşlemesiyle içe alır; uygulamadan önce önizleme ve satır bazlı hata raporu gösterir.

Kiralık ya da taşeron araçları da aynı sistemde takip edebilir miyim?

Evet; bu araçları ayrı bir varlık kaydı olarak eklersiniz, sahibi kendi kaydında tutulur ama belge takibi ve atama kapısı aynı kuralla çalışır.

Belge süresi dolduğunda sistem otomatik mi engeller?

Yasal olarak zorunlu bir belgenin süresi geçtiyse atama reddedilir; eksik belgede ise firma ayarınıza göre uyarı ile geçilir ya da engellenir, karar sizindir.

Filo yazılımı diğer modüllerle birlikte mi çalışır?

Evet; aynı panelde çalıştığı için araç ve sürücü kaydı, sefer planlaması ve muhasebe tarafındaki cari hesap ayrı ayrı sistemler değil, aynı çekirdeğin parçalarıdır. Bir aracı önce filo tarafında tanımlar, sonra sefer ya da rezervasyon tarafında kullanmaya başlarsınız; iki taraf da aynı belge kapısına bakar. Fiyatlandırma bu kapsamla birlikte değişir; ayrıntısı için fiyatlandırma sayfasına bakabilir ya da doğrudan bize ulaşabilirsiniz.