Araç bakım, ceza, kaza ve gider takibi

Bir aracın gerçek maliyetini görmek için bakım faturasına, ceza makbuzuna, kaza dosyasına ve yakıt fişine ayrı ayrı bakmanız gerekiyorsa o araca dair doğru bir tabloyu hiçbir zaman kolayca çıkaramazsınız. Bakım, ceza, kaza ve gideri araç bazında tutmanın doğru yolu, bu dört kaydı da aynı araç kartına, aynı tarih ekseninde işlemektir.

Dört kayıt türü, tek kart

• Bakım ve arıza — periyodik bakım kilometreye ya da tarihe bağlı planlanır; bir arıza kaydı o günkü seferleri de etkiler, çünkü arızalı araç o gün sefere çıkamaz. Sürücünün bildirdiği kilometre bilgisine dayandığı için bakım geçmişinin düzenli tutulması, bir sonraki bakımın ne zaman geleceğini de daha güvenilir hale getirir.
• Trafik cezası — araca (ve varsa sürücüsüne) kesilen ceza ve HGS ihlali kayıtları, tekrar eden ihlalleri görebilmeniz için araç kartında birikir; bir sürücünün ya da bir aracın sık ceza alması, bir sonraki atama kararınızı etkileyebilecek bir sinyaldir.
• Kaza ve hasar dosyası — bir kazanın tarihi, hasar tutarı ve o sırada yapılmakta olan seferin bilgisi (yolcu listesi dahil) aynı dosyada tutulur; sigorta bildirimi için gereken bilgiyi ayrı ayrı toplamak zorunda kalmazsınız.
• Gider — yakıt, HGS, bakım ve taşeron ödemesi gibi kalemler araca işlenir; bu kalemler aynı zamanda araç başına maliyet hesabının girdisidir.

Bu dört kayıt türü birbirinden bağımsız değildir: bir kaza dosyası genellikle bir bakım kaydı doğurur, bir bakım kaydı da bir gider satırı üretir. Bunları tek kartta tutmak, bir olayın zincirleme etkisini de görünür kılar.

Bir arıza sadece o aracı değil, o günün planını da etkiler

Bakımı bir “not” olarak değil bir olay olarak kaydetmek önemlidir: bir araç arızalandığında o gün için planlanmış seferlerin başka bir araca kaydırılması gerekir. Bakım kaydının seferle aynı sistemde tutulması, bu kaydırmayı ayrı bir telefon trafiği yerine ekrandan yapılabilir hale getirir.

Bakımdaki araç, uygunluk sorgusunda görünür kalır

Bir araç “bakımda” durumuna alındığında bu, aracın belgesinin eksik olmasından farklı bir engeldir; belge tam olsa bile araç o an fiilen kullanılamaz durumdadır. Uygunluk ekranı bu ikisini ayrı ayrı gösterir: “belgesi eksik olduğu için engelli” ile “bakımda olduğu için boşta değil” aynı kutuya düşmez, planlayıcı hangi sorunla karşı karşıya olduğunu ekrandan anlar.

Kaza sonrası ilk saatlerde ihtiyaç duyulan bilgi

Bir kaza olduğunda genellikle kısa süre içinde sigortaya bildirim yapılması ve o sıradaki seferin yolcu bilgisinin hazır olması istenir; bu bilgiyi kaza anında toplamaya çalışmak yerine, seferin zaten kayıtlı olan bilgisine kaza dosyasından erişebilmek zaman kazandırır. Poliçenizin bildirim süresiyle ilgili kesin koşulları için sigorta şartlarınıza bakmanız gerekir; burada anlatılan, bu bilginin sistemde ne kadar hazır durduğudur.

Örnek

34 ABC 123 plakalı bir minibüsün bu ay periyodik bakımı 1.100 TL, bir HGS ihlali 450 TL, bir trafik cezası 800 TL ve yakıt gideri 3.200 TL tutmuş olsun. Ay sonunda bu dört kalem toplanır ve araç kartında 5.550 TL gider olarak görünür; aynı ay içinde bir gün motor arızası nedeniyle iki sefer başka bir araca kaydırılmıştır ve bu, o günün sefer kayıtlarında görülebilir.

Rotenta’da bakım, ceza, kaza ve gider takibi nasıl işler

1. Araç kartına bakım kaydı (tarih, kilometre, yapılan işlem, tutar) düşersiniz; bir arıza kaydı açtığınızda o günkü seferler işaretlenir ve başka bir araca yeniden atanabilir.
2. Trafik cezası ve HGS ihlalini araca, varsa sürücüye bağlı olarak işlersiniz; tekrar eden ihlalleri araç ya da sürücü bazında görürsünüz.
3. Bir kaza olduğunda kaza ve hasar dosyası açarsınız; o sıradaki seferin bilgisi ve ilgili belgeler dosyaya bağlanır.
4. Yakıt, HGS, bakım ve taşeron ödemesi gibi kalemler gider kaydına araç bazında işlenir.
5. Raporlar ekranı bu kalemleri araç başına toplar; bu tablonun kâra nasıl döndüğünü araç başına maliyet ve kârlılık nasıl hesaplanır yazısında bulabilirsiniz.
6. Araç durumunu “bakımda” olarak işaretlediğinizde, uygunluk sorgusu ve sefer atama ekranı bunu belge eksikliğinden ayrı bir engel olarak gösterir; bakım biter bitmez durumu değiştirerek aracı tekrar plana dahil edersiniz.

Sık sorulan sorular

Bir arıza kaydı seferleri otomatik etkiler mi?

Arızalı bir araç için açılan kayıt, o günkü planlanmış seferlerin görünür hale gelmesini sağlar; seferi başka bir araca yeniden atamak ekrandan yapılır.

Trafik cezasını sürücüye mi araca mı işlerim?

İkisine birden işleyebilirsiniz; ceza araç kartında görünür, sürücü tarafındaki tekrarı da ayrıca izleyebilirsiniz.

Kaza dosyasına o seferin yolcu listesi otomatik bağlanır mı?

Kaza dosyası açıldığında o sıradaki sefer kaydına bağlanır, dolayısıyla ilgili bilgiye tekrar dosya dosya bakmanız gerekmez.

Gider kalemleri nereden geliyor?

Yakıt, HGS, bakım ve taşeron ödemesi gibi kalemleri doğrudan araç kartına işlersiniz; bu kalemler raporlarda araç başına toplanır.

Bu kayıtlar muhasebeye nasıl yansır?

Gider kalemleri, muhasebe tarafındaki cari kayıtla ilişkilendirilebilir; aynı tutar iki kez elle girilmez ve dönem sonunda tek bir kaynaktan raporlanır.

Bu kayıtların araç belgesi takibiyle nasıl bir arada çalıştığını araç belgeleri nasıl takip edilir yazısında bulabilir, filo yönetimi kategorisindeki diğer başlıklara göz atabilirsiniz. Filonuz için kurulumu konuşmak isterseniz bize ulaşın.