Araç başına maliyet ve kârlılık nasıl hesaplanır?

Bir filoda “hangi aracı elden çıkarmalıyız, hangisine yeni araç eklemeliyiz” sorusunun cevabı sezgiyle değil, araç başına net rakamla verilir. Aksi halde bu karar en çok şikayet gelen ya da en son arızalanan araca göre verilir, ki bu ikisi de gerçek kârlılıkla aynı şey değildir. Araç başına maliyet ve kârlılığı hesaplamanın doğru yolu, o aracın ürettiği geliri ve ona yüklenen tüm gider kalemlerini aynı tabloda toplamaktır.

Hesabın iki tarafı

Gelir tarafı: bir aracın yaptığı seferlerin ürettiği tutar, sefer sayısı ve doluluk oranıyla birlikte görülür. Gider tarafı: o araca işlenen yakıt, bakım, trafik cezası, kaza hasarı ve varsa taşeron ödemesi gibi kalemlerin toplamıdır. İki tarafın farkı, o aracın belirli bir dönemde bıraktığı net kârı ya da zararı verir. Bu fark bir kez hesaplandığında elde kalmaz; her ay yeniden ve aynı yöntemle çıkarılabildiği sürece bir öncekiyle karşılaştırılabilir bir sayıya dönüşür.

Bu hesabın araç bazında yapılabilmesi için gelirin ve giderin aynı kayıtta, aynı araca bağlı olarak tutulması gerekir; sefer geliri bir tabloda, bakım gideri başka bir dosyada, ceza kaydı ise bir kağıtta duruyorsa bu hesabı her ay yeniden ve elle çıkarmanız gerekir.

Toplam rakam değil, sefer başına rakam karar verdirir

İki aracın aynı ay ürettiği toplam gelir birbirine yakın olabilir, ama biri bunu 30 seferde, diğeri 45 seferde üretmiş olabilir. Sefer sayısı ve doluluk oranı olmadan bakılan bir toplam gelir rakamı, hangi aracın gerçekten daha verimli çalıştığını gizler. Aynı şekilde bir aracın gideri yüksek görünebilir ama bu gider o dönemde yapılan büyük bir periyodik bakımdan kaynaklanıyorsa, tek bir ayın rakamına bakarak karar vermek yanıltıcı olur; birkaç dönemi yan yana koymak bu tür tek seferlik kalemleri ayıklamanızı sağlar.

Bu rakam filo kararlarınızın dayanağı olur

Araç başına net kâr tablosu elinizde olduğunda “hangi aracı elden çıkaralım, hangi araç tipine yeni yatırım yapalım” sorusunun cevabı bir sayıya dayanır: sürekli düşük doluluk ve yüksek bakım gideriyle çalışan bir araç, filodan çıkarılacak ilk adaydır; sürekli yüksek doluluk ve düşük gider ile çalışan bir araç tipi ise bir sonraki yatırımın yönünü gösterir.

Örnek

Ocak ayında 34 ABC 123 plakalı araç 42 sefer yaptı ve toplam 28.400 TL gelir üretti; bu, geçen aya göre üç sefer daha fazladır. Aynı ay bu araca işlenen yakıt, bakım ve trafik cezası kalemleri toplamı 6.550 TL oldu. Bu durumda araç, o ay için 21.850 TL net kâr bırakmış olur. Filodaki başka bir araç aynı ay daha az sefer yapıp daha yüksek bakım gideriyle karşılaşırsa, iki aracı yan yana koyduğunuzda hangisinin daha verimli çalıştığı doğrudan görülür.

Rotenta’da araç başına maliyet ve kârlılık nasıl hesaplanır

1. Sefer modülünde her sefer bir araca ve bir tarifeye bağlanır; sefer geliri o araca ait satıra işlenir.
2. Gider tarafında araca işlenen yakıt, bakım, ceza ve kaza kalemleri aynı araca toplanır.
3. Raporlar ekranında araç başına gelir, gider ve net kâr tablosunu; isterseniz sefer sayısı ve doluluk kırılımıyla birlikte görürsünüz.
4. Bu tutarlar muhasebe/cari tarafındaki fatura ve tahsilat kayıtlarıyla eşleşir; aynı tutarı iki kez elle girmezsiniz.
5. Dönemleri karşılaştırarak hangi aracın kârlı, hangisinin zarar ettirdiğini görür; filo kararınızı (satış, yenileme, ek araç) buna göre verirsiniz.
6. Kiralık ya da taşeron bir araç için de aynı tablo çıkar; sahibi farklı olsa bile o aracın ürettiği gelir ve ona yüklenen gider aynı satırda görünür, böylece kendi aracınızla kiralık aracınızı da karşılaştırabilirsiniz.

Bu hesabın ihtiyaç duyduğu iki ön koşul

Doğru bir araç başına maliyet tablosu iki şeye dayanır: birincisi, araç ve şoför belgelerinin güncel tutulması, çünkü bir belge sorunu yüzünden iptal edilen bir sefer, o ayın gelir tablosunu da etkiler. İkincisi, bakım, ceza ve kaza kayıtlarının düzenli işlenmesidir; bir gider kalemi araca işlenmeden raporlara yansımaz, dolayısıyla tablo yalnızca girdiği kadar doğru olur.

Sık sorulan sorular

Bu hesap için ayrı bir tablo tutmam gerekir mi?

Hayır; gelir sefer kaydından, gider ise gider modülünden aynı araca işlendiği için tablo raporlar ekranında otomatik oluşur.

Kiralık ya da taşeron araçlar için de kârlılık hesaplanabilir mi?

Evet; bu araçlar da bir varlık kaydı olduğu için aynı gelir-gider mantığıyla değerlendirilebilir.

Bakım ve ceza kalemleri otomatik mi ekleniyor?

Bu kalemleri araç kartına siz ya da yetkili kullanıcı işler; bir kez işlendikten sonra rapor tablosuna otomatik yansır.

Dönem karşılaştırması yapabilir miyim?

Evet, farklı ayları ya da dönemleri yan yana koyup hangi aracın performansının değiştiğini görebilirsiniz.

Bu veriyi dışa aktarabilir miyim?

Evet, rapor tablosunu dışa aktarabilir, mevcut analizinizle birleştirebilir ya da muhasebecinizle paylaşabilirsiniz.

Bu hesabın girdisi olan bakım, ceza ve kaza kayıtlarının nasıl tutulduğunu araç bakım, ceza, kaza ve gider takibi yazısında, filo yazılımı seçerken bu raporun neden önemli olduğunu filo yönetim yazılımı nasıl seçilir yazısında, filo yönetimi kategorisindeki diğer başlıkları da inceleyebilirsiniz. Planınıza göre neyin dahil olduğunu görmek için fiyatlandırma sayfasına bakabilir ya da doğrudan bize ulaşabilirsiniz.