Araç ve şoför yönetimi (filo) modülü nasıl çalışır?

Filo modülü, bir taşıma işletmesinin araçlarını ve şoförlerini tek bir defterde tutar. Sefer modülü bir sefere şoför ya da araç atarken bu karttaki kimliği okur — filo kapalıysa sefer modülü de açılamaz, çünkü atama yapılacak bir araç/şoför kaynağı olmaz.

Araç ve şoför kartı

Araçlar ekranında her araç plaka, kapasite (koltuk sayısı), durum (aktif/bakımda/pasif) ve varsa kiralık/taşeron bilgisiyle kayıtlıdır. Plaka biçimi sistem tarafından normalize edilir — boşluklu ya da küçük harfli bir giriş otomatik düzeltilir, böylece aynı aracın iki farklı yazımla iki kez kaydedilmesi önlenir. Şoförler ekranı da benzer bir künye taşır; şoförün durumu (aktif/izinli/pasif) sefer atamasında hangi şoförlerin seçilebilir listede çıkacağını belirler.

Bir modül ilk açıldığında filo otomatik olarak bir “Şoför” rolü oluşturur — bu rol firmanın kendi rollerinden ayrıdır ve modül kapatılıp açılsa bile firmanın üzerinde yaptığı değişiklikleri (izin eklemişse) korur. Rol ve yetki sisteminin genel mantığını roller ve yetkiler yazımızda okuyabilirsiniz.

Uygunluk sorgusu

Uygunluk ekranı basit bir soruya cevap verir: “şu tarih aralığında hangi araç/şoför müsait?” Sorgu, o aralıkta zaten atanmış seferleri ve varsa geçerli belge durumunu (belge takibi modülü açıksa) birlikte değerlendirir. Bu, sefer oluştururken şoför/araç seçiminin altında çalışan sorgunun aynısıdır — ayrı bir ekran olarak da açılabilir, planlama yaparken önceden bakmak için kullanışlıdır.

Kiralık ve taşeron araçlar

Sezonluk talep artışında kendi filosuna ek araç kiralayan ya da taşeron şoförle çalışan işletmeler için araç kartı sahiplik bilgisini taşır — bir aracın kendi filoya mı, kiralık mı, yoksa bir taşeron firmaya mı ait olduğu ayrı bir alandır. Bu ayrım raporlamada ve maliyet takibinde firmanın kendi aracıyla kiralık aracı karıştırmamasını sağlar.

Kim kullanır, nereye bağlanır

Filo modülünü doğrudan kullanan taraf genelde operasyon ve bakım sorumlusudur — araç durumunu, plaka/ruhsat bilgisini ve şoför künyesini onlar günceller. Ama modülün asıl gücü, kendi kimliğini başka modüllere açmasından gelir: sefer modülü bir sefere atama yaparken “bu şoför/araç kimliği” sorusunu doğrudan filoya sorar, ikinci bir kopya araç/şoför listesi tutmaz. İleride eklenecek personel takibi ya da düzenli servis planlaması gibi modüller de aynı kimliği kullanacak şekilde tasarlanmıştır — filo tek gerçek kaynak olarak kalır.

Belge süresi ve uyarılar

Belge takibi modülü açıksa her araç ve şoför kartında sigorta, ruhsat, D2 belgesi gibi zorunlu belgelerin süresi de görünür; süresi geçen ya da yaklaşan belge kart üzerinde bir uyarı olarak işaretlenir. Bu iki modül ayrı çalışacak şekilde tasarlanmıştır — filo modülü tek başına açıkken belge alanları hiç görünmez, belge takibi açıldığında aynı kartın üzerine eklenir.

Silinen kayıtlar

Bir araç ya da şoför kartı yanlışlıkla silindiğinde Silinmişler ekranından geri yüklenebilir; bu ekran firma ayarında açık olmalıdır ve yalnız silme izni olan kullanıcılar görebilir.

Örnek

10 araçlık bir transfer firmasını düşünün: yaz sezonunda talep artınca 3 araç daha kiralanıyor. Bu araçlar filo modülüne “kiralık” olarak eklenir, şoförleri de taşeron olarak işaretlenir. Sezon sonunda Uygunluk ekranından hangi kiralık aracın hangi tarihe kadar sözleşmesi olduğu görülür ve sezon bittiğinde bu araçlar pasif duruma alınır — kayıtları silinmez, geçmiş seferlerdeki atamaları bozulmaz.

Rotenta’da nasıl işler

1. Araçlar ekranında “Yeni araç” ile plaka, kapasite ve sahiplik bilgisi (kendi/kiralık/taşeron) girilir.
2. Şoförler ekranında şoför kartı açılır; modül otomatik olarak bir “Şoför” rolü oluşturmuşsa bu rol kullanıcıya atanabilir.
3. Bir sefer oluşturulurken şoför/araç seçimi bu kartlardan yapılır; sistem kapasiteyi ve zaman çakışmasını kontrol edip uyarır.
4. Belirli bir tarih aralığında müsait araç aranıyorsa Uygunluk ekranı doğrudan kullanılabilir.
5. Araç ya da şoför geçici olarak kullanım dışıysa durumu “pasif”e alınır; sefer atama listesinde artık görünmez ama geçmiş kayıtları kalır.
6. Belge takibi modülü açıksa her aracın/şoförün süresi gelen belgeleri aynı karttan izlenir.
7. Yanlışlıkla silinen kayıt Silinmişler ekranından geri getirilir.

Belge süre takibinin ayrıntısını araç ve şoför belge takibi yazımızda, filo kartının sefer tarafında nasıl kullanıldığını sefer ve transfer operasyonu yazımızda bulabilirsiniz. Filo modülünün diğer modüllerle birlikte nasıl bir bütün oluşturduğunu modüller rehberinde görebilir, filo büyüklüğünüze uygun kurulum için bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Aynı plakayı iki farklı yazımla iki kez kaydedebilir miyiz?

Hayır; plaka biçimi sistem tarafından normalize edilir, boşluk ve büyük/küçük harf farkı otomatik düzeltilir, aynı araç iki kez oluşmaz.

Kapasiteyi aşan bir yolcu sayısıyla sefer atarsak ne olur?

Sistem uyarır ama engellemez; karar operasyon ekibine bırakılır, bazı durumlarda (ör. bir yolcunun bebek koltuğunda sayılmaması) bilinçli bir aşım olabilir.

Kiralık araçları kendi filomuzdan nasıl ayırıyoruz?

Araç kartında bir sahiplik alanı vardır (kendi/kiralık/taşeron); raporlarda ve listelerde bu alan üzerinden ayrım yapılabilir.

Şoför rolü otomatik mi oluşuyor?

Evet, filo modülü ilk açıldığında bir “Şoför” rolü otomatik oluşturulur; firma bu rolün izinlerini sonradan değiştirebilir, sistem firmanın yaptığı değişikliği geri almaz.

Pasife alınan bir araç geçmiş seferlerini kaybeder mi?

Hayır; pasif durum yalnız yeni atama listesinden çıkarır, geçmişte o araca atanmış tüm seferler kaydında olduğu gibi kalır.