Armatör hesabı: döviz ve takip portalı

Bir armatör için acente, tek seferlik bir tedarikçi değil, aylarca süren bir hesap ilişkisidir. Bu yazı, gemi acenteliği yazılımının armatör tarafında, armatörün dövizli hesabının nasıl doğru tutulması gerektiğini ve armatörün kendi uğraklarını, ekstresini ve evraklarını bir portaldan nasıl takip edebildiğini anlatır.

Armatör hesabı neden farklı bir cari hesaptır

Bir armatörle ilişki, tek bir faturayla bitmez: aynı armatör bir yıl içinde aynı limana onlarca kez uğrayabilir, her uğrak kendi DA’sını üretir ve hepsi aynı cari hesapta birikir. Hesap EUR veya USD üzerinden tutulur; her hareket kendi kuruyla damgalanmalı, bakiye hem döviz hem TL karşılığıyla görünmelidir. Aksi halde “armatör bize ne kadar borçlu” sorusunun cevabı, hangi uğrağın hangi kurdan hesaplandığına bağlı olarak değişir ve güvenilmez hale gelir.

Aynı armatörün birden fazla gemisi varsa, her geminin uğrakları aynı armatör hesabında birikir ama uğrak bazında ayrıştırılabilir kalmalıdır — bir geminin bakiyesi ile filo genelindeki toplam bakiye, hem gemi adına hem de tüm filoya göre ayrı ayrı sorulabilmelidir. Bir muhasebe hareketinin hard-delete ile silinmemesi, düzeltmenin her zaman iz bırakan yeni bir kayıt olarak eklenmesi de bu hesap için geçerlidir; kapanmış bir uğrağın hesabı sessizce değişmez.

E-postayla giden bir soru, portaldan giden bir cevaptır

Forever’ın günlük kullanılan acente portalı deneyimi gösteriyor ki armatörler işlerini, ekstrelerini ve fatura PDF’lerini bir portaldan takip etmeyi bekliyor. Armatör “şu uğrağın son DA’sı nerede” diye e-posta yazmak zorunda kalmadığında, acenteye daha az soru gelir ve ödeme daha hızlı yapılır. Portal, armatörün yalnızca kendi gemisinin kayıtlarını görmesini sağlar; başka bir armatörün uğrağı veya hesabı hiçbir şekilde görünmez, aynı limanda başka bir acenteye ait kayıt da hiç ortaya çıkmaz.

Ekstre ve yaşlandırma

Armatörün portalda gördüğü ekstre, her uğrağın DA’sını tarih sırasıyla listelemeli ve hangi kalemin ödendiğini, hangisinin bekleyen bakiye olduğunu göstermelidir. Vadesi geçmiş bir bakiye varsa bu, yaşlandırma bilgisiyle (kaç gündür bekliyor) birlikte görünmelidir — armatörle ödeme konuşurken “kim ne kadar borçlu” sorusunun cevabı tek ekranda hazır olur.

Aylık veya haftalık dönem sonunda, o dönemde kapanan tüm uğrakların DA’larını tek bir dönemsel ekstrede toplamak da mümkün olmalıdır; böylece armatörün muhasebesi her uğrağı tek tek değil, dönem bazında mutabakat yaparak kapatabilir. Kısmi ödemeler, hangi uğrağa veya hangi kaleme karşılık geldiği belirtilerek kaydedilmeli, kalan bakiye otomatik olarak yeniden hesaplanmalıdır.

Havale eşleştirme

Armatörden gelen bir EUR havalesi, banka ekstresinde tek bir satır olarak görünür ama genellikle birden fazla açık DA’yı birden karşılar. Bu satırın hangi uğrakların bakiyesine, ne kadarıyla karşılık geldiği tek tek eşleştirilmeli; kısmi ve bölünmüş eşleştirmeye izin verilmeli, kalan bakiye her eşleştirmeden sonra yeniden hesaplanmalıdır. Elle tutulan bir tabloda bu eşleştirme genellikle ay sonuna bırakılır ve hangi uğrağın ödendiği unutulur; hesap uğrak dosyasına bağlı kaldığı sürece bu eşleştirme günlük olarak yapılabilir ve armatörün portaldaki bakiyesi aynı gün güncel kalır.

Örnek

Bir armatörün iki gemisi aynı ay içinde aynı acenteye uğrar: biri Aliağa’ya, biri İzmit’e. İlk uğrağın final DA’sı 2.600 EUR, ikincisi 1.850 EUR olarak kapanır. Armatör, portaldan giriş yaptığında toplam bakiyesini 4.450 EUR olarak görür; ilk DA’yı kısmi öder, portal kalan 2.600 EUR’luk bakiyeyi ve ödeme tarihini güncel olarak gösterir.

Portal salt görüntülemedir

Armatör portalda kendi hesabını, ekstresini ve belgelerini görür ama bir kalemi değiştiremez veya silemez; bu yetki yalnızca acente tarafında kalır. Yeni bir final DA yayınlandığında ya da bir bakiye vadesi yaklaştığında armatöre bildirim gitmesi, armatörün her gün portala girip kontrol etme zorunluluğunu ortadan kaldırır — bildirim geldiğinde bakması yeterli olur. Bu ayrım, armatörle acente arasındaki hesabın tek taraflı değiştirilemeyeceği güvencesini de beraberinde getirir; bir anlaşmazlık çıktığında ibraz edilecek kayıt, iki tarafın da aynı ekrandan gördüğü kayıttır.

Rotenta’da nasıl işler

1. Her armatör Muhasebe modülünde kendi cari hesabıyla tanımlanır; hesap para birimi EUR veya USD olarak ayarlanır.
2. Her uğrağın final DA’sı kapandığında ilgili armatörün hesabına kur damgasıyla işlenir; bakiye hem döviz hem TL karşılığıyla görünür.
3. Armatör, Müşteri Portalı üzerinden kendi hesabına giriş yapar; yalnızca kendi gemilerinin uğraklarını ve ekstresini görür.
4. Ekstre, uğrak bazında DA PDF’lerine ve ödenmiş/bekleyen bakiyeye bağlantı verir; vadesi geçen kalemler yaşlandırma bilgisiyle işaretlenir.
5. Armatör bir ödeme yaptığında bu, cari hesaba işlenir ve portaldaki bakiye aynı gün güncellenir.

Bu hesabın hangi masraf kalemlerinden oluştuğunu disbursement hesabı yazısında, ekstreye bağlı belgelerin nasıl iki dilde üretildiğini ise iki dilli evraklar yazısında bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Armatörün hesabı hangi para biriminde tutulur?

Armatörle anlaşılan para biriminde (genellikle EUR veya USD) tutulur; her hareket o günün kuruyla damgalanır ve bakiye TL karşılığıyla birlikte görünür.

Armatör başka bir armatörün kaydını görebilir mi?

Hayır; portal her armatörü yalnızca kendi hesabına ve kendi gemilerinin uğraklarına yönlendirir, başka bir kayıt görünmez.

Vadesi geçmiş bir bakiye nasıl takip edilir?

Ekstrede yaşlandırma bilgisiyle, kaç gündür beklediği görünür şekilde işaretlenir; bu, ödeme hatırlatmasının veya bir görüşmenin dayanağı olur.

Armatör evrakları da portaldan mı indiriyor?

Evet; her uğrağın DA’sı ve gerekiyorsa diğer belgeleri portaldan PDF olarak indirilebilir, ayrıca e-posta beklemesi gerekmez.

Portal kurulumu ek bir maliyet mi?

Portal, paketin bir parçası olarak gelir; ayrıntılar için fiyatlandırma sayfasına bakabilir veya bize ulaşabilirsiniz.