Disbursement hesabı: proforma DA'dan final DA'ya

Disbursement account (DA), bir liman ajanının bir gemi uğrağı için armatör adına yaptığı masrafların dökümüdür: römorkör, kılavuzluk, liman ücreti, evrak masrafı gibi kalemler tek bir hesapta toplanır. Bu yazı, gemi acenteliği yazılımının bu parçasında proforma DA’dan final DA’ya giden süreçte hangi kalemin nasıl kaybolmadan izlenmesi gerektiğini anlatır.

Proforma ve final DA arasındaki fark

Proforma DA, gemi henüz limana varmadan, geçmiş uğraklara ve o limanın bilinen tarifelerine bakılarak hazırlanan bir tahmindir; armatörün önceden bütçe ayırmasını sağlar. Final DA ise uğrak kapandıktan sonra, gerçekleşen her masrafın makbuzuyla birlikte raporlandığı kesin hesaptır. İkisi arasındaki fark büyükse — beklenmedik bir bekleme ücreti, ek bir römorkör gibi — bu fark armatöre ayrıca açıklanmalıdır; aksi halde armatörle acente arasındaki güven zedelenir.

Neden bir makbuz kaybolur

Bir uğrakta genellikle beş ile on arasında farklı tedarikçiden (kılavuzluk teşkilatı, römorkör işletmesi, liman idaresi, evrak hazırlayan kurye) masraf gelir; her biri ayrı bir tarihte, bazen ayrı bir para biriminde fatura keser. Bu kalemler tek bir Excel satırına veya tek bir “genel gider” kalemine sıkıştırılırsa, bir makbuzun hangi uğrağa ait olduğunu ay sonunda bulmak zorlaşır. Her masraf kaleminin ilgili uğrak dosyasına ve kendi makbuz görseline bağlı kalması, bu kaybı önler.

Döviz ve acente komisyonu

Liman ajanının maliyet kalemlerinin çoğu EUR veya USD üzerinden gelir; armatöre kesilen hesap da genellikle aynı para birimindedir. Her kalem, o günün kuruyla damgalanmalı ve toplam bakiye hem döviz hem TL karşılığıyla görünmelidir — yalnızca TL toplayan bir sistemde kur farkı sessizce kaybolur. Acentenin kendi hizmet bedeli (agency fee), armatöre yapılan masraflardan ayrı bir kalem olarak gösterilmelidir; ikisini karıştırmak armatörün hesabı sorgulamasına yol açar.

Kalem grupları

Bir DA’daki kalemler tek bir yığın olarak değil, gruplar hâlinde tutulmalıdır: liman idaresine ödenen resmî ücretler, römorkör ve kılavuzluk gibi üçüncü taraf hizmetleri, ve acentenin kendi hizmet bedeli ayrı gruplardır. Bu ayrım, armatörün “bu tutarın ne kadarı üçüncü tarafa, ne kadarı size gidiyor” sorusuna tek bakışta cevap bulmasını sağlar. Aynı ayrım, bir liman ücreti değiştiğinde bunun proforma DA’ya nasıl yansıyacağını da netleştirir; yalnızca ilgili kalem güncellenir, diğer gruplar etkilenmez.

Kapanış ve mutabakat

Uğrak kapandığında final DA, o uğrağın tüm kalemlerini ve makbuzlarını içeren tek bir belge olarak üretilmelidir. Bu belge armatöre gönderildikten sonra, uğrak dosyası kilitlenir; bir düzeltme gerekiyorsa yeni bir kayıt olarak eklenir, orijinal rakam değişmez. Firmanızın mali müşaviri bu kayıtları kendi saklama süresine göre dışarı aktarabilmelidir; saklama süresi mevzuata ve mali müşavirinizin uygulamasına göre değişir, bu nedenle kesin bir süre belirtmek yerine muhasebecinizle teyit etmenizi öneririz. Dönemsel dışa aktarım, uğrak bazında değil dönem bazında hazırlanmalı, her satırın hangi uğrağa ve hangi makbuza ait olduğu ayırt edilebilir kalmalıdır.

Proforma nereden beslenir

Proforma DA’yı sıfırdan tahmin etmek yerine, aynı limana yapılmış geçmiş uğrakların kalemlerinden beslemek daha güvenilirdir: bir önceki benzer tonajlı geminin römorkör ve kılavuzluk masrafı, yeni uğrağın tahmini için başlangıç noktası olur. Liman ücretleri değiştiğinde bu referans kalemlerin de güncellenmesi gerekir; aksi halde armatöre verilen ilk tahmin, sistematik olarak gerçek tutarın altında kalır ve her uğrakta aynı fark tekrar eder.

Örnek

Bir acente, Aliağa’ya uğrayan bir tanker için proforma DA hazırlar: römorkör 1.100 EUR, kılavuzluk 480 EUR, liman ücreti 750 EUR, evrak masrafı 90 EUR — toplam 2.420 EUR tahmin edilir. Gemi üç gün beklemek zorunda kalınca ek bir demirleme ücreti (180 EUR) ortaya çıkar. Final DA, altı kalemi ve altı makbuzu içerir; toplam 2.600 EUR olur ve armatöre fark 180 EUR olarak, hangi kalemden geldiği belirtilerek raporlanır.

Rotenta’da nasıl işler

1. Uğrak dosyası nomine edildiğinde Disbursement Hesabı modülünde proforma DA açılır; geçmiş uğraklardan alınan tahmini kalemler girilir.
2. Her gerçekleşen masraf, kendi tedarikçisi ve para birimiyle ayrı bir satır olarak eklenir; makbuz görseli o satıra dosya eki olarak bağlanır.
3. Kalemler cari hesaba işlenir; bakiye hem döviz hem TL karşılığıyla Muhasebe ekranında görünür.
4. Uğrak kapanırken final DA, tüm kalemleri ve ekli makbuzları içeren tek bir belge olarak PDF çıktıları üzerinden üretilir.
5. Belge armatöre gönderildikten sonra uğrak dosyası kilitlenir; mali müşavir için dönemsel bir döküm ayrıca dışa aktarılabilir.

Armatörün bu hesabı nasıl gördüğünü armatör hesabı ve portal yazısında, hesabın hangi uğrak dosyasına bağlı kaldığını ise uğrak dosyası yazısında bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Proforma DA ile final DA arasındaki fark armatöre nasıl açıklanır?

Fark, hangi kalemden kaynaklandığı belirtilerek final DA’nın üzerinde ayrıca gösterilir; armatör beklenmedik bir toplamla değil, kalem kalem açıklanmış bir farkla karşılaşır.

Farklı para birimlerinden gelen masraflar nasıl toplanır?

Her kalem kendi para biriminde ve o günün kuruyla kaydedilir; toplam bakiye TL karşılığı üzerinden hesaplanır, böylece kur farkı sessizce kaybolmaz.

Acentenin kendi hizmet bedeli armatöre nasıl gösterilir?

Agency fee, armatöre yapılan masraflardan ayrı bir kalem olarak hesapta yer alır; ikisi karışmadan tek belgede görünür.

Kapanmış bir DA’daki bir hata nasıl düzeltilir?

Orijinal kalem değiştirilmez; düzeltme, hangi kaleme ait olduğunu ve nedenini gösteren yeni bir kayıt olarak eklenir.

Mali müşavire hangi kayıtlar aktarılır?

Dönem içindeki tüm DA kalemleri ve bağlı cari hareketler dışa aktarılabilir; saklama süresi mevzuata ve müşavirinizin uygulamasına göre değiştiğinden kesin süre için muhasebecinize danışmanızı öneririz. Kurulum hakkında konuşmak için bize ulaşın.