Liman ve armatör için iki dilli evrak nasıl üretilir?

Bir liman ajanının işi, aynı bilgiyi iki farklı okuyucu için iki dilde yazmayı gerektirir: liman başkanlığı ve gümrük Türkçe belge bekler, armatör ve geminin yabancı kaptanı ise İngilizce okur. Bu yazı, gemi acenteliği yazılımının evrak tarafında, aynı kayıttan hem Türkçe hem İngilizce çıktı üretirken sürüm ve teslim izini nasıl kaybetmemeniz gerektiğini anlatır.

İki farklı okuyucu, tek gerçek kaynak

Sorun, iki belgeyi ayrı ayrı yazmaktan çıkar: biri Türkçe hazırlanıp gönderilir, armatör için İngilizce bir özet ayrıca elle yazılır. Zamanla iki belge arasında bir rakam kayar — evrak masrafı Türkçe nüshada 90 EUR yazarken İngilizce özette 95 EUR yazabilir — ve hangisinin doğru olduğunu bulmak zaman alır. Doğru yöntem, tek bir kayıttan iki dilde çıktı üretmektir: sayılar aynı veritabanı satırından gelir, yalnızca metin dili değişir.

Türkçe mevzuatın kendisi de iki dilli bekliyor

Bu, sadece acentenin tercihi değil; Türk mevzuatı da bazı bilgilerin gemide iki dilde bulunmasını şart koşuyor. Örneğin Limanlar Yönetmeliği’nin 16. maddesi, kabotaj veya alt sefer bölgelerinde çalışan yolcu gemilerinde azami yolcu sayısını ve kurtarma araç-gereçlerinin yerini gösteren levhaların Türkçe ve İngilizce olarak, herkesin görebileceği yerde bulundurulmasını zorunlu kılıyor (Limanlar Yönetmeliği, m.16). Bir acentenin ürettiği evrakların da aynı disiplinle iki dilde tutarlı olması, işin doğası gereği beklenir.

Sürüm kontrolü

Resmî formlar zaman zaman değişir; liman başkanlığının istediği bir dilekçe şablonu bir yıl sonra farklı bir alan isteyebilir. Eski bir şablonla üretilmiş bir belge kabul edilmeyebilir. Bu yüzden evrak şablonlarının sürümlü tutulması, hangi uğrakta hangi sürümün kullanıldığının kayıtta kalması gerekir — bir denetimde “bu belge hangi tarihte, hangi şablonla üretildi” sorusuna cevap verebilmeniz için. Sürüm değişikliği yalnızca Türkçe nüshayı değil, İngilizce nüshayı da kapsamalıdır; ikisi ayrı ayrı güncellenirse bir süre sonra iki dilde farklı alanlar taşıyan belgeler ortaya çıkar.

Terim tutarlılığı

Denizcilik terimlerinin Türkçe ve İngilizce karşılıkları her zaman birebir örtüşmez: “ordino” ile “cargo manifest approval”, “liman çıkış belgesi” ile “port clearance” arasındaki fark, yanlış çevrildiğinde armatörün yanlış belgeyi beklemesine yol açabilir. Şablon setinin, hangi Türkçe terimin hangi İngilizce karşılığa sabitlendiğini baştan tanımlaması gerekir; her belge üretiminde çevirmen kararına bırakılan bir terim, zamanla iki farklı İngilizce karşılığa dönüşebilir ve armatör hangi belgenin hangisi olduğunu karıştırır.

Teslim izi

Bir evrak üretilmiş olması, teslim edilmiş olması anlamına gelmez. Liman başkanlığına giden bir bildirim dilekçesinin ne zaman gönderildiği, armatöre giden bir DA’nın ne zaman iletildiği ayrı ayrı kaydedilmelidir. Bu iz, hem “biz zamanında bildirdik” savunmasını hem de armatörle “bu belgeyi hiç almadık” tartışmasını çözer.

Resmî evrakın dışında: yazışma

İki dillilik yalnızca resmî formlarla sınırlı kalmaz. Armatöre giden bir e-posta ekinde gönderilen kısa bir açıklama notu ya da bir gecikme bildirimi de aynı disiplinle hazırlanmalıdır: aynı tarih ve tutar bilgisi, sadece dili değişerek iki tarafa da ulaşmalıdır. Aksi halde armatöre yazılan bir notla liman başkanlığına giden resmî dilekçe arasında bir tarih uyuşmazlığı fark edilmeden kalabilir; bu da bir denetimde ya da armatörle çıkan bir anlaşmazlıkta hangi tarihin doğru olduğunu tartışmalı hale getirir.

Örnek

Bir acente, İzmir’e uğrayan bir yolcu gemisi için liman çıkış belgesi sürecinde iki belge hazırlar: liman başkanlığına giden Türkçe gidiş bildirim dilekçesi ve armatöre giden İngilizce final DA. İkisi de aynı uğrak dosyasındaki aynı masraf kalemlerinden üretilir; toplam tutar her iki belgede de 2.600 EUR olarak görünür. Her iki belgenin gönderim tarihi ve alıcısı dosyaya ayrı ayrı işlenir.

Rotenta’da nasıl işler

1. Evraklar modülünde her belge tipi için TR/EN antetli şablon çifti tanımlanır; şablon güncellendiğinde eski sürüm arşivde kalır.
2. Bir uğrak dosyasından belge üretilirken dil seçilir; sayılar ve tarihler aynı kayıttan gelir, yalnızca metin dili değişir.
3. Üretilen belge PDF çıktıları üzerinden indirilir veya doğrudan ilgiliye gönderilir; gönderim tarihi ve alıcısı uğrak dosyasının Resmî Bildirimler sekmesine işlenir.
4. Mürettebat için ayrıca bir U-ETDS bildirimi gerekiyorsa, bu bildirim de aynı sekmede iz bırakır.
5. Uğrak kapandığında üretilmiş tüm belgeler dosyaya bağlı kalır; hangi sürümle üretildikleri geriye dönük görülebilir.

Bu belgelerin hangi masraf kalemlerinden üretildiğini disbursement hesabı yazısında, armatörün bu belgeleri nereden gördüğünü ise armatör hesabı ve portal yazısında bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Türkçe ve İngilizce nüshalar arasında rakam farkı nasıl önlenir?

İki nüsha da aynı kayıttan üretilir; sayılar veritabanındaki tek satırdan gelir, yalnızca metin çevrilir. Ayrı ayrı elle yazılan iki belgede olduğu gibi rakam kayması yaşanmaz.

Şablon değiştiğinde eski belgeler geçersiz mi sayılır?

Hayır; eski sürümle üretilmiş bir belge, üretildiği tarih için geçerli kalır ve arşivde hangi sürümle üretildiği görünür. Yeni belgeler güncel şablondan üretilir.

Bir belgenin gerçekten gönderildiği nasıl kanıtlanır?

Gönderim tarihi ve alıcısı uğrak dosyasına işlenir; bu kayıt, “zamanında bildirdik” savunmasının veya armatörle çıkan bir anlaşmazlığın dayanağı olur.

Hangi belgeler iki dilde üretiliyor?

Liman başkanlığına ve gümrüğe giden bildirim dilekçeleri, armatöre giden disbursement hesapları ve yazışmalar tipik örneklerdir; hangi belge tiplerinin gerekli olduğu Gemi Uğrak modülünde uğrak dosyasına göre belirlenir.

Kurulumda hangi şablonlar hazır geliyor?

Yaygın kullanılan bildirim ve disbursement şablonları TR/EN çifti olarak hazır gelir; firmanıza özgü bir şablon veya ek bir dil gerekiyorsa bize ulaşın.