Gemi acenteliği yazılımı nasıl seçilir?

Bir liman ajanı için yazılım seçimi, genel bir muhasebe programı ile gemi acenteliği yazılımı arasındaki farkı görmekle başlar. Doğru soru “hangi modüller var” değil, “bir uğrak dosyası açıldığında hangi kayıtlar otomatik birbirine bağlanıyor” sorusudur. Bu yazı, seçim yaparken bakılması gereken beş noktayı sıralar.

Neden genel bir muhasebe programı yetmiyor

Genel amaçlı bir ticari yazılım fatura keser ve cari hesap tutar, ama bir “uğrak” kavramı tanımaz. Oysa bir liman ajanının işi geminin adından IMO numarasına, nominasyon tarihinden liman çıkışına kadar tek bir olayın etrafında döner. Bu olay kapandığında armatöre giden hesap da kapanmalı, sonradan sessizce değişmemelidir. Aksi halde acente ile armatör arasında “hangi kalem ne zaman eklendi” tartışması, elde kanıt olmadan sürer gider.

1. Uğrak dosyası tek kayıt mı, dağınık mı

Sorulacak ilk soru: nomine edildiğiniz andan geminin limandan ayrılmasına kadar geçen süreçte açılan her belge, her masraf, her bildirim aynı dosyaya mı bağlanıyor, yoksa ayrı ayrı tablolara mı dağılıyor? Uğrak dosyası kapandığında değiştirilemez hale gelmiyorsa, o yazılım bir denetimde veya armatörle çıkan bir anlaşmazlıkta işinize yaramaz.

2. Döviz sizin para biriminizde mi çalışıyor

Liman ajanının maliyeti çoğunlukla EUR veya USD üzerinden gelir — römorkör, kılavuzluk, liman ücreti gibi kalemlerin çoğu döviz cinsindendir — armatöre kesilen hesap da aynı para biriminde olur. Yazılımın cari hesabı her hareketi kur damgasıyla tutmalı ve bakiyeyi hem döviz hem TL karşılığıyla göstermelidir; sadece TL tutan bir sistemde bakiyeler sessizce yanlış hesaplanır.

3. Evrak iki dilde mi çıkıyor

Liman başkanlığına, gümrüğe ve armatöre giden evrakların büyük kısmı hem Türkçe hem İngilizce istenir. Yazılım aynı kayıttan tek tıkla iki dilde çıktı üretmiyorsa, her evrak için ayrı bir Word dosyası hazırlamak zorunda kalırsınız — bu da hata ve gecikme demektir.

4. Resmî bildirim adaptörü var mı

Liman idari sahasına girecek gemiler için liman başkanlığına önceden yazılı bildirim yapılması gerekir; Limanlar Yönetmeliği’nin 9. maddesi bu bildirimi liman sahasına girmeden en az yirmi dört saat önce yapılmasını, tahmini varış zamanındaki gecikmelerin de ayrıca bildirilmesini şart koşar (Limanlar Yönetmeliği, m.9). Acente ayrıca mürettebat veya yolcu için kara taşıması düzenliyorsa, bu tarifesiz yolcu taşımacılığı sayılır ve seyahat başlamadan en geç bir saat öncesine kadar U-ETDS sistemine bildirilmesi gerekir. Yazılımın bu tarihleri dosyaya işleyip hatırlatması, elle takip edilen bir Excel’den çok daha güvenlidir.

5. Armatör kendi hesabını görebiliyor mu

Forever tecrübesi gösteriyor ki armatörler işlerini, ekstrelerini ve fatura PDF’lerini günlük olarak bir portaldan takip etmeyi bekliyor. Her soru için e-posta yazmak zorunda kalmayan bir armatör, ajana daha az soru sorar ve ödemeyi daha hızlı yapar. Bir portalda armatörün yalnızca kendi gemisinin uğraklarını görmesi de ayrı bir kontrol noktasıdır; başka bir armatörün dosyası hiçbir şekilde karışmamalıdır.

6. Geçmiş kayıtlar nasıl aktarılıyor

Bir yazılım değişikliğinde geçmiş uğrak ve cari kayıtlarının elle yeniden girilmesi haftalar alabilir. Excel’den toplu aktarım desteği olan bir sistem, geçmiş armatör hesaplarını ve açık bakiyeleri sıfırdan yazmak yerine içeri aktarmanızı sağlar.

Örnek

İzmit Körfezi’ne yanaşacak 8.500 GT’lik bir kuru yük gemisi için bir acente nomine edilir. Liman idari sahasına girmeden 24 saat önce liman başkanlığına ön bildirim yapılır; aynı gün proforma disbursement account hazırlanır — römorkör 950 EUR, kılavuzluk 420 EUR, liman ücreti 680 EUR, ordino için istenen evrak masrafları 150 EUR, toplam 2.200 EUR. Gemi üç gün sonra limandan ayrıldığında final DA çıkarılır; fark yalnızca 60 EUR’luk bir bekleme ücretinden ibarettir ve armatör bu farkı portaldan aynı gün görür.

Rotenta’da nasıl işler

1. Gemi Uğrak modülünde yeni bir uğrak dosyası açılır: gemi adı, IMO numarası, bayrak, nominasyon tarihi ve tahmini varış zamanı girilir.
2. Liman başkanlığına giden ön bildirim, uğrak dosyasının Resmî Bildirimler sekmesinde tarih damgasıyla kaydedilir; mürettebat için kara taşıması varsa aynı sekmeden U-ETDS bildirimi işaretlenir.
3. Disbursement Hesabı modülünde proforma DA açılır, her kalem (römorkör, kılavuzluk, liman ücreti) cari hesaba bağlı satır olarak eklenir ve döviz kuru o günün kuruyla damgalanır.
4. Evraklar modülünde antetli şablondan TR/EN çıktı alınır, uğrak dosyasına eklenir.
5. Uğrak kapandığında dosya kilitlenir; final DA Müşteri Portalı üzerinden armatöre gönderilir, armatör aynı ekrandan ekstresini ve evrak PDF’lerini görür.

Ekibiniz zaten Excel’den veri aktarımı ile geçmiş uğrak kayıtlarını içeri alabilir; yeni bir uğrak açmak için sıfırdan başlamanız gerekmez.

Sık sorulan sorular

Gemi acenteliği yazılımı ile genel bir muhasebe programı arasındaki fark nedir?

Genel bir muhasebe programı fatura ve cari hesap tutar ama “uğrak” kavramını tanımaz; bir liman ajanının işindeki evrak, bildirim ve masraf akışını tek dosyada birleştirmez. Gemi acenteliği yazılımı bu akışı uğrak dosyası etrafında kurar.

Birden fazla armatöre aynı anda hizmet veriyorsak kayıtlar karışır mı?

Hayır; her uğrak kendi dosyasında tutulur ve her armatörün dövizli cari hesabı ayrı ilerler. Portaldan da yalnızca kendi gemisinin kayıtlarını görür.

U-ETDS bildirimi bu yazılımla mı yapılır?

Acente mürettebat veya yolcu için kara taşıması düzenliyorsa bu bildirim gerekir; Rotenta bu tarihleri uğrak dosyasına işler ve U-ETDS modülü üzerinden takip eder.

Kapanmış bir uğrak dosyasını sonradan düzeltebilir miyiz?

Kapanan dosya değiştirilemez; bir düzeltme gerekiyorsa yeni bir kayıt olarak eklenir ve iz bırakır, böylece armatöre giden hesapla acentenin elindeki kayıt her zaman aynı sayıyı gösterir.

Fiyatlandırma nasıl işliyor?

Paket, uğrak hacminize ve kaç armatöre hizmet verdiğinize göre değişir; ayrıntılar için fiyatlandırma sayfasına bakabilir veya doğrudan bize ulaşabilirsiniz.