Gemi uğrak dosyası nedir, nasıl tutulur?

Uğrak dosyası, bir geminin nomine edildiği andan limandan ayrılışına kadar geçen sürecin tek kaydıdır: bildirimler, evraklar ve masraflar aynı dosyaya bağlanır ve dosya kapandığında değişmez hale gelir. Bu yazı, bir uğrak dosyasının hangi aşamalardan geçtiğini ve neden kapanınca kilitlenmesi gerektiğini anlatır; gemi acenteliği yazılımının diğer parçalarıyla nasıl bağlandığını da gösterir.

Neden ayrı bir kayıt gerekir

Bir gemi uğrağı, sefer veya rezervasyon gibi tek bir işlemden ibaret değildir: nominasyon, varış öncesi bildirim, liman içi işlemler, kalkış öncesi belge süreci ve kapanış — her biri ayrı bir tarihte, ayrı bir muhataba yapılan işlemlerdir. Bunları tek bir cari hesap hareketine veya tek bir faturaya sıkıştırmaya çalışmak, hangi masrafın hangi uğrağa ait olduğunu birkaç ay sonra bulmayı imkânsızlaştırır. Uğrak dosyası bu işlemleri geminin kimliğine (adı, IMO numarası, bayrağı) bağlı tek bir kayıt altında toplar.

Nominasyondan varışa

Dosya, acentenin nomine edildiği anda açılır: gemi adı, IMO numarası, bayrak, tonaj ve tahmini varış zamanı (ETA) girilir. Liman idari sahasına girecek gemiler için liman başkanlığına yazılı bir ön bildirim yapılması gerekir; Limanlar Yönetmeliği’nin 9. maddesi bu bildirimin liman sahasına girmeden en az yirmi dört saat önce yapılmasını, bildirilen ETA’nın belirtilen süreden fazla gecikmesi halinde de ayrıca yazılı bildirim yapılmasını şart koşar (Limanlar Yönetmeliği, m.9). ETA her güncellendiğinde dosyaya işlenir; son bildirilen zaman ile ilk bildirilen zaman arasındaki fark ayrıca görülebilir olmalıdır.

Kim, hangi aşamada dosyaya dokunur

Bir uğrak dosyası tek bir kişinin elinde ilerlemez: nominasyonu alan acente ekibi dosyayı açar, evrak toplayan operasyon ekibi kontrol listesini işler, muhasebe ekibi masraf kalemlerini kaydeder. Herkesin aynı dosyaya, kendi yetkisi ölçüsünde erişmesi — evrak ekibinin bakiyeyi görmemesi ama kontrol listesini işaretleyebilmesi gibi — dosyanın tek elden yürümesini sağlar.

Varışta: ordino için evrak toplama

Gemi limana yanaşmadan önce acente, liman başkanlığının istediği belgeleri toplar. Liman başkanlıkları bu listeyi kendi talimatlarıyla yayımlar; yayımlanmış bir talimatta geçen kalemlere örnek olarak gemi geliş bildirim dilekçesi, atık bildirim formu, personel listesi, P&I poliçesi ve son on limanı gösterir belge sayılabilir. Bu belgelerin hangisinin toplandığı, hangisinin eksik olduğu uğrak dosyasının bir kontrol listesinde görünür olmalıdır — aksi halde ordino gecikir.

Kalkışta: liman çıkış süreci

Gemi kalkışa hazırlanırken benzer bir belge listesi bu kez çıkış için toplanır: gidiş bildirim dilekçesi, personel listesi ve asgari gemi adamı donatım belgesi gibi kalemler yaygın örneklerdir. Bu aşamada dosyaya işlenen son masraflar (liman ücreti, kılavuzluk, römorkör gibi) de kapanış hesabının parçası olur. Demirleme ücretine tabi bir gemi varsa, ödeme dekontu da liman çıkış belgesi alınmadan önce dosyaya eklenmelidir; aksi halde belge süreci limanın kendi kuralları gereği tamamlanamaz.

Kapanış: neden değiştirilemez olmalı

Uğrak kapandığında dosya kilitlenmelidir. Bunun nedeni basit: armatöre giden final hesap, acentenin elindeki kayıtla aynı sayıları göstermelidir. Kapanmış bir dosyada sessizce bir kalem değişirse, armatörle acente arasındaki güven de, bir denetimde ibraz edilecek kayıt da zedelenir. Bir düzeltme gerekiyorsa bu, orijinal kaydı silmeden yeni bir iz bırakan kayıt olarak eklenmelidir.

Örnek

Bir konteyner gemisi Mersin’e nomine edilir. Acente, liman idari sahasına girmeden 24 saat önce liman başkanlığına yazılı bildirim yapar. Gemi yanaşmadan önce personel listesi, P&I poliçesi ve atık bildirim formu toplanır; ordino alınır. Üç gün sonra gemi kalkışa hazırlanırken gidiş bildirim dilekçesi ve asgari gemi adamı donatım belgesi hazırlanır, liman çıkış belgesi alınır. Uğrak dosyası kapanır; toplam beş kalemlik masraf ve iki dilde hazırlanmış üç evrak dosyaya bağlı kalır.

Rotenta’da nasıl işler

1. Gemi Uğrak modülünde nominasyon anında yeni bir uğrak dosyası açılır; gemi adı, IMO numarası, bayrak ve ETA kaydedilir.
2. ETA güncellemeleri dosyanın zaman çizelgesine işlenir; liman başkanlığına giden ön bildirim Resmî Bildirimler sekmesinde tarih damgasıyla görünür.
3. Ordino için gereken evrak kalemleri dosyanın kontrol listesinde işaretlenir; eksik kalan kalem kırmızı görünür.
4. Kalkış öncesi belgeler aynı kontrol listesinin ikinci bölümünde toplanır; Evraklar modülü bu belgeleri antetli şablondan üretir.
5. Uğrak kapandığında dosya kilitlenir; bir düzeltme gerekirse yeni bir kayıt eklenir ve önceki kayıt korunur.

Bir uğrağın masraf kalemlerinin armatöre nasıl fatura edildiğini disbursement hesabı yazısında, evrakların iki dilde nasıl üretildiğini ise iki dilli evraklar yazısında bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Uğrak dosyası ile cari hesap hareketi arasındaki fark nedir?

Cari hesap hareketi tek bir ödeme veya tahsilatı gösterir; uğrak dosyası ise bir geminin tüm sürecini — bildirimler, evraklar ve birden fazla masraf kalemini — tek bir kayıtta toplar. Cari hareketler bu dosyaya bağlı satırlar olarak görünür; ayrıntı için muhasebe modülüne bakabilirsiniz.

Aynı gemi bir yıl içinde birden çok kez uğrarsa ne olur?

Her uğrak kendi tarihiyle ayrı bir dosya olarak açılır; gemi geçmişi (IMO numarası üzerinden) tüm uğrakları listeler ama her dosyanın belgeleri ve hesabı bağımsız kalır.

Mürettebat değişimi için kara taşıması gerekiyorsa ne yapılır?

Bu durum tarifesiz yolcu taşımacılığı sayılır ve seyahat başlamadan en geç bir saat öncesine kadar U-ETDS sistemine bildirilmesi gerekir; uğrak dosyası bu bildirimi de takip eder.

Kapanmış bir dosyaya sonradan evrak eklenebilir mi?

Kapanmış dosyanın masraf kalemleri değiştirilemez, ancak arşiv amaçlı bir belge eklemek isterseniz bu, dosyanın not geçmişine tarih damgasıyla eklenir; hesabı etkilemez.

Uğrak dosyası hangi ekipler için kullanılır?

Nominasyonu alan acente ekibi, evrak hazırlayan operasyon ekibi ve hesabı hazırlayan muhasebe ekibi aynı dosyayı, yetkileri ölçüsünde görür. Kurulum hakkında konuşmak için bize ulaşın.