PDF çıktılar ve antetli belgeler modülü nasıl işler?

PDF çıktılar modülü, panelin farklı yerlerinde üretilen belgelerin (fatura, ekstre, makbuz, yolcu listesi) hepsinin aynı motordan, aynı antetle ve aynı kayıt disipliniyle çıkmasını sağlayan çekirdek katmandır. Her modül kendi belge şablonunu tanımlar, ama belgeyi gerçekten kâğıda döken tek yer burasıdır — ikinci bir PDF üretim yolu yoktur.

Antetli belge

Belgeler ekranının içindeki antet düzenleyicisinden firmanızın logosu, adresi ve iletişim bilgileri bir kez tanımlanır; bundan sonra üretilen her belge (hangi modülden geldiğine bakılmaksızın) bu antetle çıkar. Belge Türkçe ya da İngilizce istenebilir — ikisi de aynı veriden üretilir, yani bir faturanın TR ve EN kopyası arasında içerik uyuşmazlığı olmaz, yalnız dil değişir.

Nerede kullanılıyor

Bugün dört modül bu motoru kullanır: muhasebe cari ekstresi ve tahsilat makbuzu üretir, fatura ve proforma modülü kendi belgesini bu motordan basar, sefer modülü yolcu listesini üretir. Yolcu listesinin şoför kopyasında telefon numaraları otomatik olarak maskelenir — şoförün yolcuyu tanıması için ad yeterlidir, telefon numarasına ihtiyacı yoktur. Tutar içeren her belgede tutar sütunu, o belgeyi isteyen kullanıcının tutar görme izni yoksa hiç basılmaz; ekranda gizlenen bir rakam PDF çıktısından da sızmaz.

Üretim kaydı ve saklama

Üretilen her belge bir kayıt bırakır: hangi şablon, kim için, kim tarafından, ne zaman üretildiği kalıcı bir defterde durur. Küçük belgeler (fatura, makbuz gibi) anında üretilir; 400 satırı aşan yolcu listesi gibi büyük belgeler arka planda kuyruğa alınır ve ilerleme ekranda görünür. Üretilen dosyanın kendisi 30 gün saklanır — bu süre belgeyi tekrar indirmek için bir kolaylıktır, kalıcı arşiv değildir; ihtiyaç duyulan belge o süre içinde indirilip firmanın kendi arşivine alınmalıdır.

Belge numarası

Fatura gibi resmi sayı taşıması gereken belgelerde numara, belgenin kesildiği anda ve aynı işlem içinde verilir; boşluk bırakılmaz ve iki kullanıcı aynı anda belge kesse bile numaralar çakışmaz. Numaralandırma PDF motorunun değil, ilgili modülün (örn. muhasebe) sorumluluğundadır — PDF motoru yalnız zaten atanmış numarayı belgeye basar. Bu ayrım bilinçlidir: numarayı üreten yer ile belgeyi kâğıda döken yer aynı olsaydı, PDF üretimi başarısız olduğunda numaranın boşta kalıp kalmadığı belirsizleşirdi.

Kim kullanır, nereden erişilir

Belgeyi üreten kişi genelde ilgili modülün kullanıcısıdır — bir faturayı kesen muhasebe çalışanı ya da bir seferi tamamlayan operasyon ekibi; PDF üretimi ayrı bir ekran değil, ilgili kaydın üzerindeki “yazdır” ya da “PDF indir” eylemidir. Panelin kendi yazdırma menüsü hangi belgenin o kayıt için üretilebileceğini listeler, yani bir kullanıcı hangi şablonun var olduğunu ezbere bilmek zorunda kalmaz. Antet düzenleyicisi ve üretim defteri ise yönetim tarafının işidir ve ayrı bir izinle korunur — günlük belge üretimi ile antet/marka ayarını değiştirme yetkisi bilerek ayrılmıştır.

Örnek

Bir transfer firması düşünün: bir sefer tamamlandığında yolcu listesi PDF olarak iki kopya üretiliyor — ofis kopyasında tüm bilgiler, şoför kopyasında telefon numaraları maskeli. Aynı gün kesilen fatura da aynı antetle, aynı motordan çıkıyor; muhasebe ekibi hangi belgenin ne zaman üretildiğini Belgeler ekranındaki defterden görebiliyor, bir belge kayboldu şüphesi olduğunda tekrar üretmek yerine üretim kaydına bakıyor.

Rotenta’da nasıl işler

1. Ayarlar › Belgeler altındaki antet düzenleyicisinden firma logosu, adresi ve iletişim bilgisi bir kez tanımlanır.
2. İlgili modülde (fatura, ekstre, yolcu listesi gibi) “PDF olarak indir” ya da yazdır seçildiğinde belge bu motordan üretilir.
3. Büyük belgeler arka planda kuyruğa alınır, ilerleme ekranda görünür; küçük belgeler anında iner.
4. Üretilen belge Belgeler ekranındaki defterde kalıcı bir satır bırakır; buradan geçmiş üretimler görülebilir.
5. Tutarları görme izni olmayan bir kullanıcı aynı belgeyi indirdiğinde tutar sütunları boş gelir.
6. Belge dosyasının kendisi 30 gün saklanır; bu sürenin sonunda yalnız üretim kaydı (kim, ne zaman) kalır, dosya silinir.

Faturanın ve ekstrenin nereden geldiğini ön muhasebe modülü yazımızda, yolcu listesinin sefer tarafını sefer ve transfer operasyonu yazımızda, tutar görünürlüğünün nasıl izinle korunduğunu roller ve yetkiler yazımızda okuyabilirsiniz. Bu motorun diğer modüllerle bağlantısının tamamını modüller rehberinde görebilir, antet ve marka ayarlarınızı kurmak için bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Aynı faturanın Türkçe ve İngilizce kopyaları farklı içerik taşıyabilir mi?

Hayır; ikisi de aynı veriden üretilir, yalnız dil değişir — içerik uyuşmazlığı olmaz.

Üretilen bir PDF’i sonradan tekrar indirebilir miyiz?

Evet, ama yalnız 30 gün boyunca; bu süre bir arşiv değildir, ihtiyaç duyulan belgenin firmanın kendi arşivine alınması gerekir.

Yolcu listesinin şoför kopyasında telefon numaraları görünür mü?

Hayır; şoför kopyasında telefon numaraları otomatik olarak maskelenir, yolcuyu tanımak için ad yeterlidir.

Fatura numarası PDF üretilirken mi atanıyor?

Hayır; numara faturanın kesildiği anda muhasebe modülü tarafından atanır, PDF motoru yalnız zaten var olan numarayı belgeye basar.

Tutarı göremeyen bir kullanıcı yine de belgeyi indirebilir mi?

Evet, belgeyi indirebilir ama tutar sütunları boş gelir; ekranda gizlenen bir rakam PDF çıktısında da görünmez.