Sözleşme ve hakediş yönetimi nasıl yapılır?

Sözleşme ve hakediş yönetimi modülü, kurumsal bir müşteriyle yapılan taşıma veya hizmet sözleşmesini tek bir kayıt hâline getirir ve o sözleşmenin fiyatını, süresini ve ceza koşullarını hakediş hesaplamasının TEK kaynağı yapar. Ay sonunda kaç sefer yapıldığını Excel’de saymak yerine, hakediş dökümü sefer kayıtlarından kendiliğinden çıkar.

Kimler kullanır

Bu modül, bir müşteriyle önceden fiyat ve kapsam anlaşması yapıp o anlaşmayı ay boyunca fiilen işleten her işletme için gereklidir: personel servisi veya fabrika taşıması yürüten transfer şirketleri, okul servisi sözleşmesi olan işletmeler, plaka kiralayan taksi işletmeleri, uzun dönemli araç tahsisi yapan filo sahipleri. Ortak ihtiyaç: birim fiyatın tek bir yerden gelmesi ve hakediş tutarının elle sayılmaması.

Nasıl çalışır: fiyat kaynağı, hakediş motoru, ceza maddesi

Sözleşme kartı birim fiyatı taşır; teklif, hakediş ve fatura bu tek fiyattan okur — elle girilmiş bir hakediş tutarı sistem tarafından reddedilir. Hakediş motoru, dönem içinde tamamlanan sefer kayıtlarını gün gün toplayarak hat, plaka, şoför ve araç×gün×birim fiyat kırılımlı bir döküm üretir; koşulmayan veya iptal edilen bir sefer otomatik kesinti satırı doğurur, plan dışı ek bir sefer ise ayrı fiyatlı bir kalem olarak icmale girer.

Sözleşmenin cezai şart maddesi (örnek: ayda 3 gecikmeden sonra kesinti) hakediş dönemine otomatik yansır; eskalasyon katsayıları (asgari ücret payı, akaryakıt payı, ÜFE ağırlığı) sözleşme kartında birer alandır ve kendi tarihlerinde devreye girer. Bir zeyilname (revizyon), yürürlük tarihinden itibaren geçerli olur — geçmişte onaylanmış hakediş satırları asla değişmez.

Onaylanan icmal, imzaya hazır bir PDF olarak çıkar ve onay/itiraz kaydı kişi ve zaman damgasıyla tutulur. Onaylanan icmal tek tıkla muhasebe modülünde faturaya dönüşür — yeniden veri girişi gerekmez.

Örnek

Örnek: Bir transfer şirketi, bir fabrikayla aylık 22 iş günü, günde 2 sefer (sabah-akşam), sefer başına 850 TL sabit fiyatlı bir servis sözleşmesi imzalar. Ay içinde bir gün fabrika vardiya tatili nedeniyle sefer iptal olur, iki gün de plan dışı ek mesai seferi eklenir. Ay sonunda hakediş motoru 21 planlı seferi (1 iptal düşülmüş), 2 ek seferi ayrı kalemle ve sözleşmedeki %5’lik akaryakıt eskalasyonunu tek bir icmalde toplar; firmanın satın alma sorumlusu icmali onaylar, icmal aynı gün faturaya dönüşür.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Satış ekibi, muhasebe modülünün Sözleşmeler alt sekmesinde yeni sözleşme kartı açar; süre, birim fiyat, eskalasyon katsayıları ve ceza maddesini girer.
2. Sözleşmeye bağlı araç/şoför için gereken belgeler belge takibi modülünden okunur; süresi geçmiş bir belge sözleşme kapsamındaki bir seferin atanmasını engeller.
3. Sözleşme kapsamındaki seferler günlük olarak sefer kaydında sözleşme numarasıyla işaretlenir — plansız bir sefer bu firma için üretilemez (firma bunu ayarla kapatmadıysa).
4. Ay sonunda “Hakediş üret” adımı, dönemin tüm sefer kayıtlarını toplayıp döküm hâline getirir; kesinti ve ek kalemler otomatik satır olarak eklenir.
5. İcmal PDF’i firma yetkilisine gönderilir; onay veya itiraz kaydı sözleşme kartına işlenir.
6. Onaylanan icmal, tek tıkla faturaya dönüştürülür ve cari hesaba tek işlem olarak yazılır.
7. Sözleşme bitişine 90/60/30 gün kala panelde bir yenileme görevi ve süre uyarısı belirir.

Bir sözleşme, düzenli servis planlamasının da fiyat kaynağıdır: sabah-akşam düzenli hattı üreten plan, hangi sözleşmeye bağlı olduğunu taşır, böylece hakediş dönemi bu planın ürettiği seferleri de kapsar. Modülün diğer bağlantılarını modüller rehberimizde görebilirsiniz.

Sözleşme kartı, hizmeti alan firma için “veri sorumlusu” veya “veri işleyen” rolünü de bir alan olarak taşır — kurumsal müşteriniz sizi kendi veri işleyeni olarak tanımlıyorsa, bu ilişki ve varsa ayrı veri işleyen sözleşmesi kaydı sözleşme kartına iliştirilir; ayrı bir KVKK dosyası açmanız gerekmez.

Sözleşme ekine bağlanan belgeler

İmzalı sözleşme nüshası, sözleşme kartına ek olarak yüklenir ve belge takibi modülünün kullandığı aynı dosya deposunda saklanır — ayrı bir arşiv klasörü tutmazsınız. Taksi işletmelerinde plaka kiralama sözleşmesi, kefil ve depozito bilgisiyle birlikte aynı kartta tutulur; sözleşmenin süresi dolmadan önce panelde bir uyarı belirir. Tarifesiz taşımada yazılı taşıma sözleşmesi bir denetim belgesi olarak istendiğinde, sözleşme kartından tek tıkla yazdırılabilir; hakediş döneminde hangi seferlerin bu sözleşmeye bağlı koşulduğu da aynı çıktının parçasıdır.

Sık sorulan sorular

Hakediş tutarını elle değiştirebilir miyim?

Hayır. Hakediş, sözleşmedeki birim fiyat ve sefer kayıtlarından hesaplanır; elle girilmiş bir tutar sistem tarafından kabul edilmez. Bir düzeltme gerekiyorsa kaynağı (sefer kaydı veya sözleşme maddesi) düzeltilir, hakediş yeniden hesaplanır.

Sözleşme fiyatı ay ortasında değişirse geçmiş hakediş etkilenir mi?

Hayır. Bir zeyilname yalnızca kendi yürürlük tarihinden sonraki dönemi etkiler; önceden onaylanmış hakediş satırları kilitlenir ve değişmez.

Sözleşmesiz bir sefer üretilebilir mi?

Firma ayarına bağlıdır. Sözleşme zorunluluğu açıksa sözleşmesiz sefer üretimi engellenir; ad-hoc iş yapan firmalar bu kuralı kapatabilir.

Plaka kiralama sözleşmeleri de bu modülde mi?

Evet, taksi işletmelerinin plaka/araç kiralama sözleşmeleri de aynı modülde tutulur; bordrolu şoför ile plaka kiracısı ayrı tutulur, biri hakediş biri kiracılık ilişkisi olarak işler.

Sözleşme, teklif aşamasından mı doğar?

Genellikle evet: teklifler modülünde kabul edilen bir teklif, sözleşme kartına dönüştürülebilir; fiyat kalemleri yeniden girilmeden taşınır. Kapsam ve fiyatlandırma için fiyatlandırma sayfasına bakabilir, sorularınız için iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.