e-Fatura ve e-Arşiv nasıl entegre edilir?

e-Fatura modülü, muhasebe modülünde kesilen bir faturayı Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) elektronik belge sistemine uygun bir UBL-TR belgesine çevirir, özel entegratör üzerinden iletir ve alıcının vergi kimliğine göre doğru senaryoyu (e-Fatura veya e-Arşiv) kendisi seçer. Gönderim durumu ve GİB referansı panelde gerçek zamanlı görünür — hiçbir ekran entegratör bağlanmadan “gönderildi” yazmaz.

Kimler kullanır

GİB’in e-Fatura veya e-Arşiv kapsamına giren, ya da müşterisine kurumsal görünürlükte fatura kesmek isteyen her işletme: kurumsal müşterisi olan transfer ve acente firmaları, kafe/restoran ve otel gibi belirli sektörel eşiklere tabi işletmeler, taksi ve okul gibi kayıtlı mükellefiyeti artan kurumlar. Ortak ihtiyaç: fatura tek ekranda kesilsin, GİB’e iletim ayrı bir manuel adım olmasın.

Nasıl çalışır: senaryo seçimi, transport-only alanlar, durum takibi

e-Fatura, GİB tarafından işletilen elektronik belge sistemidir; e-Fatura’ya kayıtlı iki mükellef birbirine e-Fatura keser (bkz. GİB e-Belge sitesi). Alıcı e-Fatura mükellefi değilse — nihai tüketici veya e-Fatura’ya kayıtlı olmayan bir firma ise — fatura e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir ve GİB’e bildirilip müşteriye e-posta veya çıktı olarak iletilir (bkz. GİB e-Arşiv sayfası). 509 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında, e-Fatura’ya belirli bir tarihe kadar dahil olan mükellefler ile aracı hizmet sağlayıcıları ve internet reklamcılığı hizmet aracıları e-Arşiv uygulamasına dahil olmak zorundadır; e-Arşiv’e dahil olmayan mükelleflerin belirli bir tutarın üzerindeki faturalarını da GİB’in e-Belge portalı üzerinden e-Arşiv Fatura olarak düzenlemesi gerekir.

Fatura kaydında VKN/TCKN, vergi dairesi, ülke kodu, senaryo (temel fatura veya ticari fatura) ve KDV dahil/hariç bilgisi taşınır — bu alanlar muhasebe modülünde fatura kesildiği andan itibaren doludur, e-Fatura modülü yalnızca bunları iletir. Gönderim durumu (kuyrukta/gönderildi/hata) ve GİB referansı fatura kartında görünür; entegratör bağlantısı kurulana kadar gönderim eylemi ekranda görünür şekilde pasiftir, hiçbir zaman yanlışlıkla “gönderildi” göstermez.

Bir e-Arşiv faturasının iptali panelden yapılır ve iptal, GİB tarafında karşılığını bulana kadar fatura kartında bekleyen durumda görünür. Her tenant kendi entegratör ve mali mühür bilgisini kendi kimlik bilgisi olarak tanımlar; bu kimlik bilgisi şifreli saklanır ve hiçbir ekrana veya destek görüntüsüne açık metin olarak dönmez.

Örnek

Örnek: Bir transfer şirketi ayda 150 fatura kesiyor; bunların 40’ı e-Fatura mükellefi kurumsal müşterilere, 110’u nihai tüketiciye veya e-Fatura’ya kayıtlı olmayan küçük işletmelere gidiyor. Muhasebe ekibi faturayı her zamanki gibi muhasebe modülünde keser; e-Fatura modülü alıcının VKN’sini sorgulayıp 40 faturayı e-Fatura, 110 faturayı e-Arşiv Fatura senaryosuyla otomatik gönderir. Bir e-Arşiv faturasında müşteri adı hatalı girildiği fark edilir; muhasebe ekibi faturayı panelden iptal eder, iptal GİB tarafında işlenene kadar kart “iptal bekliyor” durumunda kalır.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Firma yöneticisi, muhasebe modülünün e-Fatura alt sekmesinde entegratör ve mali mühür kimlik bilgisini bir kere tanımlar; bağlantı bir test gönderimiyle doğrulanır.
2. Fatura kesildiğinde alıcının VKN/TCKN’si sorgulanır; e-Fatura mükellefiyse senaryo otomatik “e-Fatura”, değilse “e-Arşiv Fatura” seçilir.
3. UBL-TR belgesi fatura kalemlerinden (KDV, tevkifat, tutar) otomatik üretilir — elle ikinci bir veri girişi yapılmaz.
4. Gönderim entegratöre iletilir; durum (kuyrukta/gönderildi/hata) ve GİB referansı fatura kartında anlık görünür.
5. Bir hata durumunda (örnek: geçersiz vergi kimliği) fatura kartı hatayı gösterir, muhasebe ekibi düzeltip yeniden gönderir.
6. Bir e-Arşiv faturasının iptali panelden başlatılır; iptal onayı GİB’den dönene kadar kart bekleyen durumda kalır.
7. Dönem sonunda gönderim durumu ve GİB referansları raporlar modülünden mali müşavir için dışa aktarılır.

Kurumsal bir sözleşmeye bağlı aylık icmal veya kabul edilen bir teklif faturaya dönüştüğünde, e-Fatura gönderimi ek bir adım gerektirmeden aynı akışı izler.

Yuvarlama, KDV/tevkifat ve statü uyumu

Fatura kalemlerindeki KDV ve varsa tevkifat oranı, muhasebe modülünün kullandığı aynı kuralla hesaplanır ve satır toplamları başlık toplamına kuruşuna kadar tutar — GİB’de zarfı hataya düşürecek bir yuvarlama farkı e-Fatura modülüne değil, kaynağındaki hesaplamaya bağlıdır ve orada engellenir. e-Fatura henüz bir tenant için bağlanmamışsa, muhasebe modülü bunu açıkça bilir: fatura ekranında “gönderildi” yazan hiçbir alan, entegratör bağlı olmadan görünmez; bu, entegratör bağlantısı olmadan fatura modülünün var olduğunu iddia etmemek için bilinçli bir tasarımdır.

Sık sorulan sorular

e-Fatura modülü olmadan fatura kesebilir miyim?

Evet, muhasebe modülü faturayı her zaman keser. e-Fatura modülü olmadan GİB’e elektronik iletim yapılmaz; entegratör bağlanana kadar gönderim eylemi panelde açıkça pasif görünür.

Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını nasıl anlarım?

Sistem, fatura kesilirken alıcının VKN’sini sorgulayarak bunu otomatik belirler; siz e-Fatura veya e-Arşiv seçimini elle yapmazsınız.

e-Arşiv Fatura’ya kimler dahil olmak zorunda?

509 sıra No.lu VUK Genel Tebliği’ne göre, e-Fatura’ya belirli bir tarihe kadar dahil olan mükellefler, aracı hizmet sağlayıcıları ve internet reklamcılığı hizmet aracıları e-Arşiv uygulamasına dahil olmak zorundadır (bkz. GİB e-Arşiv sayfası); kesin kapsamınızı mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.

Bir faturayı gönderdikten sonra iptal edebilir miyim?

Evet, e-Arşiv faturaları panelden iptal edilebilir; iptal GİB tarafında işlenene kadar fatura kartı “iptal bekliyor” durumunda kalır, iyimser bir “iptal edildi” göstermez.

Entegratör kimlik bilgim (mali mühür) nerede saklanır?

Şifreli olarak, yalnızca sizin firmanıza ait bir kimlik bilgisi katmanında; hiçbir ekrana veya destek görüntüsüne açık metin olarak dönmez. Hangi planın e-Fatura’yı içerdiğini fiyatlandırma sayfasından görebilir, modülün diğer bağlantılarını modüller rehberimizde inceleyebilir, iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.