Trafik cezasını ve kazayı şoförle eşleştirme

Bir plakaya gelen trafik cezası ya da bir kaza tutanağı, o saatte direksiyonda kimin olduğu bilinmeden anlamsız kalır; itiraz süresi kaçırıldığında ise ceza kesinleşir. Ceza ve kaza takibi, gelen cezayı ya da kaza kaydını vardiya kaydındaki şoförle otomatik eşleştirip süreyi bir görev olarak takibe alır. Bu yazı, bu eşleşmenin nasıl çalıştığını ve sözleşmeli kurumsal müşterilerin bu tabloya nasıl girdiğini anlatıyor.

Ceza plakaya yazılır, sorumluluk şoföre düşer

Bir trafik cezası araç plakasına kesilir; ancak işletme içinde bu cezanın kime yansıyacağı — bordrolu şoföre mi, plaka kiracısına mı — o saatte kimin direksiyonda olduğuna bağlıdır. Bu eşleşme elle yapıldığında, hangi şoförün hangi vardiyada o plakayı kullandığını hatırlamak durak yöneticisine kalır; vardiya kaydı olmadan bu eşleşme güvenilir olmaz.

İtiraz süresi bir görevdir, bir hatırlatma değil

Kabahatler Kanunu’na göre bir idari para cezasına, kararın tebliği veya tefhimi tarihinden itibaren en geç on beş gün içinde sulh ceza mahkemesine başvurulabilir; bu süre geçtiğinde ceza kesinleşir (Kabahatler Kanunu m.27). Bu nedenle bir trafik cezası kaydı, üzerine son tarihi ve durumu (açık/itiraz edildi/kesinleşti) yazılan bir görev olarak takip edilmelidir — bir Excel satırı değil.

HGS ihlali: süre uzadıkça ceza büyür

HGS geçiş ihlallerinde de zaman kritik bir eksendir: ihlal tarihini izleyen günlerde ödeme yapılmazsa geçiş ücretine idari para cezası eklenir ve bu ceza, ödeme geciktikçe büyüyen bir yapıdadır (Karayolları Genel Müdürlüğü, HGS). Bir filoda çok sayıda plaka olduğunda, bu ihlallerin hangi aşamada olduğunu tek tek hatırlamak yerine bir eşik sayacıyla takip etmek, cezanın büyümesini önler.

Kaza dosyası: aynı eşleşme, farklı hız

Bir kaza durumunda da aynı soru sorulur — o anda kim direksiyondaydı — ama bu kez cevap sigorta bildirimi ve o seferin yolcu/güzergâh bilgisiyle birlikte hızlı üretilmesi gereken bir dosyaya dönüşür. Vardiya kaydı, kaza anındaki şoförü ve aracı anında verirken, sefer ya da çağrı kaydı o anda taşınan yolcu bilgisini tamamlar.

Kurumsal müşteri hesapları bu tabloya nasıl girer?

Sözleşmeli bir kurumsal müşterinin (fabrika servisi, kurumsal çağrı anlaşması gibi) taşımaları sırasında oluşan bir ceza ya da kaza, o müşterinin cari hesabına değil, aracı kullanan şoförün veya durağın sorumluluğuna yazılır — sözleşme farklı bir düzenleme öngörmedikçe. Kurumsal müşterinin cari hesabı ve aylık faturası ise ayrı bir akışta, taşıma hizmetinin kendisi üzerinden işler.

Denetim izinin önemi

Ceza ve kaza kayıtları, kim tarafından ne zaman girildiği ve durumunun ne zaman değiştiği bilgisiyle birlikte tutulur. Bir itiraz sürecinde ya da sigorta talebinde, bu kaydın ne zaman oluşturulduğu ve hangi bilgiyle desteklendiği geriye dönük olarak gösterilebilir olmalıdır.

Şoför itiraz sürecine nasıl dahil olur?

Ceza kendisiyle eşleştirilen şoför, kaydı görebilir ve gerekirse itiraz gerekçesini not olarak ekleyebilir; bu not, durak yöneticisinin süreci elle takip etmesine gerek bırakmadan görevin üzerinde kalır. İtiraz sonucu geldiğinde durum güncellenir ve kayıt kapanır.

Örnek: gece yarısı gelen bir ceza

Bir durağa ait bir plakaya, gece geç saatte bir hız ihlali cezası kesiliyor. Cezanın tebliğ tarihi sisteme girildiğinde, vardiya kaydı o saatte plakayı kullanan gece şoförünü otomatik gösteriyor; ceza kaydı bu şoförle ilişkilendirilip on beş günlük itiraz penceresiyle birlikte açık bir görev olarak listeleniyor. Görev, son güne birkaç gün kala durak yöneticisine ve ilgili şoföre bir hatırlatma düşüyor. Aynı ay içinde bu şoför için ikinci bir ceza kaydı açılırsa, sayaç bunu da işaretleyerek durak yöneticisine ayrı bir uyarı düşüyor.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Ceza kaydı, plaka ve tarih-saat bilgisiyle sisteme girilir; Personel modülünün vardiya kaydı o saatteki şoförü otomatik önerir.
2. Kayıt, itiraz için son tarihle birlikte açık bir görev olarak listelenir; durumu (açık/itiraz edildi/kesinleşti) takip edilir.
3. Şoför bazında tekrarlayan ceza ya da kaza sayısı bir sayaçta görünür, belirli bir eşiği geçtiğinde işaretlenir.
4. Kaza durumunda, Filo modülündeki araç kaydı ve o seferin yolcu/güzergâh bilgisi aynı dosyada bir araya gelir (araç ve şoför yönetimi).
5. Sözleşmeli kurumsal müşterinin taşıma hizmeti, Muhasebe modülündeki cari hesap ve fatura akışında ayrı işlenir (ön muhasebe).

Sık sorulan sorular

Ceza kaydı otomatik olarak mı geliyor, elle mi giriliyor?

Bugün için ceza kaydı elle girilir; sistem bu kaydı vardiya kaydıyla eşleştirip itiraz süresini bir görev olarak takip eder.

İtiraz süresini kaçırırsak ne olur?

Kabahatler Kanunu m.27 uyarınca on beş günlük süre geçtiğinde ceza kesinleşir; bu yüzden kayıt bir görev olarak son tarihiyle birlikte takip edilir.

HGS ihlalleri de aynı ekranda mı takip ediliyor?

Evet, HGS ihlali de bir ceza kaydı olarak açılır ve süre uzadıkça büyüyen ceza yapısı görev takibinde görünür kılınır.

Kurumsal müşteriye kesilen bir ceza müşteri faturasına mı yansır?

Hayır, ceza şoförün veya durağın sorumluluğuna yazılır; kurumsal müşterinin cari hesabı yalnızca taşıma hizmetini yansıtır, sözleşme ayrı bir düzenleme öngörmedikçe.

Ceza kaydı silinebilir mi?

Hayır; bir ceza ya da kaza kaydı kapandıktan sonra da geçmişte kalır, yalnızca durumu (itiraz edildi, kesinleşti gibi) güncellenir.

Cezanın kaynağı olan vardiya kaydını vardiya, şoför ve belge takibi yazımızda, hakedişe nasıl kesinti olarak yansıdığını plaka kirası ve şoför hakedişi yazımızda bulabilirsiniz. Kendi işletmeniz için görüşmek üzere iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz; genel bakış için taksi yazılımı sayfasına göz atın.