Taksi dispatch yazılımı nasıl seçilir?

Bir taksi durağı ya da plaka filosu için yazılım kararı çoğunlukla fiyat listesinden değil, çağrının araca ulaşma hızından başlar. Doğru taksi dispatch yazılımı; anlık çağrı atamasını, plaka kirası ve şoför hakedişini, araç/şoför belge takibini ve trafik cezası eşleştirmesini tek panelde birleştirir. Bu yazı bir durak veya filo sahibinin karar verirken bakması gereken beş başlığı sırayla anlatıyor.

1. Çağrı hızı ilk elemedir

Bir durağa gelen çağrının kaç saniyede bir araca düştüğü, yazılımın geri kalanından önce test edilmesi gereken tek sayıdır. Boşta/dolu durumu güncel tutmayan, atamayı şoförün onayına bağlı olarak dakikalarca bekleten bir sistem, müşteriye “meşgul” demekten farksızdır. Değerlendirirken sorulacak soru basittir: bir çağrı geldiğinde ekran hangi araçları boşta gösteriyor, atama şoförün telefonuna kaç saniyede düşüyor, şoför kabul etmezse sıradaki araca ne kadar sürede geçiliyor?

2. Plaka kirası ve hakediş tek kayıtta mı toplanıyor?

Plaka kiralayan bir durakta şoförle veya kiracıyla her hafta ya da her ay bir hesaplaşma yapılır: kira tahsilatı, eksik gün, depozito mahsubu, varsa ceza veya yakıt kesintisi. Bu kalemler ayrı ayrı Excel sayfalarında tutulduğunda hem hesap hatası hem itiraz riski büyür. Yazılımın bu kalemleri tek bir hakediş kaydında toplayıp toplamadığına, kaydın şoförle aynı gün paylaşılıp paylaşılamadığına bakın.

3. Belge kapısı gerçekten durduruyor mu, yoksa sadece uyarıyor mu?

Süresi dolmuş bir muayene, taksimetre muayenesi veya şoför tanıtım kartıyla yola çıkan bir araç, denetimde durağın değil şoförün sorunu gibi görünse de asıl riski durak taşır. Bazı yazılımlar bu durumda yalnızca bir uyarı ikonu gösterir; asıl fark, belgesi süresi dolmuş bir şoförün veya aracın atamaya kapatılıp kapatılmadığıdır. Atama ekranında bu kontrolün otomatik çalıştığından emin olun.

4. Ceza ve kaza vardiyayla otomatik eşleşiyor mu?

Aracınıza gelen bir trafik cezasının ya da bir kaza tutanağının, o saatte direksiyondaki şoförle otomatik eşleşmesi, hem itiraz sürecini hem de sorumluluk tartışmasını kısaltır. Bu eşleşme elle yapıldığında, hangi şoförün hangi vardiyada o plakayı kullandığını hatırlamak durak yöneticisine kalır. Vardiya kaydı tutan bir personel modülü olmadan bu eşleşme güvenilir olmaz.

5. Kurumsal müşteri ve raporlama

Sözleşmeli bir kurumsal müşteriniz (fabrika servisi, otel transferi, kurumsal çağrı anlaşması gibi) varsa, bu müşterinin cari hesabının ve aylık faturasının aynı panelde tutulup tutulmadığına bakın. Ayrıca hangi vardiyanın, hangi plakanın ne kadar çağrı taşıdığını gösteren bir raporlama olmadan, durağın en verimli aracını veya en yoğun saatini bilmeniz zorlaşır.

6. Kurulum ve veri aktarımı hızı

Otuz-kırk plakalık bir durağın elli küsur şoförü, yüzü aşan belgesi ve mevcut bir müşteri listesi vardır; bunları yeni sisteme elle yeniden girmek haftalar alabilir ve genellikle sekreterin ya da durak sahibinin üzerine kalır. Yazılımı değerlendirirken, mevcut Excel listenizin plaka, şoför, belge ve müşteri kartlarına doğrudan aktarılıp aktarılamadığına, hatalı veya eksik satırların kurulum sırasında ayrı bir hata raporunda gösterilip gösterilmediğine bakın. Kurulumun “önce tüm verinizi girin” cümlesiyle başlaması, birçok durağın yazılım değiştirmekten vazgeçtiği ilk andır. Kurulum sırasında bu sürecin ne kadar süreceğine dair net bir taahhüt almanız, geçiş tarihinizi rahatça planlamanızı sağlar.

Örnek: 40 araçlık bir durağın karar süreci

40 plakalık bir durak, çağrıları telefon ve telsizle dağıtırken günde ortalama 6-7 dakikada bir araç bulabiliyor, yoğun saatlerde bu süre 10 dakikayı buluyordu. Aynı durak, plaka kirasını her ayın sonunda elle hesaplıyor, ortalama 40 şoförle hakedişi tek tek kağıda döküyordu. Dispatch, belge takibi ve hakedişi tek panelde birleştiren bir yazılıma geçtikten sonra atama süresi saniyelere indi, ay sonu hakediş hesaplaması tek bir listeden okunur hale geldi ve süresi dolan üç aracın muayenesi atama ekranında otomatik olarak engellendi.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Anlık Çağrı ve Dispatch ekranı, gelen çağrıyı boşta durumdaki en yakın araca atar; şoför telefonundan kabul/ret verir.
2. Filo modülünün araç ve şoför kartı, geçerlilik süresi dolan bir belgeyi atama ekranında otomatik olarak engeller (araç ve şoför yönetimi).
3. Plaka Kira ve Hakediş modülü, kira tahsilatı ve kesintileri vardiya kapanışında tek bir hakediş kaydında toplar.
4. Personel modülü vardiya çizelgesini tutar; bu kayıt trafik cezası ve kaza dosyalarında şoför eşleştirmesinin kaynağıdır.
5. Muhasebe modülü kurumsal müşterinin cari hesabını ve aylık faturasını işler.

Sık sorulan sorular

Taksi dispatch yazılımı tek plakalı bir esnaf için de anlamlı mı?

Evet; çağrı atama ve belge takibi tek araçlı bir işletmede de zaman kazandırır, ölçek büyüdükçe aynı panel vardiya ve hakediş kayıtlarını da üstlenir.

Mevcut şoför ve plaka listemizi nasıl aktarırız?

Veri aktarımı modülü, mevcut Excel listenizi plaka, şoför ve müşteri kartlarına aktarır; kurulum sırasında elle yeniden girmeniz gerekmez.

Dispatch ile telefon santralini birbirine mi bağlıyoruz?

Dispatch ekranı çağrının kaydını ve atamasını tutar; telefon santralinizin hangi hatla birlikte çalışacağı kurulum sırasında planlanır.

Plaka kirası ve hakediş modülü olmadan yazılımı kullanabilir miyiz?

Evet, modüller ayrı ayrı açılabilir; sadece dispatch ve belge takibiyle başlayıp hakedişi sonradan eklemek mümkündür.

Kurulum sırasında durağı kapatmamız gerekir mi?

Hayır; mevcut verileriniz aktarılırken durak normal işleyişine devam eder, geçiş dispatch ekranının devreye alınmasıyla tamamlanır.

Hangi modüllerin işletmenize uygun olduğunu görmek için taksi yazılımı ana sayfamıza bakabilir, çağrı karşılama ve dispatch ile plaka kirası ve şoför hakedişi yazılarımızı inceleyebilirsiniz. Kararınızı netleştirmek için iletişim sayfasından ekibimizle görüşebilirsiniz.