Vardiya, şoför ve belge takibi tek ekranda

Bir denetimde, bir ceza itirazında ya da bir kaza dosyasında sorulan ilk soru hep aynıdır: o saatte bu plakada kim vardı? Bu sorunun cevabı vardiya kaydından gelir; aynı kayıt, şoförün ve aracın belgelerinin süresinin dolup dolmadığını da taşımalıdır. Bu yazı, vardiya, şoför ve belge takibinin bir taksi işletmesinde nasıl tek bir ekranda birleştiğini anlatıyor.

Vardiya çizelgesi bir zorunluluk kaydına dönüşüyor

Bir plakanın gün içinde birden fazla şoför tarafından kullanıldığı (gündüz/gece vardiyası) işletmelerde, vardiya çizelgesi yalnızca kim ne zaman çalışıyor sorusuna değil, bir denetimde ya da itirazda kime sorulacağına da cevap verir. Çizelgenin geçmişe dönük değiştirilememesi ve her değişikliğin iz bırakması, bu kaydın bir denetim kanıtı olarak kullanılabilmesinin ön şartıdır. Bu çizelge aynı zamanda bir şoförün haftalık toplam çalışma saatini de gösterdiğinden, aşırı yüklenmiş bir vardiya planı da fark edilebilir hale gelir.

Araç ve şoför belgeleri: süre dolunca ne olur?

Bir taksi işletmesinde takip edilen belgeler tek bir tür değildir: aracın periyodik muayenesi, taksimetrenin muayene ve damgası, şoförün tanıtım kartı, mesleki yeterlilik belgesi ve sağlık/psikoteknik raporu gibi belgelerin her birinin kendi geçerlilik süresi vardır. Bu belgelerden biri süresi dolduğunda, sistemin yalnızca bir uyarı göstermesi yeterli değildir; o şoförün veya aracın yeni bir vardiyaya ya da çağrıya atanmasının fiilen durdurulması gerekir.

Vardiya değişikliği şoföre nasıl ulaşır?

Bir vardiya çizelgesi değiştiğinde — örneğin bir şoförün izni onaylandığında ya da yerine başka biri atandığında — bu değişikliğin etkilenen şoföre bildirim olarak ulaşması, telefon trafiğini ve “kimse bana söylemedi” tartışmasını azaltır. Bildirim yalnızca metin olarak değil, çizelgedeki ilgili satırın renkle işaretlenmesiyle de fark edilir hale gelir.

Şikayet sayacı ve devamlılık

Bir şoför hakkında tekrarlayan bir müşteri şikayeti geldiğinde, bunun şoför bazında sayılması ve belirli bir eşiği aştığında görünür olması, sorunun büyümeden fark edilmesini sağlar. Bu sayaç, şoförün vardiya ve belge geçmişiyle birlikte tek bir kartta görülebildiğinde daha anlamlı hale gelir. İstenirse bu sayaç yalnızca durak yöneticisine değil, ilgili şoförün kendisine de görünür kılınabilir, böylece geri bildirim şeffaf kalır.

Hassas belgeler nasıl korunur?

Sağlık raporu, adli sicil kaydı ve psikoteknik raporu gibi belgeler kişisel açıdan hassas kabul edilir; bu nedenle sistemde belgenin kendisi değil, yalnızca geçerlilik tarihi ve erişim yetkisi tutulur. Atama ekranını kullanan biri belgenin süresinin dolup dolmadığını görür, içeriğini görmez; belgeye kim ne zaman eriştiğinin kaydı ayrıca tutulur ve bu erişim kaydı da geriye dönük olarak incelenebilir. Bu ayrım, belge takibini denetime hazır tutarken şoförün özel bilgisini gereksiz yere yaymaz.

Belge yenileme süreci bir görev haline gelir

Bir belgenin süresi dolmadan önce belirli bir gün kala durak yöneticisine ve ilgili şoföre bir hatırlatma düşmesi, atamanın son anda durmasını önler. Bu hatırlatma belge türüne göre farklı bir eşikte tanımlanabilir — örneğin taksimetre muayenesi için birkaç hafta önceden, sağlık raporu için birkaç gün önceden bir uyarı ayarlanabilir. Yenileme tamamlandığında yeni geçerlilik tarihi kayda işlenir ve atama engeli otomatik olarak kalkar.

Örnek: gündüz/gece vardiyalı bir plaka

Bir plaka, gündüz 06:00-18:00 arası bir şoför, gece 18:00-06:00 arası başka bir şoför tarafından kullanılıyor. Gece vardiyasındaki şoförün sağlık raporu süresi dolduğunda sistem, o şoförü yeni vardiyaya atamayı otomatik olarak engelliyor ve durak yöneticisine bir uyarı düşüyor. Aynı gece geç saatte gelen bir trafik cezası sorgulandığında, vardiya kaydı o saatte hangi şoförün direksiyonda olduğunu tek tıkla gösteriyor.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Personel modülü vardiya çizelgesini tutar; her plaka için hangi şoförün hangi saat aralığında çalıştığı kayıt altına alınır.
2. Belge Takibi modülü, araç muayenesi, taksimetre muayenesi, şoför tanıtım kartı ve sağlık/psikoteknik raporu gibi belge türlerini geçerlilik süresiyle birlikte tutar (araç ve şoför belge takibi).
3. Süresi dolan bir belge, Filo modülünün atama kapısında o şoförün veya aracın yeni bir vardiyaya/çağrıya atanmasını engeller (araç ve şoför yönetimi).
4. Vardiya değişikliği, etkilenen şoföre bildirim olarak düşer.
5. “Bu saatte bu plakada kim vardı” sorgusu, vardiya kaydından tarih-saat bazında kişiyi döndürür; bu kayıt ceza ve kaza dosyalarında da kullanılır.

Sık sorulan sorular

Vardiya çizelgesi geçmişe dönük değiştirilebilir mi?

Değişiklik yapılabilir ama her değişiklik iz bırakır; bir denetim ya da itirazda hangi kaydın ne zaman değiştiği görülebilir.

Belge süresi dolduğunda şoför o an çalışıyorsa ne olur?

Devam eden bir vardiya kesilmez; engel, yeni bir vardiya veya çağrı atamasında devreye girer.

Şoför tanıtım kartı ve benzeri belgeleri kim tanımlar?

Belge türleri ve geçerlilik süreleri işletme tarafından tanımlanır; her firma kendi belge listesini oluşturur.

Bu kayıt bir denetimde kanıt olarak kullanılabilir mi?

Vardiya ve belge kayıtları tarih-saat damgalıdır ve değişiklik geçmişini tutar; bir itiraz ya da denetimde başvurulacak birincil kayıttır.

Sağlık raporu veya adli sicil gibi belgelerin içeriği sistemde görünür mü?

Hayır; bu tür hassas belgeler için yalnızca geçerlilik tarihi ve erişim izni tutulur, belge görseli veya içeriği sistemde saklanmaz.

Bu vardiya kaydının hakedişe nasıl bağlandığını plaka kirası ve şoför hakedişi yazımızda, ceza ve kaza eşleştirmesine nasıl kaynak olduğunu trafik cezasını ve kazayı şoförle eşleştirme yazımızda bulabilirsiniz. Kurulum ve belge şablonlarınızı konuşmak için iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz; genel bakış için taksi yazılımı sayfasına göz atın.