Araç ve şoför belge takibi modülü nasıl çalışır?

Belge takibi modülü, bir taşıma işletmesinin araç ve şoförlerine ait zorunlu belgeleri (ruhsat, sigorta, D2 yetki belgesi ve benzeri) tek bir defterde izler ve süresi dolan bir belgeyi gözden kaçırmaz. Modül filo modülünün üzerine biner — filo kapalıyken bu modül de açılamaz, çünkü izlenecek bir araç/şoför kartı olmaz.

Belge tipleri ve konular

Sistem 22 önceden tanımlı belge tipiyle gelir — üç ayrı zorunlu sigorta türü, D2 yetki belgesi gibi taşımacılığa özgü belgeler dahil — ve firma kendi belge tipini de ekleyebilir. Bir belge altı farklı konu türünden birine bağlanabilir: araç, şoför, kişi, firma, bir varlık ya da işletme dışı bir taraf; yani okul servisi gibi sektörlerde ekipman belgesi de, bir taşeron firmanın kendi belgesi de aynı defterden izlenebilir. Bu esneklik, her sektör için ayrı bir belge ekranı açmak yerine tek bir motoru farklı konularla çalıştırmayı sağlar.

Süre uyarısı ve atama kapısı

Her belgenin bir geçerlilik tarihi vardır; süresi yaklaşan ya da dolan belgeler günlük bir kontrolle taranır ve panelin bildirim zilinde uyarı olarak görünür. Süresi dolmuş zorunlu bir belge, o araç ya da şoförün yeni bir sefere atanmasını engeller — bu bir uyarı değil, sert bir kapıdır. Belgesi eksik (hiç yüklenmemiş) olan bir kayıt ise firma ayarına göre değişir: varsayılan davranış uyarmaktır, “eksikse engelle” ayarı açıksa eksik belge de atamayı durdurur. Bu ayrım bilinçlidir — süresi geçmiş bir belge kesin bir ihlaldir, eksik belge ise bazen henüz yüklenmemiş bir kayıttır.

Şoför belgelerinde hassasiyet

Şoförlere ait bazı belgeler (örneğin sağlık raporu gibi kişisel nitelikli olabilecek belgeler) şifreli meta veri olarak tutulur ve görsel/dosya alanı taşımaz — belgenin kendisi değil, geçerlilik durumu ve tarihi saklanır. Bu, hassas bir belgenin dosya olarak çoğalıp farklı yerlerde saklanmasının önüne geçer.

Uygunluk sorgusu ve dışa aktarım

Uygunluk ekranı, filo modülüyle paylaşılan bir sorgudur: belirli bir tarihte hangi araç/şoförün belge açısından da uygun olduğunu tek ekranda gösterir. Denetim amaçlı bir CSV dışa aktarımı, hangi belgenin ne zaman yenilendiğini ve kimin yüklediğini raporlar — bir denetimde “bu aracın sigortası o tarihte geçerliydi mi” sorusunun cevabı buradan çıkar.

Kim kullanır

Belge defterini günlük olarak filo/operasyon sorumlusu günceller — bir belge yenilendiğinde yeni tarihi ve dosyayı yükler. Muhasebe ya da yönetim tarafı ise genelde yalnız Uygunluk ekranını ve denetim dışa aktarımını kullanır; kimin belge yükleyebildiği ve kimin yalnız görüntüleyebildiği ayrı izinlerle korunur. Okul servisi gibi araç/şoför dışında ekipman de taşıyan sektörlerde (ör. bir aracın periyodik ekipman muayenesi) aynı belge defteri, “konu” alanını araç yerine bir varlığa çevirerek kullanılabilir — sistem ikinci bir ekran açmaz, aynı ekranı farklı bir konu türüyle çalıştırır.

Örnek

Bir okul servisi firması düşünün: bir aracın koltuk sigortası ayın 28’inde doluyor. Belge takibi modülü ayın 21’inde bir uyarı düşürüyor, operasyon ekibi belgeyi yeniliyor ve yeni belgeyi sisteme yüklüyor. Yenileme yapılmasaydı ve süre gerçekten dolsaydı, o araç 29’unda hiçbir yeni sefere atanamayacaktı — sistem, geçerli sigortası olmayan bir aracın yola çıkmasını sefer modülünün atama adımında engelleyecekti.

Rotenta’da nasıl işler

1. Belge tipleri ekranından firmanın izleyeceği belge türleri tanımlanır (hazır 22 tipin üzerine eklenebilir).
2. Araç ya da şoför kartından Belgeler sekmesine girilir, belge yüklenir ve geçerlilik tarihi girilir.
3. Süresi yaklaşan belgeler günlük kontrolle taranır ve bildirim ziline düşer.
4. Bir sefere atama yapılırken sistem otomatik olarak belge durumunu kontrol eder; süresi dolmuş zorunlu belge varsa atama reddedilir.
5. Belirli bir tarihte hangi araç/şoförün uygun olduğunu görmek için Uygunluk ekranı kullanılır.
6. Denetim ya da sigorta şirketiyle paylaşım gerektiğinde belge geçmişi CSV olarak dışa aktarılır.

Belgenin bağlı olduğu araç ve şoför kartlarının genelini araç ve şoför yönetimi yazımızda, belge eksikliğinin bir seferi nasıl etkilediğini sefer ve transfer operasyonu yazımızda okuyabilirsiniz. Bu modülün diğer modüllerle bağlantısını modüller rehberinde görebilir, filonuza uygun belge listesini birlikte çıkarmak için bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Süresi dolan bir belge sefer atamasını kesin olarak engeller mi?

Zorunlu olarak işaretlenmiş bir belge için evet; süresi dolduğunda o araç ya da şoför yeni bir sefere atanamaz, bu bir uyarı değil serttir.

Hiç yüklenmemiş bir belge de atamayı durdurur mu?

Varsayılan olarak hayır, yalnız uyarır; firma “eksikse engelle” ayarını açarsa eksik belge de atamayı durdurabilir.

Şoförün sağlık raporu gibi hassas bir belgesi dosya olarak mı saklanıyor?

Hayır; bu tür belgeler şifreli meta veri olarak tutulur, görsel ya da dosya alanı taşımaz — yalnız geçerlilik durumu ve tarihi saklanır.

Kendi tanımladığımız bir belge tipi ekleyebilir miyiz?

Evet; sistemin 22 hazır belge tipinin yanına firmaya özel belge tipleri de tanımlanabilir.

Bir denetimde belge geçmişini nasıl kanıtlarız?

Uygunluk ve denetim CSV dışa aktarımı, hangi belgenin hangi tarihte geçerli olduğunu ve kim tarafından yüklendiğini gösterir.