Charter turnaround günü: check-out'tan check-in'e tek liste

Bir charter’ın bittiği ve bir sonrakinin başladığı gün — turnaround günü — bir gulette genellikle birkaç saate sıkışır: misafir teknesi boşaltır, tekne temizlenir, açık bir bakım kalemi varsa giderilir, yeni misafir karşılanır. Bu dört adım tek bir listede değilse, gecikme genelde en son fark edilen adımdan gelir: temizlik bitmiş görünür ama dün akşamdan kalan bir bakım notu unutulmuştur.

Check-out: teknenin son durumunun kaydı

Misafir ayrılırken teknenin durumu (yakıt seviyesi, hasar var mı, eksik malzeme var mı) kaydedilir. Bu kayıt yalnızca bir form doldurmak değildir; bir sonraki adımın (temizlik, bakım) neye göre başlayacağını belirler. Check-out sırasında not edilen bir hasar, doğrudan o teknenin bakım kalemine dönüşür; kaydı tutan kaptan ya da mürettebat üyesi de o hareketle birlikte görülür, böylece bir hasarın ne zaman ve kim tarafından fark edildiği sonradan tartışma konusu olmaz.

Temizlik ve bakım aynı listede

Temizlik ekibi işini bitirdiğinde listeyi işaretler; ayrı olarak, o teknenin açık bir bakım veya arıza kaydı varsa (yakıt, motor, marina/çekek işlemi) bu da aynı günün listesinde görünür. Deniz bakım her tekne için ayrı tutulan yakıt, marina ve bakım maliyetini de bu kayıtla ilişkilendirir, böylece bir charter’ın gerçek maliyeti (kira geliri eksi bu kalemler) dönem sonunda görülebilir.

Belge kontrolü: tekne ve mürettebat

Yeni bir rezervasyona başlamadan önce, o teknenin ve görevli mürettebatın belgelerinin geçerli olduğu kontrol edilir. Denize elverişlilik belgesi, bağlama kütüğü ruhsatnamesi, gemiadamı cüzdanı gibi belgelerin her biri kendi geçerlilik tarihini taşır; belge takibi bu belgeleri tekne ve kişi bazında izler ve süresi geçmiş bir belge varsa o tekne yeni bir rezervasyona atanmadan önce uyarı verir.

Kışlama ve sezon sonu bakım planı aynı kayıtta

Turnaround günü haftalık, hatta bazen günlük bir döngüdür; ama her tekne ayrıca yıllık bir bakım takvimi taşır — sezon sonu kışlama, periyodik survey, büyük bakım. Bu yıllık plan da deniz bakım kaydının bir parçasıdır, turnaround gününün günlük listesinden ayrı ama aynı tekne dosyasına bağlıdır. Böylece “bu tekne bu sezon hangi bakımlardan geçti, bir sonraki survey ne zaman” sorusunun cevabı tek yerden çıkar.

Turnaround maliyeti kârlılık hesabına girer

Her turnaround gününde harcanan yakıt, temizlik malzemesi ve bakım maliyeti o charter’ın kaydına işlenir. Dönem sonunda kira gelirinden bu maliyetler düşülünce ortaya çıkan gerçek kârlılık, tekne bazında karşılaştırılabilir hale gelir — sezon ortasında hangi teknenin beklenenden pahalıya bakım gerektirdiği tek tek fatura toplamak yerine bu tablodan görülür.

Check-in: yeni misafiri hazır bir tekneyle karşılamak

Check-out, temizlik ve bakım tamamlandığında tekne check-in için hazır sayılır; yeni misafirin bilgileri (varış saati, kabin dağılımı, özel istek) rezervasyon kaydından gelir ve karşılama mesajı misafirin dilinde otomatik gönderilir. Herhangi bir kalem (temizlik, bakım, belge) hâlâ açıksa tekne check-in için hazır işaretlenmez; bu, yarım kalmış bir işin unutularak yeni misafire teslim edilmesini önler.

Marina bağlantısı zayıfken kaptan ekranı

Turnaround günü sabahı çoğu zaman kaptan ve mürettebat marinada ya da açık denizde zayıf bağlantıyla çalışır. Günün listesi (check-out notları, temizlik durumu, açık bakım kalemleri) son senkronize hâliyle ekranda açık kalır; yapılan işaretlemeler bağlantı geri geldiğinde sisteme yazılır, bir tapılan iş bağlantı koptu diye kaybolmaz.

Örnek

Cumartesi sabahı 09:00’da bir gulet check-out yapıyor, aynı günün 15:00’inde yeni misafir check-in yapacak. Check-out sırasında kaptan, jeneratörde küçük bir arıza notu düşüyor. Bu not otomatik olarak bakım listesine düşüyor, teknisyen 11:00’de arızayı gideriyor ve listeyi kapatıyor; temizlik ekibi 13:00’te işini bitirip listeyi işaretliyor. 14:30’da tüm kalemler kapandığı için tekne check-in için hazır durumda görünüyor, yeni misafire varış mesajı otomatik gidiyor.

Rotenta’da nasıl çalışır

1. Check-out sırasında teknenin durumu kaydedilir; belirtilen bir hasar veya eksik otomatik olarak deniz bakım kalemine dönüşür.
2. Temizlik ve bakım ekipleri kendi görevlerini aynı günün listesinde işaretler; liste marina bağlantısı zayıfken de son hâliyle açık kalır.
3. Yeni rezervasyona atama yapılmadan önce belge takibi o teknenin ve mürettebatın belgelerini kontrol eder, süresi geçmiş bir belge varsa atamayı uyarır.
4. Tüm kalemler kapandığında tekne check-in için hazır işaretlenir.
5. Yeni misafire varış ve check-in bilgisi, kaydında tanımlı dilde WhatsApp üzerinden otomatik gönderilir.

Turnaround akışınızı mevcut ekip düzeninize göre kurmak isterseniz ekibimizle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Check-out sırasında not edilen bir hasar otomatik olarak bakım kaydına mı dönüşür?

Evet, check-out formunda işaretlenen bir hasar veya eksik doğrudan o teknenin bakım listesine düşer; ayrıca bir kayıt açmaya gerek kalmaz.

Temizlik ve bakım ayrı ekipler tarafından mı yapılır, tek listede nasıl birleşir?

İki ekip de kendi işini işaretler; liste, o teknenin o günkü tüm açık kalemlerini (temizlik + bakım + belge kontrolü) bir arada gösterir, tek tek sorulması gerekmez.

Kaptan, marina bağlantısı yokken günün listesine erişebilir mi?

Evet, liste son senkronize hâliyle açık kalır; yapılan işaretlemeler bağlantı geri geldiğinde sisteme işlenir.

Bir teknenin belgesi süresi dolmuşsa ne olur?

O tekne yeni bir rezervasyona atanmadan önce sistem uyarı verir; atama, belge yenilenene kadar engellenir.

Turnaround gününün maliyeti raporlara nasıl yansır?

O günün yakıt, temizlik ve bakım kalemleri ilgili charter’a işlenir; dönem sonunda kira gelirinden bu maliyetler düşülerek her teknenin gerçek kârlılığı ayrı ayrı görülür.