Misafir iletişimi ve iki dilli charter belgeleri

Bir charter firmasında misafirlerin büyük bölümü yabancıdır ve iletişimin neredeyse tamamı telefon görüşmesi yerine WhatsApp gibi mesajlaşma uygulamaları üzerinden yürür. Rezervasyon onayından sözleşmeye, teslim tutanağından faturaya kadar her yazışma ve belge, misafirin diline göre hazırlanmalıdır — panel Türkçe kalsa bile misafirin eline geçen çıktı öyle kalamaz.

Tek bir yazışma dizisi

Bir misafirle yapılan tüm yazışma — rezervasyon onayı, check-in hatırlatması, teslim günü koordinasyonu — tek bir yazışma dizisinde tutulur; farklı bir çalışan devraldığında geçmiş yazışmayı yeniden sorması gerekmez. Bu dizi, misafirin müşteri kaydına bağlıdır, böylece bir misafirin önceki charter’ları ve tercihleri (örneğin hangi dilde yazıştığı) yeni rezervasyonda görülür.

Mesaj onayı: rezervasyon bilgisi ile pazarlama mesajı ayrı yönetilir

Bir rezervasyonun onayı, check-in hatırlatması gibi kendi işlemine bağlı mesajlar ile sezon başında gönderilecek “yeni sezon fiyatlarımız açıklandı” gibi pazarlama mesajları aynı kural altında değildir. Ticaret Bakanlığı’nın İleti Yönetim Sistemi (İYS) düzenlemesine göre, ticari elektronik ileti göndermek isteyen işletmeler önceden onay almadan ve bu onayı İYS’de kayıtlı tutmadan pazarlama amaçlı mesaj gönderemez. Bu nedenle bir misafire sezon dışı kampanya mesajı göndermeden önce onay durumu kontrol edilir; onay ve ret kayıtları izin ve rıza defterinde tutulur.

Sözleşme, teslim tutanağı ve fatura iki dilde üretilir

Charter sözleşmesi, teslim/teslim alma tutanağı ve fatura gibi çıktılar; firma antetli, Türkçe ve İngilizce olarak üretilir. Hangi dilde gönderileceği misafirin kaydındaki dil tercihinden gelir, her seferinde elle seçim yapmak gerekmez. Bu çıktılar pdf-ciktilar üzerinden üretilir; sezonun tamamında kullanılacak misafir karşılama paketi, sözleşme ve teslim tutanağı şablonları önceden hazırlanır, her rezervasyonda yalnızca misafir ve tekne bilgisiyle doldurulur.

Mürettebata giden listede yalnızca operasyon bilgisi görünür

Kaptan ve mürettebatın o günkü misafir listesinde ihtiyaç duyduğu bilgi; isim, kabin dağılımı, varış saati ve varsa özel istektir (alerji, diyet, kutlama). Misafirin telefon numarası ve pasaport bilgisi bu operasyonel listede görünmez, yalnızca rezervasyon ve sözleşme kaydına bağlı yetkili roller bu alanlara erişir. Bu ayrım, mürettebatın elindeki bir kağıdın ya da paylaşılan bir ekran görüntüsünün kaybolması durumunda ortaya çıkacak riski azaltır.

Şablon paketi sezon başında bir kez hazırlanır

Karşılama mesajı, sözleşme, teslim/teslim alma tutanağı ve fatura gibi misafire giden çıktılar için Türkçe/İngilizce şablon çifti sezon başında bir kez hazırlanır. Sezon içinde her yeni rezervasyonda bu şablonlar yeniden yazılmaz; yalnızca misafir ve tekne bilgisiyle doldurulur. Şablonda bir değişiklik gerektiğinde (örneğin yeni bir iptal politikası maddesi eklenmesi) güncelleme tek yerde yapılır ve o andan sonra üretilen tüm belgelere yansır.

Misafir kaydında yalnızca gerekli veri tutulur

Bir misafirin pasaport numarası, telefonu ve iletişim tercihleri charter için gerekli olduğu ölçüde tutulur. KVKK’nın işlenen verinin amaçla sınırlı ve ölçülü olması ilkesi, hangi alanın toplanacağına karar verirken referans noktasıdır — bir alan yalnızca “ileride işe yarar” diye değil, o an yürüyen bir işlem (rezervasyon, sözleşme, fatura) için gerektiği için tutulur.

Sezon dışında esneklik

Charter işletmeleri genellikle yılın belirli aylarında faaliyet gösterir. Rotenta planları aylık faturalandığı için sezon dışında ihtiyacınız değiştiğinde planınızı değiştirebilir ya da durdurabilirsiniz; yıl boyu sabit bir taahhüde bağlı kalmazsınız.

Örnek

Bir Alman misafir, İngilizce yazışarak bir hafta önceden rezervasyon yapıyor. Onay mesajı, sözleşme ve teslim tutanağı otomatik olarak İngilizce üretiliyor; kaptan check-in sırasında tutanağı misafirle birlikte İngilizce olarak imzalıyor. Sezon sonunda aynı misafire gönderilecek “gelecek sezon erken rezervasyon indirimi” mesajı öncesinde sistem, bu misafirin pazarlama mesajı onayının olup olmadığını kontrol ediyor; onay yoksa mesaj gönderilmiyor.

Rotenta’da nasıl çalışır

1. Misafirle yapılan tüm yazışma WhatsApp üzerinden tek bir dizide tutulur, dizi misafirin müşteri kaydına bağlıdır.
2. Rezervasyona bağlı onay ve hatırlatma mesajları misafirin kayıtlı diline göre otomatik gönderilir.
3. Pazarlama amaçlı bir mesaj gönderilmeden önce izin ve rıza defteri o misafirin onay durumunu kontrol eder.
4. Sözleşme ve teslim tutanağı, pdf-ciktilar üzerinde önceden hazırlanmış Türkçe/İngilizce şablonlardan, misafir ve tekne bilgisiyle otomatik doldurulur.
5. Turnaround günü tamamlandığında check-in mesajı ve belgeleri misafirin diline göre otomatik iletilir.

Misafir iletişiminizi, mesaj onay kayıtlarınızı ve belge şablonlarınızı birlikte kurmak isterseniz ekibimizle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Panelin dili Türkçe kalırken misafire giden belgeler İngilizce olabilir mi?

Evet, panel içindeki dil ile misafire giden çıktının dili birbirinden bağımsızdır; çıktı, misafirin kaydındaki dil tercihine göre üretilir.

Rezervasyon onayı ile pazarlama mesajı aynı onaya mı tabidir?

Hayır; rezervasyona bağlı bilgilendirme mesajları işlemin gereği olarak gider, pazarlama amaçlı mesajlar ise ayrı bir onay kaydı gerektirir ve bu onay izin ve rıza defterinde tutulur.

Sözleşme şablonunu her sezon yeniden mi hazırlamam gerekir?

Hayır, şablon bir kez hazırlanır ve sezon boyunca her rezervasyonda yalnızca misafir ve tekne bilgisiyle otomatik doldurulur; şablonda değişiklik gerektiğinde güncelleme tüm yeni belgelere yansır.

Sezon dışı aylarda yazılım için ödeme yapmaya devam etmem gerekir mi?

Planlar aylık faturalandığı için sezon dışında ihtiyacınıza göre planı değiştirebilir ya da durdurabilirsiniz; ayrıntılar için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.

Mürettebatın elindeki misafir listesinde telefon numarası neden görünmüyor?

Operasyonel liste yalnızca işin yürümesi için gerekli bilgiyi taşır; telefon ve pasaport gibi alanlar yalnızca rezervasyon ve sözleşme kaydına yetkili rollerde görünür, bu da kaybolan bir kağıdın veya ekran görüntüsünün taşıdığı riski azaltır.