Charter komisyonu: acente ve kanal payını takip etmek

Charter gelirinin önemli ve büyüyen bir bölümü doğrudan misafirden değil, broker ve satış kanallarından gelir; bu paylar bugün pek çok işletmede sezon sonunda tek tek Excel’e dökülüp mutabakat yapılıyor. Rezervasyon sayısı arttıkça bu yöntem hata ve gecikmiş ödeme anlaşmazlığına dönüşür, çünkü kim hangi orana tabi diye ayrıca sorgulamak gerekir — charter komisyonu takibinin amacı, bu hesabı her rezervasyonda otomatik ve tartışmasız hale getirmektir.

Net ve brüt ayrımı: kim ne görür

Bir rezervasyonda iki tutar vardır: misafirin ödediği brüt tutar ve kanala kalan komisyon düşüldükten sonraki net tutar. Bu iki tutar ayrı alanlarda tutulmalı ve görünürlük role bağlı olmalıdır — bir acente veya broker rolü yalnızca kendisine kalan net tutarı görür, misafirin gerçekte ne ödediği kanal rollerinden gizlenir. Bu ayrım olmadan, örneğin bir broker misafirin ödediği tutarı öğrenip doğrudan iletişime geçip komisyonu atlatmaya çalışabilir; bu, sektörde sık karşılaşılan bir gerilim noktasıdır. Aynı ayrım ofis içinde de işe yarar: satış ekibi brüt fiyatı görürken, yalnızca muhasebe rolü hem brüt hem net tutarı bir arada görüp mutabakatı yapabilir.

Kanal bazlı komisyon oranı

Her broker veya satış kanalı kendi komisyon oranıyla tanımlanır; bir rezervasyon o kanaldan girildiğinde oran otomatik uygulanır. Oranlar dönem içinde güncellenebilir, ancak geçmişte kesinleşmiş bir rezervasyonun hakedişi güncel orana göre yeniden hesaplanmaz — rezervasyon anında geçerli olan oran o kayıtta sabit kalır. Bu, “geçmişe dönük değişmez” ilkesinin komisyon tarafındaki karşılığıdır. Yeni bir broker veya kanal eklemek de teknik bir kurulum gerektirmez; kanal kendi oranıyla tanımlanır ve tanımlandığı andan itibaren gelen rezervasyonlara uygulanır, ayrı bir yazılım güncellemesi ya da bekleme süresi gerekmez.

Hakediş cari hesaba otomatik işlenir

Bir rezervasyon kesinleştiğinde, kanalın hakedişi ayrı bir cari hareket olarak o kanalın (broker/acente) hesabına işlenir. Böylece sezon ortasında “bu brokera ne kadar borcumuz var” sorusunun cevabı, ayrı bir tabloya bakmadan cari ekstreden çıkar. Ödeme yapıldığında bu hareket kapanır, açık kalan hakedişler ayrı bir listede görülür.

Dönemsel mutabakat çıktısı

Sezon sonunda ya da her ay, her kanal için ayrı bir hakediş dökümü (dönem içindeki rezervasyonlar, oranlar, toplam tutar) çıkarılabilir. Bu döküm, brokerla yapılacak mutabakat görüşmesinde referans belge olarak kullanılır ve para kolonları yalnızca yetkili rollere görünür.

İptal olan bir rezervasyonda komisyon ne olur?

Bir rezervasyon tanımlı iptal politikasına göre iptal edildiğinde, kanalın hakedişi de aynı kurala bağlı kalır: kapora tamamen iade edilen bir iptalde hakediş sıfırlanır, kaporanın bir kısmı kesilen bir iptalde ise komisyon yalnızca kesilen tutar üzerinden hesaplanmaya devam eder. Bu davranış her firma için ayrı tanımlanabilir, ancak tanımlandıktan sonra tüm iptallerde aynı şekilde uygulanır — böylece bir brokerle “bu iptalde komisyon ne olacak” tartışması, önceden belirlenmiş bir kurala bakılarak kapanır.

Doğrudan satışlar da aynı tabloda görülür

Kanal üzerinden gelen rezervasyonlar kadar doğrudan misafirden gelen rezervasyonlar da aynı sistemde kaydedilir; doğrudan satışta komisyon oranı sıfırdır ama kayıt aynı akıştan geçer. Bu sayede dönem sonu raporunda “kanal satışı” ile “doğrudan satış” oranı, hangi kanalın gerçek maliyetinin ne olduğu tek tabloda karşılaştırılabilir; bazı işletmelerde doğrudan satış oranını artırmak açık bir hedef olduğu için bu karşılaştırma sezon planlamasının girdisidir.

Örnek

Bir firma, haftalık charter’larının %60’ını üç farklı brokerdan alıyor; her broker farklı bir komisyon oranıyla (%15, %18, %20) çalışıyor. Ay içinde 12 rezervasyon geldiğinde, her biri kendi brokerinin oranıyla otomatik hesaplanıp ilgili cari hesaba işleniyor. Ay sonunda çıkarılan dökümde her broker için toplam hakediş ve ödenmemiş bakiye tek satırda görülüyor; daha önce bu hesap, üç ayrı Excel dosyasının elle birleştirilmesiyle çıkarılıyordu ve hangi rezervasyonun hangi orana tabi olduğunu hatırlamak satış ekibinin belleğine kalıyordu.

Rotenta’da nasıl çalışır

1. Her broker veya satış kanalı, kanal ve komisyon hakedişi tanımında kendi komisyon oranıyla kaydedilir.
2. Bir rezervasyon o kanaldan girildiğinde, rezervasyon anındaki oran hakedişe sabitlenir.
3. Rezervasyon kesinleştiğinde net/brüt ayrımı hesaplanır, kanalın hakedişi cari hesaba ayrı bir hareket olarak işlenir.
4. Ödeme yapıldığında hareket kapatılır; açık hakedişler ayrı bir listede görülür.
5. Dönem sonunda raporlar üzerinden kanal bazlı hakediş dökümü, yetkili rollerin görebileceği şekilde dışa aktarılır.

Kanallarınızın komisyon yapısını ve mevcut broker sözleşmelerinizi sezona girmeden birlikte kurmak isterseniz, ayrıntıları görüşmek için ekibimizle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Aynı broker farklı dönemlerde farklı komisyon oranı istiyorsa bu yönetilebilir mi?

Evet, oran güncellendiğinde yalnızca güncelleme tarihinden sonraki yeni rezervasyonlar yeni orana tabi olur; geçmiş kayıtlar etkilenmez.

Broker, misafirin ödediği gerçek tutarı görebilir mi?

Hayır, broker ve acente rolleri yalnızca kendilerine kalan net tutarı görür; brüt tutar kanal rollerinden gizli tutulur.

Komisyon hakedişi otomatik olarak cari hesaba mı işleniyor, yoksa elle mi onaylanıyor?

Rezervasyon kesinleştiği anda hakediş otomatik hesaplanıp cari harekete dönüşür; ayrıca elle bir onay adımına gerek yoktur.

Sezon sonunda brokerle mutabakat için ayrı bir tablo hazırlamam gerekir mi?

Hayır, dönem bazlı hakediş dökümü doğrudan sistemden alınır ve mutabakat görüşmesinde referans belge olarak kullanılabilir.

Komisyon takibi tek başına mı kurulur, yoksa yazılımın bir parçası mı?

Tekne kiralama yazılımı seçerken bakılacak kriterlerden biri tam olarak budur: komisyon hesabının rezervasyon ve cari hesapla aynı sistemde, ayrı bir araca ihtiyaç duymadan çalışması.