Tekne kiralama yazılımında nelere dikkat edilir?

Charter sezonuna yeni bir yazılımla girmeden önce sorulacak doğru soru “hangi yazılım daha ucuz” değil, “bu yazılım rezervasyon, komisyon, bakım ve misafir iletişimimi tek yerde çözüyor mu” sorusudur. Bir tekne kiralama yazılımı seçerken bakılacak kriterler, sektörün günlük operasyonundaki gerçek darboğazlardan çıkar; genel bir rezervasyon aracının charter’a özgü kalemleri (komisyon, bakım, iki dilli belge) sonradan yama gibi eklemesi sık karşılaşılan hayal kırıklığıdır.

Rezervasyon takvimi gerçekten çifte satışı engelliyor mu?

Bir takvim aracının charter için yeterli olup olmadığını anlamanın en hızlı yolu şunu sormaktır: aynı tekne, aynı hafta için iki ayrı kullanıcı aynı anda onay vermeye çalışırsa ne olur? Yalnızca ekranda uyarı gösteren bir sistem yeterli değildir; engelleme veritabanı seviyesinde olmalı, ikinci onay teknik olarak reddedilmelidir. Ayrıca her teknenin kapasitesi geminin belgesindeki yolcu sayısına sabitlenmeli, bu sayıyı aşan bir rezervasyon sisteme hiç girilememelidir. Bu konuyu rezervasyon takvimi yazısında ayrıntılı ele alıyoruz.

Komisyon oranı ve net/brüt ayrımı otomatik mi?

Charter gelirinin önemli bir kısmı broker ve online kanallardan geldiği için yazılımın her rezervasyonda kanalın komisyon oranını hatırlaması, misafirin ödediği brüt tutar ile kanala kalan net tutarı ayrı satırlarda tutması gerekir. Aksi halde ay sonunda komisyon hesaplaması yeniden Excel’e döner. Kanal bazlı fiyat gizliliği de önemlidir: bir acente veya broker, misafirin gerçekte ödediği tutarı görmemelidir. Bu ayrımı nasıl kurduğumuzu komisyon takibi yazısında anlatıyoruz.

Bakım ve belge takibi rezervasyonla aynı kayda mı bağlı?

Bir teknenin yakıt, marina ve çekek maliyeti; kışlama planı; denize elverişlilik belgesi gibi belgelerinin geçerlilik tarihi ayrı bir defterde mi tutuluyor, yoksa rezervasyon kaydıyla aynı sistemde mi? İkinci durum, süresi geçmiş bir belgeye sahip teknenin yeni bir rezervasyona atanmasını daha en baştan engeller.

Misafir iletişimi ve iki dilli çıktı üretebiliyor mu?

Misafirlerin büyük bölümü yabancı olduğundan yazılımın WhatsApp üzerinden tek bir yazışma dizisi tutması, sözleşme ve teslim tutanağı gibi belgeleri misafirin diline göre üretebilmesi gerekir. Bu konuyu misafir iletişimi yazısında işliyoruz.

Verinizi istediğiniz an dışarı alabiliyor musunuz?

Charter operasyonunda sahip olduğunuz her liste — rezervasyon dökümü, komisyon icmali, bakım maliyeti — destek talebi açmadan ve tam içerikle dışa aktarılabilmelidir; “verinizi rehin alan” bir sistem, sezon sonunda muhasebecinize veya armatöre rapor hazırlarken elinizi kolunuzu bağlar. Raporlar modülü her charter’ın gerçek kârlılığını — kira geliri eksi komisyon, yakıt ve bakım — tek tabloda gösterir; yetkili roller bu tabloyu dönemsel olarak dışa aktarabilir, para kolonları ise yalnızca izin verilen rollere görünür.

Kurulum sırasında ekibinizin öğrenme eğrisi ne kadar dik?

Sezon içinde yazılım değiştirmek riskli bir karardır; bu yüzden mevcut ekibin (rezervasyon sorumlusu, kaptan, muhasebeci) yeni sisteme ne kadar sürede alışacağı seçim kriterlerinden biridir. Rolüne göre yalnızca ihtiyaç duyduğu ekranı gören bir yetki yapısı — kaptan yalnızca kendi teknesinin görev listesini, muhasebeci yalnızca cari hesabı görür — hem öğrenme süresini kısaltır hem de yanlışlıkla başka bir teknenin verisinin değiştirilmesini engeller.

Örnek

Sekiz kabinli bir gulet işleten bir firma, haftalık charter’larının yaklaşık %60’ını üç farklı brokerdan, kalanını doğrudan misafirden alıyor. Yazılım seçerken sorulması gereken soru şu: bir broker rezervasyonu girildiğinde komisyon oranı otomatik hesaplanıp cari hesaba mı yazılıyor, yoksa ay sonunda elle mi aktarılıyor? Cevap “elle” ise, sezon sonunda hangi brokerin ne kadar borçlu olduğunu bulmak günler sürer.

Rotenta’da nasıl çalışır

1. Rezervasyon modülünde her tekne bir kaynak satırı olarak tanımlanır, kapasite geminin belgesindeki yolcu sayısına sabitlenir; kapasiteyi aşan bir kayıt sisteme girilemez.
2. Rezervasyon önce opsiyon, kapora alındığında kesin duruma geçer; iki farklı kullanıcının aynı haftayı aynı anda onaylaması durumunda yalnızca biri kesinleşir.
3. Kanal (WhatsApp, broker, doğrudan satış) seçildiğinde komisyon oranı hakediş hesabına girer, net tutar muhasebe cari hesabına otomatik işlenir.
4. Teslim gününe yaklaşırken o tekne için açık bakım veya temizlik kalemi varsa mürettebatın görev listesinde görünür, liste marina bağlantısı zayıfken de açılır kalır.
5. Sözleşme ve teslim tutanağı, misafirin kaydında tanımlı dile göre Türkçe veya İngilizce üretilir.

Sezon başlamadan önce, sektörünüze özgü bir kurulumu birlikte planlamak isterseniz ekibimizle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Tekne kiralama yazılımı mevcut Excel tablomun yerini tamamen alır mı?

Rezervasyon takvimi, cari hesap, bakım kaydı ve misafir iletişimi tek sistemde toplandığında Excel’e yalnızca özel raporlar için ihtiyaç kalır; günlük operasyon (takvim, komisyon, bakım) sistem üzerinden yürür.

Birden fazla broker ile çalışıyorum, her birinin komisyon oranı farklı; bu yönetilebilir mi?

Evet, her kanal veya broker kendi komisyon oranıyla tanımlanır; oran rezervasyona otomatik uygulanır ve dönem içinde değişen oranlar geçmiş kayıtları etkilemez.

Mevcut rezervasyon ve müşteri kayıtlarımı yeni sisteme nasıl taşırım?

Veri aktarımı sihirbazı, mevcut Excel tablonuzdaki müşteri ve rezervasyon satırlarını sütun eşlemesiyle içeri alır; hatalı satırlar aktarılmadan önce ayrı bir raporda gösterilir.

Mürettebat, marina veya açık denizde internet olmadan görev listesine erişebilir mi?

Kaptan ve mürettebatın günün işlerini görmesi gereken ekran, bağlantı zayıfken de son senkronize hâliyle açık kalır; yapılan işaretlemeler bağlantı geri geldiğinde sisteme işlenir.

Kaptan, muhasebeci ve ofis ekibi aynı sistemde birbirinin verisini görür mü?

Hayır; roller ve yetkiler her kullanıcıya rolüne uygun ekranı açar ve kimin neyi görüntülediği veya değiştirdiği denetim izinde kayıt altına alınır.