Tekne rezervasyon takvimi: çifte rezervasyonu önleme

Bir charter takviminde en pahalı ve en yaygın hata, aynı teknenin aynı hafta için iki farklı misafiye satılmasıdır; sonucu iki misafiri birden kaybetmek ve itibar kaybıdır. Rezervasyon takviminin işi yalnızca hangi teknenin hangi tarihte boş olduğunu göstermek değil, bu boşluğu iki kişi aynı anda görse bile yalnızca birine garanti etmektir — sezon ortasında bir satış temsilcisinin telefonda “evet o hafta boş” dediği tekneyi ofisteki bir başkasının aynı anda başka bir misafire onaylaması, kağıt takvim ya da paylaşılan bir tablodan hızla büyüyen bir sorundur.

Opsiyon, kapora, kesin rezervasyon

Bir charter rezervasyonu genellikle üç durumdan geçer: önce opsiyon (tekne tutuldu ama ödeme yok), sonra kapora alındığında kesinleşme, en sonda tam ödeme. Firma “kapora alınmadan kesin rezervasyon olmaz” kuralını koyduğunda, sistem kaporanın karşılığı olan cari hareket oluşana kadar rezervasyona yalnızca bir takip numarası verir, kesin onay durumuna geçirmez. Bu, satış ekibinin sözlü olarak “tuttum” dediği ama parası yatmamış bir haftanın yanlışlıkla ikinci bir misafire satılmasını önler.

Çifte rezervasyon veritabanı seviyesinde engellenir

Aynı tekne için aynı haftaya iki ayrı kullanıcı aynı anda kesin onay vermeye çalışırsa, doğru davranış birine onay verip diğerini teknik olarak reddetmektir — ekranda “dikkat, bu tarih az önce doldu” uyarısı göstermek yeterli değildir, çünkü uyarı okunmadan geçilebilir. Engelleme, rezervasyonun bağlı olduğu kaynak satırında (tekne) ve zaman aralığında tutulur; kapasite de geminin belgesindeki yolcu sayısına sabittir, bu sayıyı aşan bir grup rezervasyonu sisteme hiç girilemez ve bu kural rezervasyon hangi kanaldan girilirse girilsin aynı şekilde uygulanır.

Kanal ve kaynak bilgisi her rezervasyonda tutulur

Bir rezervasyonun nereden geldiği — doğrudan misafir, telefon, WhatsApp, broker veya bir online kanal — ayrı bir alan olarak kaydedilir ve dönem sonunda filtrelenebilir bir listeye dönüşür. Bu bilgi yalnızca istatistik değildir: komisyon hesaplaması doğrudan bu kanal bilgisine bakar, kanal değişirse hakediş oranı da otomatik değişir. Takvim ekranında görünen fiyat da role göre değişir: bir broker veya acente rolü yalnızca kendisine kalan net tutarı görür, misafirin gerçekte ödediği brüt tutar kanal rollerinden gizli kalır.

Bekleme listesi dolu bir haftayı boşa çıkarmaz

Yoğun sezonda talep edilen bir hafta dolu olduğunda, gelen talep kaybolmamalı. Misafir bekleme listesine eklenir, sırası korunur ve ayrı bir not defteri veya e-posta klasörü tutmaya gerek kalmaz; mevcut rezervasyonlardan biri iptal olduğunda listedeki ilk talep otomatik olarak öne çıkar ve satış ekibine bildirim gider. Bu, kağıt üzerinde veya ayrı bir not defterinde tutulan bekleme listelerinin sık yaşadığı “kimin sırası olduğunu unuttuk” sorununu, sezonun en yoğun haftalarında bile ortadan kaldırır.

İptal ve kapora iadesi politikası tek yerde tanımlanır

Charter sezonunda iptal, çoğunlukla hava koşulları veya misafirin programının değişmesiyle gelir. Firma; kalkıştan kaç gün önce yapılan iptalde kaporanın ne kadarının iade edileceğini önceden tanımlar, sistem bu oranı iptal anında otomatik uygular. Böylece “bu iptalde kaporadan ne kadar kesilecek” sorusu satış ekibinin o anki takdirine kalmaz, geçmiş iptallerle tutarlı bir sonuç çıkar.

Örnek

12 Haziran başlangıçlı haftalık bir charter, bir ay önce %50 kapora ile opsiyondan kesin duruma geçti. Kalkıştan üç gün önce fırtına uyarısı nedeniyle misafir iptal talep etti. Firmanın politikası, kalkışa 7 günden az kala yapılan iptallerde kaporanın iade edilmeyeceğini tanımlıyor; sistem bu kuralı rezervasyonun kesinleşme tarihine göre otomatik uygulayıp iade edilmeyecek tutarı cari hesaba işliyor, satış ekibinin elle hesap yapmasına ve geçmiş benzer iptallere bakarak tutarı tartışmasına gerek kalmıyor.

Rotenta’da nasıl çalışır

1. Rezervasyon modülünde her tekne bir kaynak satırıdır; kapasite geminin belgesindeki yolcu sayısına sabittir ve rezervasyon önce opsiyon durumunda açılır.
2. Kapora tutarı cari hesaba işlendiğinde rezervasyon kesin duruma geçer; aynı hafta için ikinci bir kesinleştirme denemesi reddedilir.
3. Rezervasyona kanal bilgisi (WhatsApp, broker, doğrudan) girilir; bu bilgi hem raporlamada hem komisyon hesaplamasında kullanılır.
4. Onay mesajı, misafirin tercih ettiği dilde WhatsApp üzerinden otomatik gönderilir.
5. İptal talebi geldiğinde tanımlı iptal politikası tarihe göre uygulanır, iade edilmeyecek tutar otomatik hesaplanıp cari harekete dönüşür.
6. Dolu bir haftaya gelen talep bekleme listesine eklenir; bir rezervasyon iptal olduğunda listedeki ilk talep otomatik öne çıkar ve satış ekibine bildirim gider.

Mevcut satış sürecinizi ve bekleme listesi alışkanlıklarınızı bozmadan bu akışı takviminize nasıl uygulayacağımızı görüşmek isterseniz ekibimizle iletişime geçin.

Sık sorulan sorular

Aynı tekneyi iki farklı kullanıcı aynı anda onaylarsa ne olur?

Yalnızca ilk onay geçerli olur, ikinci deneme reddedilir; bu davranış ekrandaki bir uyarıya değil, kaydın veritabanı seviyesindeki kilidine dayanır.

Kapora alınmadan kesin rezervasyon oluşturulabilir mi?

Hayır, firma bu kuralı zorunlu tuttuğunda kapora karşılığı cari harekete işlenmeden rezervasyon opsiyon durumundan çıkmaz.

Kanal bilgisi (WhatsApp, broker, doğrudan) sonradan rapor olarak alınabilir mi?

Evet, dönem içindeki tüm rezervasyonlar kanala göre filtrelenip listelenebilir; para kolonları yalnızca yetkili rollere görünür.

Rezervasyon takvimi kaptanın telefonunda da görünür mü?

Kaptan kendi teknesinin o haftaki teslim ve iptal durumunu, turnaround günü listesinin bir parçası olarak görür; bu görünüm marina bağlantısı zayıfken de son senkronize hâliyle açık kalır.

Takvimi kurmadan önce hangi kriterlere bakmalıyım?

Tekne kiralama yazılımı seçerken dikkat edilecek kriterlerin başında, çifte rezervasyonun ekranda uyarı değil, veritabanı seviyesinde engel olarak çalışması gelir.