Havalimanı transferinde rezervasyondan tamamlanan sefere

Bir havalimanı transferi, misafirin uçuş bilgisini verdiği rezervasyon anından başlar; şoför ve araç atamasıyla devam eder; seferin fiilen başlaması ve tamamlanmasıyla kapanır. Bu yazı bu üç aşamanın arka planda hangi kayıtlara ve hangi durumlara karşılık geldiğini, ve bir aşamada bir şey ters gittiğinde ne olduğunu anlatıyor.

Rezervasyondan taslak sefere

Rezervasyon geldiğinde — telefonla, acente üzerinden ya da doğrudan — kayıt uçuş kodu, uçuş saati, yolcu sayısı ve varsa karşılama notuyla açılır. Bu aşamada henüz şoför ya da araç atanmamıştır; sefer “taslak” durumundadır ve bilinçli olarak şoförlere görünmez, çünkü henüz kesinleşmemiş bir işin şoförün gününe girmesi istenmez. Operasyon ekibi taslak seferi günün planına yerleştirir, gerekirse fiyat kalemlerini (transfer ücreti, ek yolcu, bekleme süreci gibi) bu aşamada girer. Rezervasyon işi getiren bir acente üzerinden geldiyse, sefer o acenteye bağlanır ve yolcular ayrı kartlar olarak tutulur; rezervasyon doğrudan misafirden geldiyse aynı kişi hem müşteri hem yolcu olarak eşlenebilir. Bu ayrım işletmenin çalışma biçimine göre değişir ve baştan bir kere ayarlanır.

Şoför ve araca atama, “yolda” durumuna geçiş

Taslak sefer bir şoför ve araca atandığında “planlandı” durumuna geçer. Buradan “yolda” durumuna geçiş, ya atanmış şoförün kendisi ya da tam yetkili bir panel kullanıcısı tarafından yapılabilir; bu geçiş anında sistem gerekli alanların (şoför, araç, varsa D2 için il/ilçe kodları ve yolcu kimlik bilgisi) tam olup olmadığını kontrol eder. Aynı anda, şoförün ya da aracın aynı saat aralığında başka bir sefere de atanmış olup olmadığına bakılır; çakışma varsa uyarı verilir, atama otomatik olarak engellenmez, çünkü bazen bilinçli bir devir söz konusu olabilir. Yolcu sayısı aracın koltuk kapasitesini aşarsa bu da aynı anda uyarı olarak görünür.

Yolda: gerçek zamanlı takip ve tamamlanma

Sefer “yolda” durumuna geçtiğinde fiili başlama zamanı damgalanır. Şoför işi bitirdiğinde sefer “tamamlandı” durumuna alınır ve fiili bitiş zamanı kaydedilir; bu geçişi de yalnızca atanmış şoför ya da tam yetkili kullanıcı yapabilir. Müşteriye ya da acenteye otomatik bir bildirim gönderilecekse bu, şoförün kendi aksiyonundan (işi başlat / tamamla) tetiklenir; panelden elle yapılan bir durum değişikliğinde bildirim gönderilip gönderilmeyeceğine kullanıcı kendisi karar verir — böylece aynı sefer için iki kez bildirim gitmez. Bu ayrım özellikle yoğun sabah vardiyalarında işe yarar: şoför kendi ekranından işi başlat/tamamla dedikçe müşteri otomatik haberdar olur, operasyon merkezinin her sefer için ayrıca birini araması gerekmez.

İptal ve gelmedi durumları

Bir transfer son anda iptal olursa sefer “iptal” durumuna alınır ve iptal sebebinin girilmesi zorunludur; bu, ay sonunda hangi seferlerin neden düşürüldüğünü geriye dönük görebilmeniz içindir. Misafir havalimanına gelmediyse ya da transfer noktasında buluşma sağlanamadıysa sefer “gelmedi” olarak işaretlenir, ama bu geçiş yalnızca “planlandı” durumundaki bir seferden yapılabilir — sefer zaten “yolda” ya da “tamamlandı” ise gelmedi işaretlenemez, çünkü bu iki durum birbirini dışlar.

Dönüş bacağı ayrı bir sefer

Gidiş-dönüş bir transferde dönüş, gidişle aynı sefer kaydı değil, ona bağlı ayrı bir sefer kaydıdır. Bu ayrım önemlidir çünkü dönüş bacağının kendi şoförü, kendi aracı, hatta kendi tamamlanma zamanı olabilir — misafir dönüş uçuşunun saatini değiştirdiğinde yalnızca dönüş seferi güncellenir, gidiş kaydı etkilenmez. İki kayıt birbirine bağlı kaldığı için raporlarda ve cari hesapta ikisi birlikte görünür.

Örnek: gecikmeli bir varış ve devir

Sabah 06.00’da planlanan bir havalimanı transferinde atanan şoför trafik kazası nedeniyle 20 dakika gecikeceğini bildirir. Operasyon sorumlusu seferi “planlandı” durumundayken başka bir şoföre devreder; sistem yeni şoförün o saatte başka bir seferi olmadığını kontrol eder ve devri onaylar. Yeni şoför misafiri karşılayıp seferi başlattığında sefer “yolda” durumuna geçer, uçuş saatiyle karşılaştırıldığında gecikme olmadığı görülür. Sefer tamamlandığında kayıt, misafiri getiren acentenin cari hesabına işlenir. Aynı sabah, dönüş bileti üç gün sonrasına planlanmış olan aynı misafir için ikinci bir sefer kaydı zaten açık bekler; dönüş uçuşunun saati değişirse yalnızca bu ikinci kayıt güncellenir, tamamlanmış olan gidiş kaydına dokunulmaz.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Rezervasyon rezervasyon modülünde uçuş bilgisi ve yolcu sayısıyla açılır; sefer bu aşamada “taslak” olarak oluşur.
2. Sefer bir şoför ve araca atanınca “planlandı” durumuna geçer; filo modülünden okunan koltuk kapasitesi ve zaman çakışması kontrolü bu anda çalışır.
3. Atanan şoför ya da tam yetkili kullanıcı seferi “yolda” durumuna aldığında sefer modülü gerekli alanların tam olduğunu doğrular ve fiili başlama zamanını damgalar.
4. Sefer tamamlandığında fiili bitiş zamanı kaydedilir ve durum “tamamlandı” olur; şoför aksiyonundan tetiklenen bildirim varsa otomatik gider.
5. Bir sorun çıkarsa sefer “iptal” (sebep zorunlu) ya da, yalnızca “planlandı” durumundaysa, “gelmedi” olarak işaretlenir.

Sık sorulan sorular

Rezervasyon ile sefer aynı kayıt mı?

Hayır; rezervasyon talebi tutar, sefer o talebin şoför/araç atanmış, izlenebilir hâlidir. Transfer yazılımı bu ikisini aynı zincirde tutar.

Şoför değişikliği (devir) nasıl işler?

Sefer henüz “yolda” durumuna geçmediyse şoför ve araç ataması değiştirilebilir; sistem yeni atamanın da zaman çakışması olup olmadığını kontrol eder, araç ve şoför ataması yazısında bu kontrolü ayrıntılı anlatıyoruz.

Uçuş saati değişirse ne olur?

Sefer kaydı güncellenir; U-ETDS bildirimi yapılacaksa bunun hâlâ bildirim penceresi içinde kalıp kalmadığını U-ETDS bildirimi yazısında anlatıyoruz.

Tamamlanan bir seferi sonradan düzenleyebilir miyim?

Sefer faturaya bağlanmadıysa düzenlenebilir; faturalandıktan sonra düzenleme ayrı bir yetkiye bağlıdır, böylece kesilmiş bir faturanın dayanağı geriye dönük değişmez.

Kurulum için kiminle görüşebiliriz?

Mevcut rezervasyon akışınızın Rotenta’ya nasıl taşınacağını konuşmak için iletişim sayfasından ekibimize ulaşabilirsiniz.