Transfer yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Bir transfer yazılımını değerli kılan tek bir ekran değil, rezervasyondan tahsilata kadar giden zincirin kopmadan aynı veriyi paylaşmasıdır. Bu yazıda transfer yazılımının karar vericisinin yazılım kıyaslarken kontrol etmesi gereken beş başlığı ve her birinde neyin eksik kalırsa günlük işi nasıl aksattığını anlatıyoruz.

Rezervasyon ve kapasite tek yerde mi tutuluyor?

Transfer talebi telefonla, acente üzerinden ya da doğrudan siteden gelebilir; hangi kanaldan geldiğine bakılmaksızın aynı rezervasyon kaydına düşmesi gerekir. İyi bir transfer programı, uçuş kodu ve saatini rezervasyonun bir parçası olarak tutar ve o günün kapasitesini — kaç araç, kaç şoför boşta — tek ekranda gösterir. Ayrı bir not defteri veya paylaşılan bir tabloyla yönetilen rezervasyon, aynı saate iki aracın söz verilmesi gibi hatalara açıktır. Rezervasyon kaydının dönüş bacağını da tutup tutmadığına bakın: gidiş-dönüş transferlerde dönüş genellikle ayrı bir sefer olarak planlanır ve iki kaydın birbirine bağlı kalması, uçuş rötarında iki tarafın da güncellenmesini sağlar.

Sefer, şoför ve araç ataması birbirine bağlı mı?

Rezervasyon onaylandıktan sonra iş sefer kaydına döner: hangi şoför, hangi araç, hangi güzergâh. Burada aranması gereken şey, aynı şoförün ya da aracın aynı saat aralığına ikinci kez atanmaya çalışılması durumunda sistemin bunu fark edip uyarmasıdır — engellemesi şart değildir, çünkü bazen bilinçli bir çakışma (araç değişimi, son dakika devri) olabilir, ama uyarısız geçmemelidir. Uçuş saati değiştiğinde sefer kaydının ve atanan şoförün bundan haberdar olması da aynı başlığın parçasıdır. Araç kapasitesinin sefer ekranında otomatik görünmesi de önemlidir: yolcu sayısı aracın koltuk sayısını aşarsa sistem bunu atama anında söylemeli, aksi hâlde kapasite aşımı havalimanı kapısında fark edilir.

Belge geçerliliği atamayı otomatik durduruyor mu?

Transfer sektöründe araç muayenesi, zorunlu trafik sigortası, şoförün SRC belgesi ve psikoteknik raporu gibi belgelerin süresi sık dolar. Sorulması gereken kritik soru şudur: belgesi süresi dolmuş bir şoför ya da araç sefere atanmaya çalışıldığında yazılım bunu engelliyor mu, yoksa yalnızca bir yerde “uyarı” mı gösteriyor? Sert bir atama kapısı olmayan sistemlerde bu kontrol operasyon sorumlusunun hafızasına kalır; yoğun bir sabah trafiğinde bu unutulur. Bazı belgeler (adli sicil, psikoteknik, sağlık raporu gibi) özel nitelikli kişisel veri sayılır; iyi bir sistem bu belgelerin içeriğini değil yalnızca geçerlilik bilgisini gösterir, belgenin kendisini görmek isteyen kişi ayrı bir yetkiye ihtiyaç duyar.

Acente carisi ve tahsilat aynı panelde mi?

Transfer işinin büyük kısmı acenteler ve kurumsal müşteriler üzerinden gelir; her biri farklı para biriminde fatura isteyebilir, aylık icmal talep edebilir. Cari hesabın bakiye, vade ve yaşlandırma bilgisini sefer kayıtlarından ayrı bir muhasebe programında tutmak, ay sonunda hangi seferin hangi faturaya girdiğini yeniden eşleştirme işine dönüşür. Sefer ile cari hesabın aynı sistemde, aynı kayda bağlı olması bu eşleştirmeyi ortadan kaldırır. Sözleşmeli bir kurumsal müşteriniz varsa aylık icmalin otomatik üretilip üretilmediğine de bakın; her ay elle sefer listesi çıkarıp Excel’de toplamak, müşteri sayısı arttıkça sürdürülebilir olmaktan çıkar.

Bildirim ve mevzuat yükü kim üstleniyor?

D2 yetki belgeli transfer şirketleri için U-ETDS bildirimi bir yazılım özelliğinden çok, günlük bir yükümlülüktür. Sefer verisini zaten tutan bir sistemde bildirim için ikinci kez veri girmemek büyük fark yaratır — bu başlığı U-ETDS bildirimi adım adım yazısında ayrıntılı ele alıyoruz.

Örnek: sabah 05.00 vardiyasında üç transfer

Bir transfer şirketi sabah 05.00-07.00 arasına üç havalimanı transferi almış: ikisi aynı acenteden, biri doğrudan misafirden. Operasyon sorumlusu rezervasyon ekranından üç kaydı görür, ikisine aynı şoförü art arda atamak ister; sistem şoförün iki seferi arasında sadece 20 dakika olduğunu ve havalimanından şehir merkezine dönüş süresinin buna yetmediğini uyarı olarak gösterir. Sorumlu ikinci sefere başka bir şoför atar. Gün sonunda üç sefer de tamamlanır, ikisi acente cari hesabına, biri doğrudan müşteri faturasına düşer.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Rezervasyon kaydı rezervasyon modülünde uçuş kodu, saat ve yolcu sayısıyla açılır.
2. Sefer ekranında rezervasyon şoför ve araca atanır; filo modülünden okunan koltuk kapasitesi yolcu sayısını aşarsa uyarı verir.
3. Atama anında belge takibi modülü şoförün ve aracın geçerli belgesini kontrol eder; süresi dolmuş belge atamayı durdurur.
4. Şoför ya da araç aynı saat aralığında başka bir sefere atanmaya çalışılırsa sistem çakışma uyarısı gösterir.
5. Sefer tamamlandığında kayıt muhasebe modülündeki acente cari hesabına işlenir; ay sonunda tek icmalle faturaya bağlanır.

Sık sorulan sorular

Transfer yazılımı ile rezervasyon programı aynı şey mi?

Hayır; rezervasyon programı yalnızca talebi kaydeder. Transfer yazılımı rezervasyonu sefere, seferi şoför/araç atamasına, atamayı da faturaya kadar bağlayan uçtan uca sistemdir.

Küçük bir filo için de anlamlı mı?

Evet; iki üç araçlık bir filoda da çakışma uyarısı ve belge kontrolü elle takip edilen bir Excel’den daha güvenlidir, çünkü hata payı kişiye değil sisteme bağlıdır.

Mevcut Excel kayıtlarımızı aktarabilir miyiz?

Müşteri ve sefer geçmişiniz veri aktarımı modülüyle içe alınabilir; şoför ve araç atamasının çakışma/belge kontrolünü nasıl işlediğini araç ve şoför ataması yazısında da görebilirsiniz.

U-ETDS bildirimi bu modülün parçası mı?

U-ETDS bildirimi ayrı bir modüldür ama sefer kaydındaki veriyi kullanır; adım adım nasıl işlediğini U-ETDS bildirimi yazısında anlatıyoruz.

Fiyatlandırma modül bazlı mı?

Evet, hangi modüllerin açık olacağına siz karar verirsiniz; ayrıntı için fiyatlandırma sayfasına bakabilir, sorularınız için iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.