Transfer şirketleri için U-ETDS bildirimi nasıl yapılır?

Tarifesiz yolcu taşımacılığı yapan ve D2 yetki belgesine sahip transfer şirketleri, her seferi Ulaştırma Elektronik Takip ve Denetim Sistemi’ne (U-ETDS) bildirmekle yükümlüdür. Bu yazı bildirimin kim için zorunlu olduğunu, hangi bilgiyi hangi süre içinde istediğini ve bu verinin sefer kaydından nasıl otomatik beslendiğini adım adım anlatıyor.

U-ETDS bildirimi kimin için zorunludur

U-ETDS, Karayolu Taşıma Kanunu ve Karayolu Taşıma Yönetmeliği kapsamındaki taşımacılık faaliyetlerinin elektronik olarak izlenmesini sağlayan resmî bir sistemdir; ulaştırma otoritesinin kendi sayfasına göre tarifesiz yolcu taşımacılığında A1, A2, B2 ve D2 yetki belgesi sahipleri bildirim yapmakla yükümlüdür (kaynak: U-ETDS — Yolcu). Transfer şirketlerinin büyük çoğunluğu D2 belgesiyle çalıştığı için bu yazı D2 senaryosuna odaklanıyor; bir transfer yazılımı seçerken bu bildirim yükünün nasıl karşılandığına da bakmanızı öneririz. Sistem, tarifeli (otobüs hattı gibi düzenli sefer yapan) ve tarifesiz taşımacılığı ayrı süreçler olarak ele alır; transfer işi doğası gereği tarifesiz taşımacılık kapsamına girer, çünkü her sefer kendi güzergâhı ve yolcusuyla tekil bir kayıttır.

Hangi veri, hangi süre içinde bildirilir

Aynı resmî sayfaya göre bildirim, seyahat başlamadan en geç 1 saat öncesine kadar U-ETDS sistemine işlenmelidir; yolcunun seyahat etmediği ya da yolculuğu tamamlayamadığı durumlar ise olay gerçekleştikten sonra en geç 30 dakika içinde bildirilmelidir. Bildirimde taşıt plakası, görevli personel (şoför) bilgisi, yolcunun kimlik numarası ya da (yabancı uyruklu ise) pasaport bilgisi, güzergâh, kalkış-varış noktaları, kalkış tarihi ve saati ile yolcu sayısı yer alır; bu alanların hepsi zaten günlük sefer planlamasının parçası olduğu için ek bir form doldurmanız gerekmez.

Sefer kaydından bildirime: veri nereden geliyor

Bir transfer şirketinde bu alanların büyük kısmı zaten sefer kaydında vardır: şoför ve araç ataması, kalkış-varış bilgisi, yolcu listesi. U-ETDS modülünün işi bu veriyi ikinci kez elle girdirmek değil, sefer kaydı hazır olduğu anda resmî sisteme aktarmaktır. Böylece operasyon ekibi seferi transfer yazılımının normal akışında planlar, bildirim arka planda kendi süresi içinde gider.

Eksik veri seferi nasıl durdurur

Sefer bir sonraki aşamaya, yani “yolda” durumuna geçerken sistem D2 profili için gereken alanları kontrol eder: şoförün kimlik numarası tam (11 haneli), aracın plakası geçerli biçimde girilmiş, kalkış ve varış için il/ilçe kodu dolu, ve her yolcuda kimlik numarası veya pasaport + uyruk bilgisi bulunmalıdır. Bu alanlardan biri eksikse sefer “yolda” durumuna geçemez; sistem hangi alanın eksik olduğunu açıkça söyler, böylece bildirim eksik veriyle gönderilmeye çalışılmaz.

Gönderim başarısız olursa ne görürsünüz

Resmî sistem geçici olarak yanıt vermeyebilir ya da bir alanı reddedebilir. İyi bir U-ETDS entegrasyonu bu durumu sessizce yutmaz: gönderim denemesi, sonucu ve varsa hata metni sefer kaydının üzerinde görünür kalır, böylece operasyon ekibi hangi seferin bildiriminin hâlâ beklediğini panelden görebilir ve gerekirse tekrar dener. Bildirimin ne zaman, hangi sonuçla yapıldığı bir kayıt olarak saklanır; bu, ileride bir denetimde “bu sefer bildirildi mi” sorusuna anında yanıt vermenizi sağlar.

Örnek: uçuş rötarı olan bir sabah transferi

Bir transfer şirketi, sabah 08.00 uçağıyla gelecek dört kişilik bir aile için 07.15’e transfer planlamış. Uçuş 40 dakika rötarlı düştüğü için sefer saati güncellenir; sistem bildirimin hâlâ 1 saatlik pencere içinde kaldığını gösterir, ekip yeni saate göre şoförü bilgilendirir. Yolculardan biri son anda uçağa yetişemeyip geri döndüğünde bu değişiklik ayrıca işaretlenir, çünkü tamamlanamayan yolculuk için ayrı bir bildirim süresi işler. Aynı gün ikinci bir örnek: yabancı uyruklu iki yolcunun pasaport numarası sisteme önceden kayıtlı olduğu için operasyon ekibi sadece hangi sefere bindiklerini seçer, kimlik bilgisini yeniden yazmaz — yolcu kartı önceki transferden kalıcı olarak saklandığı için bu tekrar eden bir iş olmaktan çıkar.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Sefer, sefer modülünde şoför, araç, güzergâh ve yolcu bilgisiyle oluşturulur; D2 profili açıksa kalkış/varış il-ilçe kodu alanları da görünür.
2. Sefer “yolda” durumuna alınmadan önce sistem D2 için gerekli alanları (şoför kimlik no, plaka biçimi, il-ilçe kodu, yolcu kimlik/pasaport) kontrol eder; eksik varsa geçişi durdurur ve hangi alanın eksik olduğunu söyler.
3. Gerekli alanlar tamamsa uetds modülü sefer verisini resmî sistemin istediği alanlara eşleyip bildirim penceresi içinde gönderir.
4. Yolcu son anda seyahat edemezse bu durum sefer kaydında işaretlenir; uetds modülü bunu ayrı bir bildirim olarak işler.
5. Şoförün ve aracın belgeleri filo modülünde güncel tutulur; süresi geçmiş bir belge zaten sefer atamasını daha önceki adımda durdurmuş olur.

Sık sorulan sorular

U-ETDS bildirimini kim yapmakla yükümlü?

Tarifesiz yolcu taşımacılığında A1, A2, B2 ve D2 yetki belgesi sahibi firmalar bildirimle yükümlüdür; transfer şirketlerinin çoğu D2 belgesiyle çalışır (kaynak: U-ETDS — Yolcu).

Bildirimi her sefer için ayrı ayrı mı yapmam gerekiyor?

Evet, her sefer kendi bildirimini üretir; ama sefer kaydı zaten tutulduğu için ek bir veri girişi gerekmez, sistem mevcut kayıttan bildirimi hazırlar.

Yolcu bilgisi eksikse ne olur?

Sefer, yolcu kimlik veya pasaport bilgisi eksikken “yolda” durumuna geçemez; bu, araç ve şoför ataması yazısında anlattığımız atama kapısıyla aynı mekanizmadır.

Bildirimi geriye dönük düzeltebilir miyim?

Sefer kaydı tamamlandıktan sonra değişirse (örneğin yolcu sayısı sonradan düzeltilirse) bu değişikliğin bildirime nasıl yansıdığı, kaydın üzerinde ayrı bir iz olarak görünür; böylece hangi bilginin ne zaman değiştiği belirsiz kalmaz.

Sorularımız için kime ulaşabiliriz?

Kurulum ve mevcut sefer verinizin U-ETDS’e nasıl bağlanacağı konusunda iletişim sayfasından ekibimize ulaşabilirsiniz.