Transfer acentesi cari hesabı ve icmal nasıl tutulur?

Bir transfer şirketinin gelirinin büyük kısmı doğrudan misafirden değil, acenteler ve kurumsal müşteriler üzerinden gelir; bu da tek tek seferlerin değil, bir dönemin toplamının faturalandığı anlamına gelir. Bu yazı acente cari hesabının nasıl işlediğini, aylık icmalin nereden geldiğini ve farklı para biriminde çalışan acentelerin nasıl takip edildiğini anlatıyor.

Acente carisi neden ayrı bir konudur

Bir acente ayda onlarca, bazen yüzlerce transfer gönderebilir; her sefer tek tek faturalanırsa hem acente hem sizin muhasebeniz için karşılaştırılamaz bir yük oluşur. Bunun yerine tamamlanan her sefer, acentenin cari hesabına bir hareket olarak işlenir; bakiye, vade ve geciken tutar bu hesap üzerinden tek yerden izlenir. Cari hesap sefer kaydından ayrı bir sistemde tutulursa, hangi seferin hangi tahsilata karşılık geldiğini ay sonunda yeniden eşleştirmeniz gerekir; işletme büyüdükçe bu eşleştirme işi, sefer sayısıyla birlikte katlanarak büyür.

İcmal: birçok seferin tek faturaya bağlanması

Sözleşmeli bir kurumsal müşteriniz ya da düzenli çalıştığınız bir acenteniz varsa, dönem içinde tamamlanan seferler bir icmalde toplanır: tarih, güzergâh, yolcu ve tutar bilgisiyle tek bir liste. Bu icmal PDF ya da Excel olarak üretilir ve faturaya ek olarak gönderilir; acentenin kendi muhasebesi de seferleri tek tek değil, bu icmal üzerinden mutabakata alır. Sözleşme ve hakediş yönetimi, sözleşmeli işlerde bu icmalin dönem sonunda otomatik üretilmesini sağlar; bir transfer yazılımı seçerken bu otomasyonun olup olmadığına bakmanızı öneririz, çünkü elle hazırlanan bir icmal büyüyen bir acente portföyünde sürdürülebilir olmaktan çıkar.

Farklı para biriminde çalışan acenteler

Yabancı acenteler genellikle EUR ya da USD üzerinden çalışmak ister. Cari hesap açılırken hesabın para birimi seçilir; o hesaba düşen her hareket kendi para biriminde tutulur ama aynı zamanda o günün kuruyla TL karşılığı da damgalanır. Bakiye TL karşılığı üzerinden toplanır, böylece farklı para biriminde çalışan onlarca acenteniz olsa da toplam alacağınızı tek bir TL rakamıyla görebilirsiniz — geçmiş bir hareketin kur damgası sonradan değişmez, o günün kuru neyse kayıtta o kalır. Bu, kur dalgalı seyrettiği dönemlerde özellikle önemlidir: geçen ayki bir hareketin TL karşılığı bugünün kuruyla yeniden hesaplanmaz, çünkü bu durumda geçmiş dönem raporlarınız her kur değişiminde sessizce değişirdi.

Mutabakat ve vade takibi

Her cari hareket bir ekstrede sırayla görünür; bir tahsilat iptal edilirse satır silinmez, ters kayıt yazılır ve ekstrede üstü çizili görünür — bu, “bakiye neden değişti” sorusunu her zaman geriye dönük yanıtlanabilir tutar. Vadesi gelmiş ve gelmemiş bakiye ayrı ayrı, 0-30/30-60/60-90/90 gün üstü gecikme dilimleriyle görülür; hangi acentenin ödemesinin geciktiğini tek ekrandan takip edebilirsiniz. Kısmi bir ödeme geldiğinde, iade edildiğinde ya da iptal edildiğinde bakiye her adımda hareketlerin toplamından yeniden hesaplanır — ayrı bir “ekstre toplamı” mantığı yoktur, ekrandaki son bakiye ile ekstredeki kapanış rakamı her zaman aynı sayıdır.

Kurumsal müşterinin kendi görünümü

Sürekli çalıştığınız bir kurumsal müşterinin insan kaynakları ya da satın alma ekibi, kendi seferlerinin ve icmalinin durumunu görmek isteyebilir. Müşteri portalı bu görünümü müşteriye kendi girişiyle açar; müşteri sizi aramadan “bu ayki seferlerimiz nerede, fatura kesildi mi” sorusunu kendi başına yanıtlayabilir.

Örnek: aylık 40 transferlik bir kurumsal sözleşme

Bir yazılım şirketi, çalışanlarının havalimanı transferleri için transfer şirketinizle sözleşmeli çalışıyor; ayda ortalama 40 sefer tamamlanıyor. Ay sonunda sistem bu 40 seferi tek bir icmalde toplar: tarih, güzergâh, yolcu adı ve tutar sütunlarıyla. İcmal PDF olarak üretilip faturaya eklenir; müşterinin İK’sı aynı dönemi kendi portal girişinden de görebildiği için icmal üzerinde bir itirazı olursa fatura kesilmeden önce fark edilir. Ödeme 30 gün vadeyle geldiğinde cari hesaptaki bakiye kapanır. Aynı şirket bir ay sonra beş seferlik bir kısmını iptal ettirip iade istediğinde, bu iade cari hesapta ayrı bir ters kayıt olarak görünür; orijinal icmal satırları silinmez, yalnızca üstü çizili olarak işaretlenir — böylece bir denetimde “bu ay gerçekte kaç sefer yapıldı, kaçı iade edildi” sorusu tek ekrandan yanıtlanır.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Acente ya da kurumsal müşteri için muhasebe modülünde bir cari hesap açılır; hesabın para birimi (TRY, USD, EUR gibi) bu aşamada seçilir.
2. Tamamlanan her sefer otomatik olarak ilgili cari hesaba bir hareket olarak işlenir; yabancı para birimindeki hareketler o günün kuruyla TL karşılığına damgalanır.
3. Sözleşmeli işlerde sözleşmeler modülü dönem sonunda tamamlanan seferleri tek bir icmalde toplar.
4. Cari hesabın ekstresi, bakiyesi ve yaşlandırma dökümü muhasebe modülünden tek ekranda izlenir; bir tahsilat iptal edilirse ters kayıtla düzeltilir, satır silinmez.
5. Kurumsal müşteri kendi seferlerini ve icmalini müşteri portalı üzerinden, kendi girişiyle görüntüler.

Sık sorulan sorular

İcmal ile fatura aynı şey mi?

Hayır; icmal seferlerin dökümüdür, fatura bu dökümün mali karşılığıdır. İcmal faturaya ek olarak gönderilir, faturanın kendisi ayrı bir belgedir.

Birden fazla para biriminde çalışan acentelerimiz var, karışıklık olur mu?

Hayır; her cari hesabın kendi para birimi vardır ve o para biriminde tutulur, toplam bakiyeniz ise TL karşılığı üzerinden tek rakamda görünür.

Sefer verisiyle cari hesap nasıl bağlanıyor?

Bir seferin nasıl tamamlanıp faturaya bağlandığını havalimanı transferi yazımızda anlatıyoruz; cari hareket bu tamamlanma anında otomatik oluşur.

Hangi modülleri açmam gerekiyor?

Cari hesap ve icmal için muhasebe modülü yeterlidir; müşteri portalı ve sözleşme yönetimi ihtiyaca göre eklenir. Transfer yazılımı sayfasında hangi modüllerin bir arada çalıştığını görebilirsiniz.

Kurulum ve fiyatlandırma için nereden bilgi alabiliriz?

Modül bazlı fiyatlandırma için fiyatlandırma sayfasına bakabilir, sorularınız için iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.