Transfer için araç ve şoför ataması nasıl yapılır?

Bir transfer seferine yanlış şoförü ya da belgesi geçersiz bir aracı atamak, genellikle atama anında değil, misafir havalimanında beklerken fark edilir. Bu yazı bir transfer yazılımında sefere araç ve şoför atarken hangi kontrollerin otomatik çalıştığını, belge geçerliliğinin atamayı nasıl durdurduğunu ve hangi bilginin görünür, hangisinin gizli kaldığını anlatıyor.

Atama anında iki kontrol birden çalışır

Bir şoför ya da araç sefere atandığında sistem iki şeye bakar: aynı şoförün ya da aracın aynı saat aralığında başka açık bir seferi (planlandı ya da yolda durumunda, taslak hariç) var mı, ve yolcu sayısı aracın koltuk kapasitesini aşıyor mu. İkisi de “uyarır, engellemez” mantığıyla çalışır — sistem sizi durdurmaz ama görmezden gelmenizi de zorlaştırmaz, çünkü bazı çakışmalar bilinçli bir tercihtir (örneğin bir aracın iki kısa seferi art arda yapması). Kapasite uyarısı filo tarafındaki araç kaydından, yani aracın koltuk sayısından okunur; sefer tarafında ayrıca bir kapasite alanı girmenize gerek kalmaz.

Belge geçerliliği: atama kapısı neyi durdurur

Çakışma ve kapasite uyarısından farklı olarak belge takibinin sağladığı geçerlilik kontrolü bir uyarı değil, sert bir kapıdır. Aracın muayenesi, zorunlu trafik sigortası ya da şoförün SRC belgesi gibi belgelerden biri süresi dolmuşsa, sefer “yolda” durumuna geçemez — belge geçerlilik tarihi kontrol edilir ve süresi geçmişse geçiş engellenir, yalnızca bir uyarı gösterilmez. Bu fark bilinçlidir: zaman çakışması operasyonel bir tercih meselesiyken, geçersiz bir belgeyle yola çıkmak trafik denetiminde doğrudan bir sorundur ve firma dilerse yumuşatamaz.

Hassas belgeler: içerik değil, geçerlilik

Şoförün adli sicil kaydı, psikoteknik raporu ya da sağlık raporu gibi bazı belgeler KVKK’nın özel nitelikli kişisel veri saydığı kategoriye girer. Atama ekranında bu belgelerin görüneni yalnızca geçerlilik durumudur — “geçerli” ya da “süresi dolmuş” — belgenin kendi içeriği (rapor sonucu, sicil detayı) atama yapan kişiye gösterilmez. Belgenin içeriğini görmek isteyen biri ayrı, daha dar bir yetkiye ihtiyaç duyar; bu ayrım, atama işini yapan herkesin hassas veriye erişmesini gerektirmeden atama kapısının çalışmasını sağlar.

D2 için ekstra kurallar

D2 yetki belgeli, yani U-ETDS’e bildirim yapan transfer şirketlerinde atama kapısı iki alanı daha ister: şoförün kimlik numarasının tam (11 haneli) girilmiş olması ve aracın plaka bilgisinin geçerli biçimde kayıtlı olması. Bu alanlar eksikse sefer “yolda” durumuna geçemez, çünkü bu veriler olmadan U-ETDS bildirimi de gönderilemez — atama kapısı burada iki farklı zorunluluğu (trafik güvenliği ve mevzuat bildirimi) aynı anda karşılar.

“Bu araçta bu saatte kim vardı” sorusu

Bir trafik cezası geldiğinde ya da bir müşteri şikâyeti “dün sabah beni getiren şoför” diye başladığında, sorunun yanıtı sefer kaydında hazır durur: hangi tarihte, hangi saatte, hangi araçta hangi şoförün atanmış olduğu tek sorguyla bulunur. Bu bilginin dağınık not defterlerinde ya da şoförlerin hafızasında değil, sefer kaydında tutulması, böyle bir soruya dakikalar içinde yanıt vermenizi sağlar. Kiralık ya da taşeron araç kullanan işletmeler için bu ayrıca önemlidir: taşeron bir araç sisteme geçici olarak eklendiğinde de aynı belge ve kapasite kontrolünden geçer, kendi filonuzdaki bir araçtan farklı muamele görmez.

Örnek: iki araçlık bir filoda çifte atama denemesi

İki araçlık bir transfer şirketinde operasyon sorumlusu sabah 07.00’deki bir seferi 34 ABC 123 plakalı araca atamak ister; aynı aracın 06.45-07.30 arasında zaten başka bir sefere atanmış olduğunu sistem uyarı olarak gösterir. Sorumlu ikinci aracı atar, ama bu aracın muayenesinin üç gün önce dolduğunu fark eder — sistem bu aracı zaten “yolda” durumuna geçirmeye izin vermeyecektir. Sorumlu üçüncü, kiralık bir aracı geçici olarak sisteme ekleyip atamayı ona yapar; muayenesi ve sigortası geçerli olduğu için atama sorunsuz tamamlanır ve misafir zamanında karşılanır.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Sefer ekranında şoför ve araç seçilirken filo modülünden okunan koltuk kapasitesi ve zaman çakışması kontrolü aynı anda çalışır; ikisi de uyarı olarak gösterilir.
2. Atama anında belge takibi modülü şoförün ve aracın geçerli belgelerini kontrol eder; sonuç yalnızca “geçerli” ya da “süresi dolmuş” olarak görünür, belge içeriği gösterilmez.
3. Süresi dolmuş bir belge varsa sefer “yolda” durumuna geçemez; sistem hangi belgenin sorunlu olduğunu söyler.
4. D2 profili açıksa sefer modülü ayrıca şoförün kimlik numarasını ve aracın plaka biçimini kontrol eder.
5. Tamamlanan her atama sefer kaydında kalıcı olarak durur; “bu araçta bu saatte kim vardı” sorusu ileride tek sorguyla yanıtlanır.

Sık sorulan sorular

Çakışma uyarısı atamayı engeller mi?

Hayır; zaman çakışması ve kapasite aşımı yalnızca uyarı olarak gösterilir, siz bilinçli olarak devam edebilirsiniz. Belge geçerliliği ise farklıdır ve atamayı gerçekten durdurur.

Belgesi süresi dolan bir şoförü hiç mi atayamıyoruz?

Sefer “planlandı” durumundayken atama yapılabilir, ama sefer “yolda” durumuna geçemez; bu, havalimanı transferi yazımızda anlattığımız durum geçişleriyle aynı mekanizmadır.

Adli sicil ya da sağlık raporunun içeriğini kim görebilir?

Bu, atama yapan kişiden ayrı, daha dar bir yetkiye bağlıdır; atama ekranı yalnızca geçerlilik bilgisini gösterir.

Bu kontroller U-ETDS bildirimiyle bağlantılı mı?

Evet, D2 profilinde atama kapısının istediği şoför kimlik no ve plaka bilgisi aynı zamanda U-ETDS bildirimi için gereken alanlardır.

Küçük bir filo için de gerekli mi?

Evet; iki üç araçlık bir filoda da belge takibi elle hatırlanan bir tarihten daha güvenlidir. Modül seçimleri hakkında iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.