Sefer ve transfer operasyonu modülü nasıl çalışır?

Sefer modülü, kişi taşıyan işletmenin günlük operasyonunun çekirdeğidir: her sefer tek bir kayıttır ve yolcusu, şoförü, aracı ve fiyat kalemleri o kayda bağlıdır. Transfer, tayfa (gemi acenteliği) ve düzenli servis gibi farklı sektörler aynı sefer omurgasını farklı alan setleriyle kullanır — modül tek, profil çok.

Sefer kaydı ne taşır

Her sefer otomatik verilen bir sefer numarası (SFR-2026-00042 biçiminde) taşır ve iki bağımsız eksende ilerler: operasyonel durum (taslak → planlandı → yolda → tamamlandı, ya da iptal/gelmedi) ve ticari durum (faturalanmamış → proforma → faturalı). İkisinin ayrı olması bilinçlidir — bir sefer operasyonel olarak bitmiş olsa da muhasebe henüz faturalamamış olabilir, ticari durum düzenleme kilidini o zaman belirler.

Profil ayarına göre sefere ek alanlar eklenir: transfer profili uçuş kodu/saati ve karşılama notu; tayfa profili gemi adı, IMO numarası, liman ve geliş/ayrılış tarihi; servis profili güzergâh ve haftalık plan bağı getirir. Hiçbir profil açık olmasa bile çekirdek sefer düz bir şekilde kesilebilir.

Yolcu, şoför, araç

Bir seferin yolcuları ayrı, kalıcı kartlardır — aynı yolcu birden fazla sefere farklı zamanlarda binebilir ve kart kimliği/pasaport numarasıyla şifreli tutulur. Şoför ve araç ataması filo modülünün sağladığı kimlik üzerinden çözülür; araç kapasitesi aşılırsa sistem uyarır ama engellemez, aynı şekilde bir şoförün ya da aracın çakışan bir zaman aralığına ikinci kez atanması da uyarıyla geçer — karar operasyon ekibine bırakılır.

Sefer “yolda” durumuna geçerken bir başlatma kapısı çalışır: şoför ve araç atanmış olmalıdır; servis/UETDS profilinde kalkış-varış il/ilçe kodu ve her yolcuda kimlik ya da pasaport bilgisi de aranır. Eksik olan alan makine tarafından tek tek listelenir, sefer eksik veriyle yola çıkmaz.

Fiyat kalemleri ve fatura bağlantısı

Fiyat, sabit bir tarifeden değil serbest kalem satırlarından oluşur: her sefer kendi kalemlerini taşır (hizmet adı, miktar, birim fiyat, KDV oranı). Sık kullanılan kalemler Kalemler ekranında hazır liste olarak tutulur, tekrar tekrar yazılmaz. Bölgeye ya da mesafeye göre fiyatlandırma yapan firmalar Tarifeler ekranından tanımlı bir fiyat listesi kullanabilir. Sefer tamamlanıp ticari durumu uygun olduğunda kayıt otomatik olarak muhasebe modülünün “faturalanabilir” listesine düşer; fiyatı görme izni ile dışa aktarma izni bilerek aynı izne bağlıdır, ekranda gizlenen tutar rapordan da sızmaz.

Düzenli servis ve günlük görünüm

Haftalık bir programa bağlı çalışan firmalar (okul servisi, personel taşıması gibi) Planlar ekranında bir güzergâh ve haftalık gün seçimi tanımlar; sistem tanımlı plandan seferleri kendiliğinden üretir, tatil takvimindeki günler atlanır. Operasyon ekibi ise günü Sefer panosundan takip eder — bugünün tüm seferleri şoför satırlarıyla birlikte tek ekranda görünür.

Örnek

Bir transfer firması düşünün: havalimanından otele bir misafir transferi planlanıyor. Sefer kaydı uçuş kodu ve saatiyle birlikte açılır, bir şoför ve bir araç atanır. Uçak 40 dakika rötar yapınca sefer henüz “planlandı” durumundadır ve saat güncellenir; şoför uygulamadan (ya da panelden) seferi başlattığında durum “yolda”ya geçer ve karşılama notu şoföre görünür olur. Sefer tamamlandığında tek kalem olarak “Havalimanı transferi” fiyatı eklenmiş olur ve kayıt muhasebenin fatura bekleyen listesine düşer.

Rotenta’da nasıl işler

1. Seferler ekranında “Yeni sefer” ile açılan formda profil (transfer/tayfa/servis), kalkış-varış bilgisi ve planlanan saat girilir.
2. Şoför ve araç, filo modülünün araç/şoför kartlarından seçilerek atanır; kapasite veya zaman çakışması varsa uyarı gösterilir, kayıt yine de yapılabilir.
3. Yolcular sekmesinden sefere bir ya da birden fazla yolcu kartı bağlanır; kart yoksa yeni bir yolcu kartı buradan açılır.
4. Sefer başlatılırken başlatma kapısı eksik alanları kontrol eder; eksik varsa cümle cümle listelenir ve sefer başlamaz.
5. Kalemler sekmesinden fiyat satırları eklenir; sık kullanılan kalemler hazır listeden seçilir.
6. Düzenli çalışan firmalarda Planlar ekranından haftalık program tanımlanır, seferler kendiliğinden üretilir.
7. Gün içindeki tüm seferler Sefer panosundan tek ekranda izlenir; sefer tamamlanınca ticari durumu muhasebeye devreder.

Şoför ve araç tarafını araç ve şoför yönetimi yazımızda, belge süre takibini araç ve şoför belge takibi yazımızda, faturalanma tarafını ön muhasebe modülü yazımızda okuyabilirsiniz. Yolcu listesinin PDF çıktısı için PDF çıktılar yazımıza bakabilirsiniz. Sefer modülünün diğer modüllerle bağlantısının tamamını modüller rehberinde görebilir, sektörünüze uygun kurulum için bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Aynı şoförü aynı saate iki kez atarsam sistem engeller mi?

Hayır, çakışma uyarır ama engellemez; operasyon ekibi bilinçli bir kararla (örneğin kısa bir sefer bitince ikincisine yetişileceğini bilerek) yine de devam edebilir.

Müşteri, seferi ısmarlayan mı yoksa taşınan kişinin kendisi mi olabilir?

İkisi de olabilir; bu bir modül ayarıdır — bazı firmalarda müşteri işi veren acente, bazılarında taşınan kişinin kendisidir, sistem her iki modeli de destekler.

Sefer tamamlandıktan sonra düzenleme yapabilir miyiz?

Faturalanmamış bir sefer düzenlenebilir; faturalandıktan sonra düzenleme kilitlenir ve ayrı bir izinle (tamamlananı düzenleme) açılabilir.

Haftalık program değişirse geçmiş seferler etkilenir mi?

Hayır; plan yalnız gelecekteki seferleri üretir, geçmişte zaten oluşmuş sefer kayıtları plandan bağımsız kendi hâlinde kalır.

Yolcu bilgileri şifreli mi tutuluyor?

Evet; kimlik numarası, pasaport numarası ve telefon gibi alanlar şifreli saklanır ve yalnız yetkili kullanıcı tarafından çözülerek görüntülenir.