Personel vardiya ve puantaj nasıl yönetilir?

Personel modülü, vardiya çizelgesini, puantajı, izinleri ve avans/prim hesabını tek bir özlük dosyasında birleştirir. Puantaj tahmini değil, gerçekleşen seferden ve vardiyadan üretilir; bir kesinti kanıtsız görünmez, izinli bir personel yanlışlıkla yeniden yazılamaz.

Kimler kullanır

Sahada çalışan bir ekibi (şoför, garson, teknisyen, rehber) yönetip ay sonunda maaş/prim hesaplayan her işletme: transfer ve taksi şirketlerinin şoför kadrosu, kafe/restoranların vardiyalı personeli, gemi/tekne işletmelerinin gemiadamı kadrosu. Ortak ihtiyaç: ay sonu puantajın tahmini olmaması, kesintinin kanıtsız görünmemesi, “bu saatte bu araçta kim vardı” sorusunun anında yanıtlanması.

Nasıl çalışır: gerçekleşen veriden puantaj, kanıtlı kesinti, dondurulmuş dönem

Puantaj, tamamlanmış sefer ve vardiya kayıtlarından üretilir; tamamlanmış bir seferin saatleri sonradan düzeltilirse puantaj satırı da buna göre değişir — elle girilen bir tahmin değildir. Her kesinti (ceza, avans, hasar) kendi kanıt satırını ve bir itiraz yolunu taşır; kanıtsız bir kesinti sisteme giremez.

Onaylı bir izin, ilgili vardiya veya sefer planına düşer ve o kişi artık o tarihe atanamaz — “izinliydin ama seni yazmışlar” durumu engellenir. Belge geçerliliği ikinci bir kopya olarak tutulmaz, belge takibi modülünden okunur; iki kişi aynı araç/kabin’e aynı saatte yazılamaz, bu kilit rezervasyon modülünün kaynak kilidinden gelir. “Bu araçta bu saatte kim vardı” sorusu tarih-saat üzerinden doğrudan bir kişiye çözülür.

Haftalık çizelge geçen haftadan kopyalanabilir, şube/kampüs bazında kapsamlıdır ve etkilenen personele değişiklik bildirimi gider. Fazla mesai, hafta tatili ve resmî tatil ayrı ayrı sayılır ve dönemsel bir belge üretir; bu belge imzalı bir kopya olarak özlük dosyasına eklenebilir. Maaş, IBAN ve avans bilgisi operasyona kapalıdır — kişi yalnızca kendi puantajını kendi kapsamında görür ve itiraz edebilir. Dönem kapanışı ayı dondurur: kapanmış bir dönem geriye dönük değişmez, yeniden açılması denetim satırı bırakır.

Örnek

Örnek: Bir transfer şirketinin 25 şoförlük ekibi, haftalık çizelgeyi geçen haftadan kopyalayarak başlar. Bir şoförün onaylı izni vardiya planına düşer; sistem o günü boş bırakır, operasyon ekibi yanlışlıkla o şoförü bir sefere atamaya çalıştığında engellenir. Ay sonunda puantaj, o ay tamamlanan tüm seferlerden otomatik üretilir; bir şoförün bir gecikme cezası, ilgili sefer kaydına bağlı kanıt satırıyla birlikte görünür ve şoför panelden itiraz edebilir. Dönem kapandığında puantaj dondurulur ve mali müşavire ayın 26’sında CSV olarak aktarılır.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Operasyon ekibi, panelin Personel rayında haftalık çizelgeyi geçen haftadan kopyalar; şube/kampüs bazında filtreler.
2. İzin talebi onaylandığında ilgili tarih vardiya planında kapanır; o personel o tarihe bir daha atanamaz.
3. Ay boyunca tamamlanan sefer ve vardiya kayıtları puantaja doğrudan işlenir; tamamlanmış bir kaydın saatleri düzeltilirse puantaj yeniden hesaplanır.
4. Bir kesinti (ceza, avans, hasar) kanıt satırıyla birlikte eklenir; personel kendi puantajından itiraz açabilir.
5. Avans bakiyesi ve avans tavanı takip edilir; dönem sonu mahsup otomatik hesaplanır.
6. Dönem kapanışında “Ay kapat” adımı puantajı dondurur; bordro girdisi CSV/Excel olarak mali müşavirin istediği takvimde dışa aktarılır.
7. Sözleşmeye bağlı bir servis hattında çalışan personelin kaydı sözleşmeler modülündeki hakediş dökümüyle de eşleşir.

Sektöre özel belge rejimleri de aynı özlük dosyasında izlenir: kafe/restoran işletmelerinde hijyen eğitim belgesi, okul servislerinde rehber personel sertifikası ve yıllık sağlık raporu, gemi işletmelerinde gemiadamı cüzdanı — her biri belge takibi modülünün firma tanımlı belge türleri arasında yer alır, ayrı bir liste tutmanız gerekmez.

Sürüş-dinlenme ve özel nitelikli belge

Şoför kadrosu çalıştıran işletmelerde sistem, kesintisiz sürüş süresi ve haftalık dinlenme günü sayacını da tutar; bu sayaçlar belge takibi modülündeki sürücü belgesi geçerliliğiyle aynı ekranda görünür. Sağlık raporu, adli sicil kaydı veya psikoteknik belge gibi özel nitelikli veri taşıyan kayıtlar şifreli saklanır ve yalnızca yetkili bir rol tarafından, erişim izi bırakılarak görüntülenebilir — bu belgeler özlük dosyasının geri kalanından ayrı bir gizlilik seviyesinde tutulur. Vardiya çizelgesi değiştiğinde etkilenen personele bildirim gider; personel kendi vardiyasını ve puantajını telefon ekranından da görebilir.

Sık sorulan sorular

Puantaj tahmini mi yoksa gerçek veriden mi üretiliyor?

Gerçekleşen seferden ve vardiyadan üretiliyor. Tamamlanmış bir kaydın saatleri sonradan düzeltilirse puantaj satırı da otomatik güncellenir; ay sonu tahmini bir sayı değildir.

Bir kesintiye itiraz edebilir miyim?

Evet. Her kesinti kendi kanıt satırını taşır ve personel kendi puantajı üzerinden itiraz açabilir; kanıtsız bir kesinti zaten sisteme giremez.

İzinli bir personeli yanlışlıkla sefere atayabilir miyim?

Hayır. Onaylı bir izin, vardiya/sefer planına işlendiği andan itibaren o kişiyi o tarihe kilitler; atama denemesi engellenir.

Maaş bilgisini kim görebilir?

Yalnızca ilgili yetkiye sahip kullanıcılar; personelin kendisi yalnızca kendi kaydını görüp itiraz edebilir. Maaş/IBAN bilgisi operasyon ekranlarına hiç yansımaz.

Kapanan bir dönemi yeniden açabilir miyim?

Evet ama istisnai bir işlemdir ve her yeniden açma kendi denetim satırını bırakır; kapanmış bir dönem geriye dönük sessizce değişmez, dönemi kimin ne zaman yeniden açtığı da kayıt altına alınır. Personel modülünün diğer bağlantılarını modüller rehberimizde görebilir, iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.