Toplu mesaj ve İYS uyumu nasıl sağlanır?

Toplu mesaj modülü, bir segmente e-posta göndermeden önce her alıcının izin durumunu kontrol eder ve onayı olmayanı gönderim listesinden düşürür — bu bir uyarı değil, bir engellemedir. Şablon, kota ve gönderim durumu tek ekranda; cezası size yazılan bir hata, “göndermeme izin veren” bir sistemle önlenir.

Kimler kullanır

Müşteri tabanına toplu duyuru, hatırlatma veya kampanya e-postası atan her işletme: rezervasyon hatırlatması gönderen otel ve restoranlar, kampanya duyurusu yapan acenteler, devamsızlık bildirimi gönderen okullar. Ortak ihtiyaç: göndermeden önce hangi alıcının onaylı olduğunu bilmek, gönderimin gerçekten gidip gitmediğini kanıtla görmek.

Nasıl çalışır: onay kapısı, İYS uyumu, işlemsel/ticari ayrımı

Gönderim anında bir izin kapısı çalışır: KVKK izin ve rıza yönetimi modülündeki e-posta kanalı onayı olmayan bir alıcıya sağlayıcı çağrısı hiç yapılmaz, override bayrağı yoktur. 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında, bir alıcıya ticari elektronik ileti göndermek için önceden onay alınması zorunludur ve bu onaylar T.C. Ticaret Bakanlığı’nın işlettiği ulusal bir merkezde — İYS’de (İleti Yönetim Sistemi) — toplanır; hizmet sağlayıcılar gönderim öncesi bu kaydı sorgulamak, alıcı da tek noktadan onay verip geri çekebilmekle yükümlüdür (bkz. Ticaret Bakanlığı İYS sayfası). Rotenta’nın gönderim kapısı, yalnızca kendi defterine değil bu ulusal kayda göre çalışır: yerel onay kaydı güncel olsa bile İYS tarafında karşılığı yoksa gönderim düşer.

Her ticari mesaj gövdesinde bir ret (opt-out) bağlantısı zorunludur; bağlantısı olmayan bir mesaj oluşturma anında reddedilir, gelen bir ret talebi ilgili kanalın onayını anında kapatır. İşlemsel ileti (örnek: bir rezervasyon onayı) bu onay kapısından muaftır — okul devamsızlık bildirimi gibi göndermek ZORUNDA olduğunuz bir mesajın ticari kampanyayla aynı kapıya takılmaması için sınıflandırma her mesajda zorunlu bir alandır.

Gönderim durumu kuyrukta/gönderildi/iletildi/hata olarak kanıtla saklanır — kuyrukta bekleyen bir mesaj asla “gönderildi” görünmez. Aynı e-posta adresini paylaşan iki müşteri kartı, gönderim önizlemesinde tek alıcı olarak sayılır; şablonlar sürümlenir ve gönderilen gövde arşivlenir — şablonu sonradan değiştirmek geçmiş bir gönderiyi değiştirmez.

Örnek

Örnek: Bir otel, 800 kişilik geçmiş misafir segmentine sezon kampanyası duyurusu hazırlar. Gönderim önizlemesi, segmentin kaç kişisinin onaylı, kaçının onaysız (dolayısıyla düşürülecek) olduğunu ve aylık gönderim kotasının ne kadarının kullanılacağını gösterir — hiçbir mesaj bu aşamada gitmez. Onaylı 620 kişiye gönderim yapılır; 3 kişi ret bağlantısına tıklar, bu ret aynı gün ilgili kanalın onayını kapatır. Gönderim raporu, hangi alıcıya iletildiğini ve hangisinin hata verdiğini kanıtla listeler.

Rotenta’da nasıl yapılır

1. Pazarlama ekibi, müşteriler modülünün Toplu mesaj alt sekmesinde etiket veya segment filtresiyle bir alıcı listesi oluşturur.
2. Sürümlü bir şablon seçilir veya yazılır; ret bağlantısı olmayan bir gövde kaydedilemez.
3. Önizleme, tekilleştirilmiş alıcı sayısını, onaysız/İYS’de teyitsiz olduğu için düşecek sayıyı ve kalan aylık kotayı gösterir — bu adım hiçbir şey göndermez.
4. Gönderim başlatılır; her alıcı için durum (kuyrukta/gönderildi/iletildi/hata) kartta gerçek zamanlı görünür.
5. Gelen bir ret, ilgili kanalın onayını izin ve rıza defterinde anında kapatır.
6. Gönderim raporu, alıcı bazlı durumla birlikte raporlar modülünden dışa aktarılır; kişisel veri sütunları yetkiye göre görünür.
7. Tekrar eden bir gönderim (örnek: T-1 hatırlatma) otomasyon modülünde bir tetikleyiciye bağlanarak elle tekrar tekrar hazırlanmaz.

Kanal bugün yalnızca e-posta olarak çalışır; telefonu olup e-postası olmayan bir müşteri sessizce listeden düşmez, “bu kanalda ulaşılamaz” olarak ayrıca raporlanır — böylece SMS kanalı ileride eklendiğinde mevcut segmentleriniz ve raporlarınız yeniden kurulmadan genişler.

Kota, dışa aktarım ve kanıt saklama

Gönderim öncesi, o ayki gönderim kotanızın ne kadarının kullanılacağı önizlemede görünür; kota firma ayarı olarak tanımlanır ve dolduğunda gönderim, sürpriz bir ek ücret yerine makine kodlu bir mesajla durur. Her şablon sürümlenir ve gönderilen gövde arşivlenir — bir şablonu daha sonra düzenlemek, geçmişte gönderilmiş bir kampanyanın kaydını değiştirmez. Gönderim raporu, kim tarafından hazırlandığı ve onaylandığı bilgisiyle birlikte roller ve denetim izi modülünün kaydına da işlenir; bu, bir denetimde “kime, ne zaman, hangi onayla gönderildi” sorusunun kanıtla yanıtlanmasını sağlar.

Sık sorulan sorular

Onaysız bir alıcıya kampanya e-postası gönderebilir miyim?

Hayır. Gönderim anında izin kapısı çalışır; onayı olmayan alıcıya sağlayıcı çağrısı hiç yapılmaz, bu bir kod seviyesinde engellemedir, uyarı değildir.

Yerel onay kaydım güncelse yeterli mi?

Hayır. Gönderim, İYS’nin ulusal kaydına göre çalışır; yerel defterinizde onaylı görünse bile İYS tarafında karşılığı yoksa veya son teyit süresi eskiyse alıcı gönderimden düşer.

Okul devamsızlık bildirimi de bu onay kapısına mı takılır?

Hayır. İşlemsel iletiler (devamsızlık bildirimi, sefer bilgilendirmesi gibi göndermek zorunda olduğunuz mesajlar) bu ticari onay kapısından muaftır; sınıflandırma her mesajda zorunlu bir alandır.

Ret talebi geldiğinde ne olur?

İlgili alıcının o kanaldaki onayı anında kapanır ve bu değişiklik izin ve rıza defterine işlenir; aynı alıcıya bir daha ticari gönderim yapılmaz.

Gönderim raporunu dışa aktarabilir miyim?

Evet, alıcı bazlı durumla birlikte; kişisel veri sütunları yetkinize göre gösterilir veya gizlenir. Modülün bağlandığı diğer ekranları modüller rehberimizde görebilir, kapsam için fiyatlandırma sayfasına bakabilir, iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.